Setupondersteuning zit bij elk plan inbegrepen. Deze vijf beslissingen zijn geen setup, en niemand kan ze voor u nemen. Legt u ze vast voordat uw omgeving klaar is, dan worden de eerste drie weken administratie. Laat u ze open, dan worden ze onderhandeling, in het openbaar, terwijl mensen wachten om het systeem te gebruiken.

1. Wie eigenaar is van het systeem

Noem één persoon. Geen commissie, en niet “HR” als afdeling. Iemand moet beslissen wat een veld betekent, of een verzoek redelijk is en welke uitzondering het waard is om te maken. Op de Startup- en SME-plannen werkt deze persoon met begeleide setup; op Enterprise is deze persoon het aanspreekpunt voor persoonlijke onboarding. De gebruikelijke fout is dit impliciet te laten, want dan escaleert elke kleine vraag en vertraagt de uitrol tot de snelheid van uw agenda.

2. Welke gegevens meegaan en wat achterblijft

De neiging is om alles mee te nemen. Weersta die. Een nieuw systeem is de enige schone kans die u krijgt om gegevens achter te laten die u niet meer zou moeten bewaren.

Verdeel uw huidige dossiers in drie stapels: wat u in het platform nodig hebt om te werken, wat u een wettelijke periode moet bewaren maar in het dagelijks werk nooit zult aanraken, en wat u alleen bewaart omdat niemand het heeft verwijderd. De eerste stapel migreert. De tweede gaat naar een omschreven archief met een datum erop. De derde zou de verhuizing niet moeten overleven. Hebt u gegevens die uit uw huidige systeem moeten worden overgezet, dan wordt die migratie samen met u beoordeeld voordat de onboarding begint, dus kom met die drie stapels al gescheiden naar dat gesprek.

3. Wie wat moet kunnen zien

Leg uw regel vast voordat iemand wordt uitgenodigd: wat een gewone medewerker moet kunnen zien, wat een manager moet kunnen zien over de mensen die aan hem of haar rapporteren, en wat alleen zichtbaar mag zijn voor degene die eigenaar is van het systeem. Bepaal de regel zelf, vóór uw setupgesprek, zodat dat gesprek over het toepassen van de regel gaat en niet over het bedenken ervan. Toegang is rolgebaseerd, dus u formuleert een regel in plaats van een lijst met mensen, en daarom is het belangrijker om de regel goed te krijgen dan om één individu goed te krijgen.

De vraag waarop mensen struikelen, is de middelste. Managers hebben meestal minder nodig dan zij verwachten en vragen meer dan zij nodig hebben, en het is veel makkelijker om toegang later te verbreden dan om uit te leggen waarom iets wordt afgenomen.

4. Bewaartermijnen, per categorie

Niet één bewaarregel. Personeelsdossiers, kandidaatgegevens, trainingsgegevens en prestatienotities zijn verschillende categorieën, ze worden verschillend lang bewaard, en uw verplichtingen verschillen per land. Bepaal voor elk een termijn, schrijf de onderbouwing op en bewaar die notitie: daar wordt u om gevraagd.

Bewaren gebeurt in het platform per gegevenscategorie, en kandidaat-, helpdesk-, CRM- en interne supportgegevens worden automatisch gewist of geanonimiseerd zodra hun termijn verstrijkt. Andere categorieën worden in plaats daarvan gerapporteerd voor beoordeling, niet verwijderd op een timer, dus iemand moet de beslissing nemen als de termijn om is. Leg nu vast wie dat aan uw kant is. Kandidaatgegevens in het bijzonder hopen zich op zonder dat iemand daar ooit toe besluit.

5. Wat u mensen vertelt, en wanneer

Schrijf de aankondiging nu, nu u nog weet wat verwarrend is. Medewerkers wordt gevraagd in te loggen en hun eigen gegevens bij te houden, en bij elke keer inloggen is multifactorauthenticatie verplicht. Dat is iets kleins om vooraf uit te leggen en iets irritants om onverklaard op een maandagochtend te ontdekken. Les 4 behandelt wat u moet zeggen.

Voordat u verdergaat

Deze vijf antwoorden, op één pagina opgeschreven, zijn het nuttigste document in uw uitrol. Elke latere vraag wordt er ofwel door beantwoord, of is een echte uitzondering die uw aandacht verdient.