Voordat u iets verplaatst, is het de moeite waard om precies te zijn over wat u consolideert. De meeste Europese mkb-bedrijven komen vanuit dezelfde situatie bij C2 terecht: gegevens van medewerkers in een spreadsheet, contracten op een gedeelde schijf, verlofaanvragen in e-mail of chat, trainingsgegevens in de inbox van degene die de laatste sessie heeft gegeven, en een wervingsproces dat zich in een mailbox afspeelt. Niet dat er echt iets mis is. Het is alleen zo dat geen twee bronnen het met elkaar eens zijn, en dat elke wijziging meer dan één keer moet worden doorgevoerd.

Dat is het eigenlijke probleem dat C2 oplost, en het is beter om het zo te benoemen dan als een lijst met functionaliteiten. Eén dossier per persoon, één plek waar het wijzigt, en workflows die uit dat dossier lezen in plaats van iemand te vragen het opnieuw in te typen.

Wat op elk plan in het platform zit

• Personeelsdossiers en een selfserviceportaal — de basis. Profielen, contracten, rollen en documenten, waarbij medewerkers hun eigen gegevens kunnen bijhouden.
• Workflows voor onboarding en offboarding — gestructureerde flows die taken toewijzen en documenten verzamelen.
• Verlof- en afwezigheidsbeheer, en tijd en aanwezigheid.
• Leerportaal en verplichte trainingen — wijs cursussen toe, volg de voortgang en beheer verplichte trainingen binnen uw team.
• Voorlopige salarisadministratie — een voorbereide set cijfers voor degene die uw salarisadministratie verwerkt. Het gedeelte hieronder gaat over dit onderdeel, omdat dit het meest verkeerd begrepen punt op de lijst is.
• Dashboards en rapportages.

Alle zes zitten in elk plan, inclusief Startup.

Wat er bij de SME- en Enterprise-plannen komt

Werving en applicant tracking met een vacatureportaal, prestatiemanagement voor beoordelingen, doelen en feedback, de AI HR-assistent, en AI-schrijfhulp voor functiebeschrijvingen en trainingsmateriaal. Enterprise voegt meer AI-capaciteit, aangepaste integraties, redundantie over meerdere zones en persoonlijke onboarding toe. Begint u op Startup, plan uw eerste weken dan rond de kernonderdelen hierboven en beschouw de rest als een latere beslissing, niet als een ontbrekend onderdeel.

Waar het platform stopt: salarisadministratie

Dit is belangrijker dan welke lijst met functionaliteiten ook, want een onuitgesproken aanname hierover doet uw uitrol in week twee ontsporen.

C2 maakt een voorlopige salarisadministratie. Het is geen salarisverwerker. Het verschil is de hele overdracht naar uw salarisadministratie: het platform bevat de personeelsdossiers, het verlof en de aanwezigheid waarvan een salarisverwerking afhangt, en het brengt u tot een voorbereide set cijfers — maar de verwerking zelf, de aangiften en de betalingen blijven bij uw salarisverwerker of uw accountant.

Regel daarom drie dingen vóór uw eerste loonperiode, niet tijdens die periode: hoe de voorlopige salarisadministratie terechtkomt bij wie die verwerkt, op welke cyclus, en wie verantwoordelijk is voor de controle dat die is aangekomen en juist was. Dit is waar consolidatieprojecten stilletjes mislukken. De dossiers komen op één plek terecht, en dan hangt één proces er nog steeds van af dat iemand eraan denkt om iets te verplaatsen, en dat is precies het probleem dat u wilde wegnemen.

Zeg dit vroeg hardop tegen uw financiële contactpersoon. “Voorlopige salarisadministratie” is een term die mensen opvatten als meer of juist minder dan hij betekent, en de twee verkeerde lezingen veroorzaken verschillende problemen: het ene team denkt dat C2 nu de salarisadministratie uitvoert en stopt met het briefen van de accountant, het andere denkt dat C2 niets met salarisadministratie doet en blijft cijfers intypen die het had kunnen ontvangen.

Maak de balans op voordat u begint

Schrijf voor elk van de gebieden die informatie bevatten — personeelsdossiers, onboarding, verlof, aanwezigheid en training — op waar die informatie vandaag staat, wie die bijhoudt en wie die nu kan zien. Maximaal een uur, en veel minder als u het al weet. Die ene pagina is de bron van uw migratiegesprek, uw toegangsregel en uw bewaarschema, dus doe het goed en niet uit het hoofd.