Een HRIS-uitrol is eigenlijk geen softwareproject. De software werkt op de eerste dag; het gebruik is wat tijd kost, en dat gaat op voorspelbare manieren mis. De twee groepen die u nodig hebt, zijn managers en medewerkers, en zij hebben verschillende dingen van u nodig.

Managers bepalen of dit werkt

HR is eigenaar van het systeem, maar managers laten het slagen of mislukken. Als het goedkeuren van een verzoek langzamer voelt dan het antwoorden op een chatbericht, blijven sommige managers het chatbericht antwoorden, en bent u terug bij twee bronnen van waarheid met extra stappen. Praat hen bij vóór de aankondiging aan medewerkers, niet op hetzelfde moment: zij krijgen vragen en zouden er niet samen met hun team voor het eerst over moeten horen.

Beperk die uitleg tot wat zij daadwerkelijk moeten doen, en vertel hen duidelijk wat zij wel en niet zullen kunnen zien, aan de hand van de toegangsregel die u in les 2 hebt vastgelegd. Managers denken meestal dat zij meer kunnen zien dan zij kunnen, en dat vroeg zeggen voorkomt een ongemakkelijk gesprek later.

Medewerkers moeten drie dingen uitgelegd krijgen

Geen rondleiding langs alle functionaliteiten. Drie praktische dingen:

• Wat zij vanaf maandag anders doen. Verlofverzoeken gaan nu hierheen. Hun eigen gegevens houden zij zelf bij. Training wordt hier toegewezen.
• Hoe zij inloggen. Meervoudige authenticatie is bij elke keer inloggen verplicht, op elk plan. Stel tijdens de setup precies vast hoe de tweede factor bij mensen terechtkomt, en zet dat vervolgens in de aankondiging. Het is een kleine, redelijke stap die een verrassende hoeveelheid verwarring oplevert wanneer hij op een maandagochtend onuitgelegd binnenkomt.
• Wat er met hun gegevens gebeurt. Iemand zal het vragen, en het is beter om dat één keer aan iedereen te antwoorden dan vijf keer apart. Hun dossiers staan in een eigen omgeving in de EU, gehost in Ierland, die alleen door uw bedrijf wordt gebruikt. Les 6 geeft u de details om goed te kunnen antwoorden.

Schrijf de aankondiging opzettelijk slecht en kort hem daarna in

Schrijf alles op wat u denkt dat mensen moeten weten, en verwijder daarna alles wat niet een van de drie punten hierboven is. De aankondiging die werkt, is kort, noemt de datum, noemt de persoon aan wie men het kan vragen, en zegt wat er op maandag verandert. De aankondiging die niet werkt, legt het platform uit.

Controleer na twee weken, in plaats van aan te nemen

Ga twee weken nadat het portaal opengaat uitzoeken hoe het werkelijk gaat, want de problemen zijn stille problemen en niemand meldt ze.

Vraag uw managers of verzoeken hen nog steeds op een andere manier bereiken. Een verzoek dat via chat is verstuurd, heeft nooit in het platform gestaan, dus vragen is de enige manier om dat te weten te komen. Als het antwoord ja is, is dat een gesprek met die manager en niet iets om opnieuw in te stellen.

Vraag de mensen die uw onboardingflows uitvoeren of de toegewezen taken echt worden gedaan, of stilletjes worden overgeslagen. Een taak die altijd wordt overgeslagen, is óf onduidelijk óf werkelijk onnodig, en beide zijn het waard om te weten.

Zoek uit of mensen überhaupt hebben ingelogd. Vraag uw contactpersoon voor de setup wat het platform u hier kan laten zien, want het is het nuttigste getal van de eerste maand: als een derde van uw team nog nooit heeft ingelogd, is uw aankondiging niet aangekomen, en het nogmaals versturen kost u niets.

Hiervan is niets zichtbaar als u mensen alleen vraagt of het goed gaat. Zij zullen ja zeggen.