Hier zit een logische volgorde in, en die volgt uit wat van wat afhangt. Personeelsdossiers zijn de basis. Onboarding wijst taken toe aan een persoon. Verlof hoort bij een persoon en wordt door iemand goedgekeurd. Training wordt aan mensen toegewezen. Een beoordeling hoort bij een medewerker. Bouwt u de workflows voordat de dossiers juist zijn, dan bent u uw tweede week dezelfde naam op meerdere plekken aan het corrigeren.

Eerst de personeelsdossiers

Zet uw mensen erin, met de gegevens waarnaar al het andere verwijst: profielen, rollen, contracten en documenten. Twee dingen verdienen extra zorg, omdat mensen juist die opmerken.

Wie de verzoeken van wie goedkeurt. Bepaal uw goedkeuringsroutes voordat u ze nodig hebt, niet wanneer het eerste verlofverzoek ongoedgekeurd blijft liggen. Neem die informatie mee en controleer die zodra ze erin staat: een goedkeuring die bij de verkeerde persoon terechtkomt, is zichtbaar en ongemakkelijk op een manier waarop een verkeerd telefoonnummer dat niet is.

Verlofsaldi, afgestemd op een vermelde datum. Dit is de meest voorkomende bron van klachten in het begin, en het gaat volledig over uw gegevens en niet over de software. Welke verlofsaldi u ook overbrengt, stem die af per één specifieke datum, schrijf die datum op en vertel mensen welke datum dat is. Als iemand denkt nog veertien dagen over te hebben en het getal dat wordt getoond twintig zegt, hoort u daarvan, en de correctie kost u meer geloofwaardigheid dan het oorspronkelijke getal waard was. Een getal dat juist is per een datum die iedereen kent, is verdedigbaar. Een getal dat ongeveer juist is per een niet-genoemde datum, is dat niet.

Daarna het selfserviceportaal

Zodra de dossiers juist zijn, opent u het portaal voor medewerkers. Dit is de stap die het platform verandert van iets dat HR gebruikt in iets dat het hele bedrijf gebruikt, en hier komt de tijdwinst werkelijk vandaan: dat mensen hun eigen gegevens bijhouden, is werk dat niet meer in uw inbox aankomt.

Daarna de workflows die van de dossiers afhangen

Daarna verlof en afwezigheid, want dat is wat medewerkers het vaakst gebruiken en de snelste manier om het platform nuttig te laten voelen in plaats van opgelegd. Tijd en aanwezigheid horen in dezelfde golf, en als hier een voorlopige salarisadministratie uit moet komen, moeten beide juist zijn vóór de eerste loonperiode in plaats van erna — dat is de deadline die uw uitrol werkelijk begrenst.

Daarna de onboarding- en offboardingflows, opgebouwd rond uw volgende echte nieuwe medewerker in plaats van in het abstracte, want een flow die voor een hypothetische aanname is ontworpen, mist altijd de stap die het echte probleem veroorzaakt.

Verplichte trainingen via het leerportaal kunnen hiernaast lopen in plaats van erop te wachten.

Wat setupondersteuning wel en niet voor u doet

Begeleide setup zit inbegrepen bij de Startup- en SME-plannen, en bij Enterprise hoort persoonlijke onboarding. Vraag vroeg wat het dekt en wat het van u verwacht, zodat u de verdeling van het werk niet in week twee ontdekt.

Wat niemand voor u kan doen, is uw goedkeuringsroutes bepalen of uw verlofsaldi afstemmen, want dat zijn feiten over uw organisatie die alleen u hebt. Kom met uw drie migratiestapels gescheiden, uw toegangsregel vastgelegd en uw verlofsaldi afgestemd op een datum, en de drie tot vijftien dagen die de meeste Startup- en SME-teams nodig hebben, zijn een comfortabele planning. Kom zonder die zaken en die tijd gaat op aan het wachten op antwoorden. Een volledige Enterprise-uitrol duurt ongeveer drie weken.

Een verstandige eerste drie weken

• Week één — dossiers erin, goedkeuringsroutes gecontroleerd, toegangsregel toegepast, verlofsaldi afgestemd op een vermelde datum.
• Week twee — portaal open voor medewerkers, verlof en aanwezigheid live, managers bijgepraat, aankondiging verzonden.
• Week drie — onboarding- en offboardingflows opgebouwd rond uw volgende echte nieuwe medewerker en vertrekker, verplichte trainingen toegewezen.