Условия и условия

Последно обновяване: 4 Юли 2025

Настоящите Общи условия (“Условия”) уреждат достъпа ви до и използването на платформата C2 All-in-One Human Resource Information System (HRIS) (“Платформата”), предоставена от Agile Futurist (“C2”, “ние”, “нас” или “наш”), еднолично дружество, регистрирано съгласно законите на Нидерландия с основно седалище в Куейк, Нидерландия. С достъпа си до или използването на Платформата вие (“Клиент”, “вие” или “ваш”), бизнес субект, опериращ в Европейския съюз (“ЕС”) или обработващ лични данни на субекти на данни от ЕС, се съгласявате да бъдете обвързани от настоящите Условия. Ако не сте съгласни с тези Условия, не можете да използвате Платформата.

Тези Условия са изготвени с основен фокус върху съответствието с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета (“ОРЗД”) за гарантиране на защитата на личните данни на нашите европейски клиенти.

1. Дефиниции

• Клиентски данни: Всякакви данни, включително лични данни, както са дефинирани от GDPR, въведени в Платформата от Вас или Вашите оторизирани потребители.
• Лични данни: Информация, отнасяща се до идентифицирано или подлежащо на идентификация физическо лице (“субект на данни”), съгласно определението на ОРЗД, обработвана чрез Платформата (напр. имена на служители, контакт детайли, информация за заплати).
• ПлатформаПлатформата C2 All-in-One HRIS, включително нейния софтуер, функции и услуги, като интегрирано набиране на персонал, въвеждане на работа, управление на служителите, управление на представянето, ангажираност на служителите, инструменти за съответствие и отчитане.
• Оторизирани потребителиВашите служители, изпълнители или агенти, упълномощени да имат достъп до Платформата от ваше име.
• Абонаментен план: Конкретният план (напр. Start-up, SME или Enterprise), избран от вас, който определя обхвата на достъпа, функциите и таксите.
• Споразумение за обработка на данни (СОД): Споразумението, уреждащо обработката на лични данни от C2 като обработващ данни от ваше име, включено в настоящите Общи условия и публично достъпно на Център за сигурност в cognitis.cloud/trust-center/.
• AI Асистент: Функцията за HR асистент, задвижвана от изкуствен интелект, на Платформата, описана по-подробно в Раздел 4.5.

2. Достъп и използване на Платформата

2.1 Предоставяне на лиценз

C2 ви предоставя неотключимо, непрехвърляемо, отменяемо право за достъп и използване на Платформата за вашите вътрешни бизнес цели по време на срока на Вашия Абонаментен план, при спазване на настоящите Общи условия, ДПД и всяко приложимо споразумение за услуги.

2.2 Разрешена употреба

• Можете да използвате Платформата за управление на HR функции, включително подбор, въвеждане на нови служители, досиета на служители, оценки на представянето, съответствие и ангажираност, както е описано във Вашия План за абонамент.
• Вие носите отговорност за гарантирането, че Оторизираните потребители спазват тези Правила и изискванията на GDPR.

2.3 Ограничения

• Не можеш да:
  • Копирайте, модифицирайте, реинженерирайте, декомпилирайте или разглобявайте Платформата.
  • Разпространявайте, предоставяйте подлиценз или препродавайте достъп до Платформата.
  • Използвайте Платформата за незаконни цели или в нарушение на GDPR или други приложими закони.
  • Опит за получаване на неоторизиран достъп до Платформата или нейните системи.
• Неупълномощеното използване може да доведе до незабавно спиране или прекратяване на достъпа ви и потенциални глоби, свързани с GDPR.

2.4 План за абонамент

• Достъпът до Платформата се предоставя при условията на избрания от Вас Абонаментен план (например, Start-up, SME или Enterprise).
• Функционалностите и лимитите на използване (например брой потребители, съхранение на данни) се определят от Вашия план, както е посочено във Вашето споразумение за услуги или поръчка.

3. Отговорности на клиента

3.1 Управление на акаунта

• Вие носите отговорност за поддържането на сигурността на Вашите данни за вход и за всички дейности, извършвани под Вашия профил.
• Трябва незабавно да уведомите C2 за всяко неоторизирано достъпване или пробиви в сигурността, както се изисква от член 33 от GDPR.

3.2 Данни на клиента и съответствие с GDPR

• Ти си администратор на данни (както е дефинирано от GDPR) за лични данни, въведени в Платформата, и носят отговорност за:
  • Осигуряване на точността, законосъобразността и уместността на данните на клиента.
  • Получаване на необходимите съгласия или правни основания за обработката на лични данни (напр. съгласие на служител или необходимост по договор).
  • Спазване на исканията за права на субектите на данни (напр. достъп, коригиране, изтриване) съгласно членове 15 до 22 от GDPR.
• Вие декларирате и гарантирате, че притежавате необходимите права и законови основания за качване и обработка на Данни на Клиента в съответствие с GDPR и други приложими закони за защита на данните.

3.3 Технически изисквания

Трябва да поддържате съвместим хардуер, софтуер и интернет връзка, както е посочено от C2, за да получите достъп до Платформата сигурно.

3.4 Съответствие със законите

• Съгласявате се да използвате Платформата в съответствие с GDPR, европейските закони за заетостта и други приложими разпоредби.
• Вие носите отговорност за осигуряването на съответствието на вашето ползване на Платформата с вашите вътрешни политики и всякакви колективни трудови договори.

4. Отговорности на C2

4.1 Наличност на платформата

C2 ще поддържа наличността на Платформата на минимум 99,51 TP3T време на работа за календарен месец, изчислено без планираните прозорци за поддръжка. Планираната поддръжка ще бъде обявявана най-малко 48 часа предварително и ще се извършва извън пиковите работни часове (09:00 до 17:00 CET), когато е възможно. Текущата история на достъпността е налична при поискване от support@cognitis.cloud.

4.2 Поддържащи услуги

C2 предоставя следните нива на поддръжка:

• Стандартна поддръжка: работно време (от 09:00 до 17:00 CET, от понеделник до петък, с изключение на официалните празници в ЕС), на разположение по имейл на support@cognitis.cloud и чрез портала за помощ в платформата.
• Критични проблеми (Платформата е напълно недостъпна): 24/7, с първоначално потвърждение в рамките на четири (4) часа.

Целите за времето за реакция при некритични проблеми и всякакви допълнителни ангажименти за поддръжка са посочени във вашето споразумение за услуги.

4.3 Съответствие с GDPR

C2 действа като процесор на данни (както е определено от GDPR) за лични данни, обработвани чрез Платформата, и ще:

• Обработвайте лични данни само по документирани инструкции, както е посочено в тези Общи условия и Споразумението за защита на данните (DPA).
• Приложете технически и организационни мерки за гарантиране на сигурността на личните данни, съгласно Член 32 от ОРЗД.
• Да Ви съдействам при изпълнението на искания за упражняване на правата на субектите на данни съгласно членове 15 до 22 от ОРЗД и при извършването на Оценки на въздействието върху защитата на данните (ОВВЗД) съгласно членове 35 до 36 от ОРЗД.
• Да ви уведомят без ненужно забавяне (в рамките на 72 часа) при всяко нарушение на личните данни, съгласно член 33 от GDPR.
• Включвайте подизпълнители само с вашето предварително писмено разрешение (общо или конкретно, както е посочено в Договора за обработка на данни) и гарантирайте, че подизпълнителите спазват GDPR чрез договорни споразумения.

C2 работи за сертифициране по ISO 27001 (вътрешна оценка на пропуските в ход през 2026 г.) и извършва вътрешен преглед на приложимостта на NIS 2. Настоящите технически и организационни мерки за сигурност са описани подробно в Приложение 2 към ДПА, намиращо се на адрес cognitis.cloud/trust-center/.

4.4 Актуализации

C2 периодично ще актуализира Платформата, за да подобри функционалността, сигурността и съответствието с GDPR. Актуализациите се предоставят без допълнителни разходи, при условие че спазвате тези Условия.

4.5 Функции, подпомагани от изкуствен интелект

Платформата включва AI асистент за човешки ресурси (“AI асистент”). Тази функция използва голям езиков модел, за да отговаря на запитвания, свързани с човешки ресурси. Само текстът на запитването и съответните откъси от вътрешната база знания на C2 се предават на доставчика на езиковия модел; не се предават лични данни на служители (включително имена, записи за заетост, данни за заплащане или изпълнение). Извличането на знания се управлява от самостоятелно хоствана векторна база данни, хоствана изключително на инфраструктура в ЕС (Ирландия, eu-west-1). Изводите на езиковия модел се уреждат от Стандартни договорни клаузи (SCC Модул 2) с доставчика. Клиенти на корпоративно ниво могат да поискат алтернативен езиков модел, хостван в ЕС или самостоятелно хостван, при поискване.

Генерираните от AI резултати са само ориентировъчни. Вие носите изцяло отговорност за проверка и предприемане на действия по всяко съдържание, генерирано от AI асистент.

5. Такси и плащане

5.1 Абонаментни такси

• Съгласявате се да заплатите таксите за вашия План за абонамент, както е посочено във вашето споразумение за услуги или поръчка.
• Таксите не се възстановяват, освен ако не е посочено друго във вашето сервизно споразумение или настоящите Общи условия.

5.2 Условия за плащане

• Плащанията се дължат според графика във вашия договор за услуги (например месечно, тримесечно или годишно).
• При закъснение на плащанията се начислява лихва в размер на 1,5% на месец или максималната лихва, разрешена от приложимото законодателство, плюс разумни разходи по събирането на дълговете.

5.3 Данъци

Вие носите отговорност за всички приложими данъци (напр. ДДС) във връзка с вашето ползване на Платформата, с изключение на данъци, базирани на нетните приходи на C2. C2 ще предоставя фактури, съответстващи на изискванията за ДДС, за клиенти в ЕС.

5.4 Промени в таксите

C2 може да коригира таксите при подновяване на Вашия абонаментен план, с поне 60 дни писмено предизвестие преди срока за подновяване.

6. Собственост на данните и задължения по GDPR

6.1 Собственост върху данните на клиента

• Вие запазвате всички права, собственост и интереси в клиентски данни, включително лични данни.
• C2 не претендира за собственост върху Данните на Клиента и ги обработва единствено с цел предоставяне на услугите на Платформата.

6.2 Споразумение за обработка на данни (СОД)

Обработката на лични данни се урежда от ЗЗЛД, включена в тези Общи условия и публично достъпна на cognitis.cloud/trust-center/. ДПА очертава задълженията на C2 като обработващ данни, включително сигурността на данните, управлението на подизпълнители и уведомяване при нарушения. Ако вътрешната ви политика изисква подписано копие, свържете се с dpo@cognitis.cloud.

6.3 Сигурност на данните

C2 прилага индустриално стандартни мерки за защита на личните данни, включително криптиране, контрол на достъпа и редовни одити на сигурността, съгласно чл. 32 от GDPR. В случай на нарушение на личните данни, C2 ще Ви уведоми в рамките на 72 часа, както се изисква от член 33 от GDPR, и да си сътрудничим с Вас за смекчаване на въздействието.

6.4 Права на субекта на данните

• C2 ще Ви помогне да отговаряте на искания от субекти на данни (напр. за достъп, коригиране, изтриване) съгласно членове 15 до 22 от ОРЗД, при условие на разумни такси за искания, които са явно неоснователни или прекомерни по смисъла на член 12, параграф 5 от ОРЗД.
• Трябва незабавно да уведомите C2 за всички искания от субекти на данни, за да осигурите своевременно съответствие.

6.5 Експортиране на данни

При Ваше искане C2 ще предостави експорт на Клиентски данни в структуриран, често използван, машинно четим формат по време на срока или в рамките на 60 дни при прекратяване, съгласно чл. 20 от Общия регламент за защита на данните. Едно пълно експортиране на данни годишно за абонамент е включено безплатно; допълнителните експорти може да подлежат на разумни такси за обработка, както е посочено във вашия договор за услуги.

6.6 Съхранение на данни

C2 ще запази клиентските данни по време на срока на Вашия абонаментен план. След прекратяване, C2 ще изтрие клиентските данни в рамките на 90 дни, освен ако не се изисква да я запазим съгласно приложимото законодателство на ЕС (напр. за данъчни или регулаторни цели).

7. Интелектуална собственост

7.1 C2 Интелектуална собственост

• Платформата, включително целия софтуер, код, дизайни, документация и търговски марки, е собственост на C2 или нейните лицензодатели.
• Не Ви се предоставят никакви права на собственост или интелектуална собственост, освен тези, посочени в раздел 2.1.

7.2 Интелектуална собственост на Клиента

C2 не претендира за никакви права върху интелектуалната собственост, която създавате или качвате в Платформата, освен доколкото е необходимо за предоставяне на услугите на Платформата.

7.3 Обратна връзка

Обратната връзка, която предоставяте относно Платформата, може да бъде използвана от C2 за подобряване на нейните услуги, без задължение или компенсация за Вас.

8. Поверетелност

8.1 Дефиниция

“Поверителна информация” включва непублична информация, разкрита от някоя от страните във връзка с настоящите Общи условия, като данни за клиента, бизнес планове, ценообразуване и спецификации на платформата.

8.2 Задължения

Всяка страна ще:

• Използвайте Поверителна информация само за изпълнение на задълженията си по настоящите Общи условия.
• Не разкривайте поверителна информация на трети страни без предварително писмено съгласие, освен ако не е изисквано от закона.
• Защитава поверителната информация чрез мерки, които са поне толкова защитни, колкото тези, използвани за собствената й поверителна информация, и във всеки случай не по-малко от разумна грижа, съответстваща на GDPR и индустриалните стандарти.

8.3 Изключения

Поверителната информация изключва информация, която: (а) е или стане публично достъпна без вина на приемащата страна; (б) е разработена независимо от приемащата страна без позоваване на Поверителната информация; или (в) е получена законно от трета страна без ограничения.

9. Срок и прекратяване

9.1 Срок

Тези Условия остават в сила за срока на Вашия абонаментен план, както е посочено във Вашето споразумение за услуги.

9.2 Прекратяване от Клиента

Можете да прекратите своя абонаментен план в съответствие с вашия договор за услуги (напр. с 90 дни писмено предизвестие преди края на действащия срок, освен ако планът Ви не предвижда по-кратък срок за предизвестие).

9.3 Прекратяване от С2

C2 може да прекрати или да ви спре достъпа, ако:

• Неплащане на такси в срок и не отстраняване на неизпълнението в рамките на 14 дни от писмено уведомление.
• Материално нарушите тези Общи условия или ДПА и не отстраните в рамките на 30 дни писмено предизвестие.
• Използвайте Платформата незаконно или в нарушение на GDPR.

C2 може също да прекрати тези Условия с разумно предизвестие, ако това се изисква от приложимото законодателство или ако Платформата бъде преустановена.

9.4 Ефект на прекратяване

• При прекратяване правото ви на достъп до Платформата се прекратява и трябва незабавно да преустановите ползването ѝ.
• Вие оставате отговорни за всички непогасени такси, начислени до датата на прекратяване.
• C2 ще съдейства при експорта на данни съгласно раздел 6.5, при спазване на сроковете, посочени в раздел 6.6.

10. Гаранции и откази от отговорност

10.1 C2 Гаранции

• C2 гарантира, че Платформата ще функционира в съответствие с документацията си и ще бъде достъпна поне 99,51 TP3T време на работа на календарен месец, както е посочено в Раздел 4.1.
• C2 ще предоставя услуги в съответствие с GDPR и приложимите индустриални стандарти.

10.2 Гаранции от клиента

Вие декларирате, че имате пълномощията да сключите настоящите Общи условия и че използването от Ваша страна на Платформата е в съответствие с GDPR и всички други приложими закони.

10.3 Отказ от отговорност

Освен ако не е изрично посочено друго в настоящите Общи условия, Платформата се предоставя на база “каквато е”. C2 не предоставя никакви други гаранции, изрични или подразбиращи се, включително подразбиращи се гаранции за задоволително качество или пригодност за конкретна цел. C2 не гарантира, че Платформата ще бъде без грешки или непрекъсната по всяко време.

11. Ограничение на отговорността

11.1 Таван на отговорността

Предмет на раздел 11.3, общата кумулативна отговорност на C2 към Вас по настоящите Условия или във връзка с тях не трябва да надвишава общите такси, платени от Вас в 12 месеца непосредствено преди събитието, послужило като основание за иска.

11.2 Изключения

Подчинено на Раздел 11.3, никоя от страните не носи отговорност пред другата за каквито и да е косвени, случайни, последващи или наказателни щети, възникващи от или във връзка с настоящите Общи условия, включително загуба на печалба, загуба на приходи или загуба на данни, дори ако тази страна е била уведомена за възможността за такива щети.

11.3 Изключения

Ограниченията и изключенията в Раздели 11.1 и 11.2 не се прилагат за отговорност, произтичаща от: (а) груба небрежност или умишлено непорядъчно поведение; (б) нарушения на GDPR или нарушение на DPA; (в) нарушение на задълженията за поверителност съгласно Раздел 8; или (г) всяка отговорност, която не може да бъде изключена или ограничена от приложимото нидерландско законодателство.

12. Обезщетение

12.1 C2 Обезщетение

C2 ще ви защитава и обезщети срещу искове на трети страни, които твърдят, че Платформата, както е предоставена от C2 и използвана в съответствие с тези Условия, нарушава права върху интелектуална собственост на трети страни, при условие че: (а) уведомите C2 своевременно писмено за такъв иск; (б) предоставите на C2 пълен контрол върху защитата и уреждането; и (в) разумно си сътрудничите с C2 при защитата.

12.2 Обезщетение от клиента

Вие ще защитавате и обезщетявате C2 от искове на трети страни, произтичащи от: (а) вашето неправилно използване на Платформата в нарушение на настоящите Условия; (б) вашето нарушение на GDPR или други приложими закони за защита на данните; или (в) всяко нарушение на интелектуалната собственост, произтичащо от Клиентски данни, които сте качили на Платформата.

13. Приложимо право и разрешаване на спорове

13.1 Приложимо право

Настоящите Общи условия и всякакъв спор или иск, произтичащи от тях или във връзка с тях (включително извъндоговорни спорове или искове), се уреждат и тълкуват в съответствие със законите на Нидерландия, при спазване на GDPR.

13.2 Разрешаване на спорове

В случай на спор, страните първо се опитват да разрешат въпроса чрез добросъвестни преговори за период от поне 30 дни от датата, на която една от страните уведоми писмено другата страна за спора. Ако спорът не бъде разрешен чрез преговори, той ще бъде отнесен и окончателно разрешен чрез обвързващ арбитраж съгласно правилата на Нидерландски арбитражен институт (NAI), със седалище на арбитража в Амстердам, Нидерландия, проведено на английски език. Арбитражното решение е окончателно и обвързващо и за двете страни. Нищо в този раздел не забранява на някоя от страните да търси спешни временни или обезпечителни мерки от компетентен съд.

14. Разни

14.1 Цялостно споразумение

Тези Общи условия, заедно с вашето споразумение за услуги и ДПО, съставляват пълното споразумение между страните по отношение на предмета на настоящото и отменят всички предишни и едновременни споразумения, изявления и разбирателства.

14.2 Изменения

C2 може да актуализира тези Общи условия по всяко време. За съществени промени, C2 ще предостави поне 30 дни писмено предизвестие преди промяната да влезе в сила, или по имейл до имейл адреса, свързан с Вашия акаунт, или чрез публикуване на видно съобщение на www.cognitis.cloud. Ако възразите срещу съществена промяна, можете да прекратите Вашия Абонаментен план в рамките на срока за уведомление в съответствие с Раздел 9.2. Продължаващото използване на Платформата след датата на влизане в сила на всяка промяна представлява Вашето приемане на актуализираните Общи условия.

14.3 Задача

• Не можеш да възлагаш или прехвърляш тези Общи условия или каквито и да е права или задължения по тях без предварителното писмено съгласие на C2, освен във връзка със сливане, придобиване или продажба на всички или по същество всички твои активи.
• C2 може да прехвърли настоящите Условия на правоприемник, без вашето съгласие, при условие че правоприемникът поеме всички задължения на C2 по настоящите Условия.

14.4 Форсмажор

Нито една от страните не носи отговорност за забавяне или неизпълнение на задълженията си по настоящите Общи условия, доколкото това е причинено от обстоятелства извън нейния разумен контрол, включително природни бедствия, актове на правителството, прекъсвания на интернет или телекомуникациите или пандемии, при условие че засегнатата страна уведоми другата своевременно и предприеме разумни стъпки за смекчаване на въздействието.

14.5 Уведомления

Всички уведомления, изисквани или разрешени съгласно настоящите Общи условия, трябва да бъдат в писмена форма и да бъдат предоставени по имейл. Уведомленията до C2 трябва да бъдат изпращани на c2.hris@cognitis.cloud. Известията до Вас ще бъдат изпращани на имейл адреса, свързан с Вашия профил. Известията влизат в сила при потвърдено получаване.

14.6 Разделяне

Ако някоя разпоредба от настоящите Общи условия бъде обявена за невалидна, незаконна или неприложима, тази разпоредба ще бъде изменена в минимална степен, необходима за нейното прилагане, а останалите разпоредби ще останат в пълна сила и действие.

14.7 Без отказ

Неуспехът на която и да е от страните да наложи каквото и да е разпоредба от настоящите Общи условия при един случай не трябва да се тълкува като отказ от правото на тази страна да наложи тази разпоредба при всеки бъдещ случай.

15. Информация за контакт

За въпроси относно тези Общи условия или вашето споразумение за услуги:

C2 HRIS Платформа
Имейл: c2.hris@cognitis.cloud
Уебсайт: www.cognitis.cloud

За съответствие с GDPR, въпроси относно ДМСП, искания за права на субектите на данни или подаване на DSAR:

Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД)
Имейл: dpo@cognitis.cloud

За поддръжка на платформата и техническа помощ:

Подкрепа
Имейл: support@cognitis.cloud
Форма за контакт