Bevor Sie irgendetwas verschieben, lohnt es sich, genau zu benennen, was Sie eigentlich konsolidieren. Die meisten europäischen KMU kommen aus derselben Ausgangslage zu C2: Mitarbeiterdaten in einer Tabelle, Verträge auf einem gemeinsamen Laufwerk, Urlaubsanträge in E-Mails oder im Chat, Schulungsnachweise im Postfach der Person, die die letzte Schulung organisiert hat, und ein Recruiting-Prozess, der sich in einem Postfach abspielt. Es ist nicht so, dass etwas nicht funktionieren würde. Es ist nur so, dass keine zwei Quellen übereinstimmen und jede Änderung mehr als einmal gemacht werden muss.

Das ist das eigentliche Problem, das C2 löst, und es lohnt sich, es so zu benennen und nicht als Funktionsliste. Ein Datensatz pro Person, eine Stelle, an der er geändert wird, und Workflows, die aus diesem Datensatz lesen, statt jemanden zum erneuten Eintippen aufzufordern.

Was in jedem Tarif in der Plattform enthalten ist

• Personalakten und ein Self-Service-Portal — die Grundlage. Profile, Verträge, Rollen und Dokumente, wobei Mitarbeiter ihre eigenen Angaben selbst pflegen können.
• Onboarding- und Offboarding-Workflows — strukturierte Abläufe, die Aufgaben zuweisen und Dokumente einsammeln.
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, und Zeit- und Anwesenheitserfassung.
• Lernportal und Pflichtschulungen — Kurse zuweisen, Fortschritt verfolgen und Pflichtschulungen im gesamten Team verwalten.
• Vorläufige Gehaltsabrechnung — ein vorbereiteter Satz an Zahlen für die Stelle, die Ihre Gehaltsabrechnung verarbeitet. Der Abschnitt weiter unten behandelt genau diesen Punkt, weil er der am häufigsten missverstandene Eintrag auf der Liste ist.
• Dashboards und Berichte.

Alle sechs sind in jedem Tarif enthalten, einschließlich Startup.

Was mit den Tarifen SME und Enterprise dazukommt

Recruiting und Bewerbermanagement mit einem Jobportal, Performance-Management für Leistungsbeurteilungen, Ziele und Feedback, der KI-HR-Assistent und KI-Schreibhilfe für Stellenbeschreibungen und Schulungsinhalte. Enterprise ergänzt mehr KI-Kapazität, individuelle Integrationen, Multi-Zonen-Redundanz und persönliches Onboarding. Wenn Sie mit Startup starten, planen Sie Ihre ersten Wochen rund um die oben genannten Kernbereiche und behandeln Sie den Rest als spätere Entscheidung, nicht als fehlendes Teil.

Wo die Plattform endet: die Gehaltsabrechnung

Das ist wichtiger als jede Funktionsliste, denn eine unausgesprochene Annahme an dieser Stelle bringt Ihren Rollout in Woche zwei aus der Spur.

C2 erstellt eine vorläufige Gehaltsabrechnung. Es ist kein Lohnabrechnungsdienstleister. Der Unterschied ist genau Ihre Übergabe an die Gehaltsabrechnung: Die Plattform hält die Personalakten, den Urlaub und die Anwesenheiten, von denen ein Abrechnungslauf abhängt, und sie bringt Sie bis zu einem vorbereiteten Satz an Zahlen — aber der Abrechnungslauf selbst, die Meldungen und die Zahlungen bleiben bei Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister oder Ihrem Steuerberater.

Klären Sie deshalb drei Dinge vor Ihrer ersten Abrechnungsperiode, nicht erst mitten darin: wie die vorläufige Gehaltsabrechnung zu der Stelle gelangt, die sie verarbeitet, in welchem Zyklus das geschieht, und wer dafür verantwortlich ist, zu prüfen, dass sie angekommen und richtig war. Genau hier scheitern Konsolidierungsprojekte still und leise. Die Personalakten liegen am Ende an einem Ort, und dann hängt ein Prozess noch immer daran, dass sich jemand daran erinnert, etwas weiterzugeben — und damit an genau dem Problem, das Sie beseitigen wollten.

Sprechen Sie das früh mit Ihrem Ansprechpartner in der Finanzabteilung ausdrücklich an. „Vorläufige Gehaltsabrechnung“ ist ein Begriff, den Menschen entweder als mehr oder als weniger verstehen, als er bedeutet, und die beiden falschen Lesarten verursachen unterschiedliche Probleme: Das eine Team nimmt an, C2 führe die Gehaltsabrechnung jetzt durch, und informiert den Steuerberater nicht mehr; das andere nimmt an, C2 habe mit der Gehaltsabrechnung nichts zu tun, und tippt weiterhin Zahlen ein, die es hätte bekommen können.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme, bevor Sie anfangen

Schreiben Sie für jeden der Bereiche, in denen Informationen liegen — Personalakten, Onboarding, Urlaub, Anwesenheit und Schulungen —, auf, wo diese Informationen heute liegen, wer sie pflegt und wer sie derzeit sehen kann. Höchstens eine Stunde, und deutlich weniger, wenn Sie es schon wissen. Aus dieser einen Seite ergeben sich Ihr Migrationsgespräch, Ihre Zugriffsregel und Ihr Aufbewahrungsplan, deshalb lohnt es sich, sie ordentlich zu machen und nicht aus dem Gedächtnis.