Dafür gibt es eine sinnvolle Reihenfolge, und sie ergibt sich daraus, was von was abhängt. Die Personalakten sind die Grundlage. Onboarding weist einer Person Aufgaben zu. Urlaub gehört zu einer Person und wird von jemandem genehmigt. Schulungen werden Personen zugewiesen. Eine Leistungsbeurteilung gehört zu einem Mitarbeiter. Bauen Sie die Workflows, bevor die Personalakten stimmen, dann korrigieren Sie in Ihrer zweiten Woche denselben Namen an mehreren Stellen.
Zuerst die Personalakten
Holen Sie Ihre Leute hinein, mit den Angaben, auf die sich alles andere bezieht: Profile, Rollen, Verträge und Dokumente. Zwei Dinge verdienen besondere Sorgfalt, weil sie die sind, die den Leuten auffallen.
Wer wessen Anträge genehmigt. Arbeiten Sie Ihre Genehmigungswege aus, bevor Sie sie brauchen, und nicht erst, wenn der erste Urlaubsantrag ungenehmigt liegen bleibt. Bringen Sie diese Information mit und prüfen Sie sie, sobald sie eingetragen ist: Eine Genehmigung, die an die falsche Person geht, ist in einer Weise sichtbar und unangenehm, wie es eine falsche Telefonnummer nicht ist.
Urlaubssalden, abgestimmt auf ein genanntes Datum. Das ist die häufigste Quelle früher Beschwerden, und es geht dabei ausschließlich um Ihre Daten und nicht um die Software. Welche Urlaubssalden Sie auch übernehmen, stimmen Sie sie zu einem bestimmten Datum ab, schreiben Sie dieses Datum auf und sagen Sie den Leuten, welches es ist. Wenn jemand glaubt, noch vierzehn Tage zu haben, und die angezeigte Zahl zwanzig lautet, werden Sie davon hören, und die Korrektur kostet Sie mehr Glaubwürdigkeit, als die ursprüngliche Zahl wert war. Eine Zahl, die zu einem Datum richtig ist, das alle kennen, ist vertretbar. Eine Zahl, die zu einem ungenannten Datum ungefähr richtig ist, ist es nicht.
Dann das Self-Service-Portal
Sobald die Personalakten stimmen, öffnen Sie das Portal für die Mitarbeiter. Das ist der Schritt, der die Plattform von etwas, das HR nutzt, zu etwas macht, das das Unternehmen nutzt, und hier entsteht die Zeitersparnis tatsächlich: Dass Menschen ihre eigenen Angaben aktuell halten, ist Arbeit, die nicht mehr in Ihrem Postfach landet.
Dann die Workflows, die von den Personalakten abhängen
Als Nächstes Urlaub und Abwesenheit, weil Mitarbeiter das am häufigsten nutzen werden und es der schnellste Weg ist, damit sich die Plattform nützlich anfühlt und nicht auferlegt. Die Zeit- und Anwesenheitserfassung gehört in dieselbe Welle, und wenn daraus eine vorläufige Gehaltsabrechnung entstehen soll, müssen beide vor der ersten Abrechnungsperiode stimmen und nicht danach — das ist die Frist, die Ihren Rollout tatsächlich begrenzt.
Danach die Onboarding- und Offboarding-Abläufe, gebaut um Ihre nächste tatsächlich neu eingestellte Person herum und nicht im Abstrakten, denn ein Ablauf, der für eine hypothetische Einstellung entworfen wurde, lässt immer genau den Schritt aus, der die eigentlichen Probleme verursacht.
Pflichtschulungen über das Lernportal können parallel dazu laufen, statt darauf zu warten.
Was die Einrichtungsunterstützung für Sie tut und was nicht
Begleitete Einrichtung ist in den Tarifen Startup und SME enthalten, und Enterprise kommt mit persönlichem Onboarding. Fragen Sie früh, was sie abdeckt und was sie von Ihnen erwartet, damit Sie die Arbeitsteilung nicht erst in Woche zwei entdecken.
Was niemand für Sie tun kann, ist, Ihre Genehmigungswege zu entscheiden oder Ihre Urlaubssalden abzustimmen, denn das sind Tatsachen über Ihre Organisation, die nur Sie kennen. Kommen Sie mit Ihren drei getrennten Migrationsstapeln, Ihrer aufgeschriebenen Zugriffsregel und Ihren auf ein Datum abgestimmten Urlaubssalden, dann sind die drei bis fünfzehn Tage, die die meisten Startup- und SME-Teams brauchen, ein bequemer Zeitplan. Kommen Sie ohne sie, wird diese Zeit stattdessen mit Warten auf Antworten verbracht. Ein vollständiger Enterprise-Rollout dauert etwa drei Wochen.
Sinnvolle erste drei Wochen
- Woche eins — Personalakten drin, Genehmigungswege geprüft, Zugriffsregel angewendet, Urlaubssalden auf ein genanntes Datum abgestimmt.
- Woche zwei — Portal für Mitarbeiter offen, Urlaub und Anwesenheitserfassung live, Führungskräfte gebrieft, Ankündigung verschickt.
- Woche drei — Onboarding- und Offboarding-Abläufe rund um Ihre nächste tatsächlich neu eingestellte und austretende Person gebaut, Pflichtschulungen zugewiesen.