Внедряването на HRIS всъщност не е софтуерен проект. Софтуерът работи от първия ден; времето отнема възприемането и то се проваля по предвидими начини. Двете групи, които са ви нужни, са мениджърите и служителите, и те имат нужда от различни неща от вас.

Мениджърите решават дали това работи

HR отговаря за системата, но мениджърите са тези, които я правят или провалят. Ако одобряването на едно искане изглежда по-бавно от отговора на съобщение в чата, някои мениджъри ще продължат да отговарят в чата и вие ще се върнете към два източника на истина с още стъпки отгоре. Информирайте ги преди съобщението до служителите, а не едновременно с него: ще им бъдат задавани въпроси и не бива да научават за това за първи път заедно с екипа си.

Ограничете инструктажа до това, което те реално трябва да правят, и им кажете направо какво ще могат и какво няма да могат да виждат, като използвате правилото за достъп, което изяснихте в урок 2. Мениджърите обикновено си представят, че виждат повече, отколкото могат, и ако го кажете рано, си спестявате неприятен разговор по-късно.

На служителите трябва да се обяснят три неща

Не представяне на функциите. Три практични неща:

• Какво правят по различен начин от понеделник. Заявките за отпуск вече минават тук. Собствените им данни са тяхна грижа и те сами ги поддържат актуални. Обученията се разпределят тук.
• Как влизат в системата. Многофакторното удостоверяване е задължително при всяко влизане, при всеки план. Уточнете при настройката точно как вторият фактор стига до хората и после включете това в съобщението. Това е малка и разумна стъпка, която предизвиква изненадващо голямо объркване, когато се появи необяснена в понеделник сутрин.
• Какво се случва с данните им. Някой ще попита и е по-добре да отговорите веднъж на всички, отколкото пет пъти поотделно. Досиетата им се намират в отделна среда в ЕС, разположена в Ирландия, използвана само от вашата компания. Урок 6 ви дава подробностите, за да отговорите както трябва.

Напишете съобщението умишлено лошо, после го съкратете

Напишете всичко, което смятате, че хората трябва да знаят, после премахнете всичко, което не е едно от трите неща по-горе. Съобщението, което работи, е кратко, посочва датата, посочва човека, към когото да се обърнат, и казва какво се променя в понеделник. Съобщението, което не работи, обяснява платформата.

Проверете, вместо да предполагате, след две седмици

Две седмици след отварянето на портала проверете как всъщност върви, защото провалите са тихи и никой не съобщава за тях.

Попитайте мениджърите си дали исканията все още стигат до тях по друг път. Искане, изпратено по чат, никога не е влизало в платформата, така че единственият начин да разберете е да попитате. Ако отговорът е „да“, това е разговор с конкретния мениджър, а не нещо за преконфигуриране.

Попитайте хората, които водят процесите ви за въвеждане в длъжност, дали възложените задачи наистина се изпълняват или тихо се прескачат. Задача, която винаги се прескача, е или неясна, или наистина ненужна, и в двата случая си струва да го знаете.

Разберете дали хората изобщо са влизали в системата. Попитайте лицето за контакт при настройката какво може да ви покаже платформата тук, защото това е най-полезното число през първия месец: ако една трета от екипа ви никога не е влизала, съобщението ви не е достигнало до хората, а да го изпратите отново не ви струва нищо.

Нищо от това не се вижда, ако само питате хората дали всичко върви добре. Те ще отговорят утвърдително.