Ein neues HRIS mag zunächst erschwinglich erscheinen, bis der Implementierungsvorschlag vorliegt. Die Lizenzgebühr ist nur ein Aspekt bei der Entscheidung. Wie viel kostet also die Implementierung eines HRIS? Für ein europäisches KMU hängt die realistische Antwort weniger von der Mitarbeiterzahl allein ab als vielmehr von der Anzahl der Prozesse, Systeme und Länder, die Sie zusammenführen müssen.
Eine unkomplizierte Einführung für eine einzelne Organisation mit sauberen Mitarbeiterdaten kann eine bescheidene einmalige Investition erfordern. Ein international tätiges Unternehmen, das mehrere getrennte Tools ersetzt, Genehmigungsworkflows neu erstellt und die Gehaltsabrechnung integriert, benötigt ein größeres Budget. Die richtige Frage ist nicht einfach: “Was sind die Einrichtungskosten?” Sondern: “Was wird nötig sein, um ein zuverlässiges, akzeptiertes System zu erreichen, das nach dem Go-live die Arbeit reduziert?”
Wie viel kostet die Einführung eines HRIS für ein KMU?
Als grobe Richtgröße können KMU davon ausgehen, dass die Implementierung zwischen einigen Tausend Euro für eine fokussierte Standardkonfiguration und mehreren Zehntausend Euro für eine komplexe Einführung mit Integrationen, historischen Daten und mehreren juristischen Personen liegen wird. Software-Abonnementkosten sind in der Regel separat, obwohl einige Anbieter Onboarding-Dienstleistungen in einen Vertrag für das erste Jahr bündeln.
Für ein Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern ist die Implementierung oft relativ überschaubar, wenn der Umfang die Kernmitarbeiterdaten, Urlaubsregelungen, das Onboarding und Standardgenehmigungsprozesse abdeckt. Bei 100 bis 500 Mitarbeitern steigen die Kosten in der Regel, da mehr Führungskräfte geschult, mehr Daten validiert und mehr Ausnahmen behoben werden müssen. Eine größere Belegschaft bedeutet nicht automatisch ein schwieriges Projekt, aber sie deckt oft Prozessunterschiede auf, die zuvor durch Tabellenkalkulationen verborgen waren.
Ein sinnvolles Budget besteht aus drei Teilen: Dienstleistungen von Anbietern, Arbeitszeit des internen Teams und Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben. Wenn man den zweiten und dritten Teil außer Acht lässt, wird aus einem scheinbar kostengünstigen HRIS-Projekt ein teures Unterfangen.
Wofür Sie eigentlich bezahlen
Die Implementierungsgebühren sollten den Aufwand widerspiegeln, der für die Erstellung eines einsatzfähigen Systems erforderlich ist, und nicht nur den Zugang zu einem Projektplan. Bitten Sie jeden Anbieter, detailliert aufzulisten, was im Preis inbegriffen ist und was separat in Rechnung gestellt wird. Die folgenden Bereiche beeinflussen in der Regel die Preisgestaltung.
Konfiguration und Prozessgestaltung
Jedes HRIS erfordert Entscheidungen hinsichtlich der Organisationsstruktur, der Mitarbeiterfelder, der Genehmigungswege, der Urlaubsregelungen, der Dokumentvorlagen und der Berechtigungen. Eine Standardisierung dieser Bereiche hält die Kosten niedrig. Werden hingegen alle Ausnahmen aus Altsystemen nachgebildet, steigen die Kosten schnell an.
Genau hier profitieren kleine Personalabteilungen davon, entschlossen vorzugehen. Wenn jede Abteilung ohne triftigen geschäftlichen Grund andere Genehmigungsregeln hat, erschwert die Übertragung dieser Komplexität auf eine neue Plattform lediglich die zukünftige Verwaltung. Nutzen Sie die Einführung als Gelegenheit, sich auf einen sinnvollen Standardprozess zu einigen, und dokumentieren Sie anschließend die wirklich notwendigen Ausnahmen.
Datenmigration und Datenbereinigung
Die Übertragung von Mitarbeiterdaten klingt zunächst nach Routine, bis man auf uneinheitliche Berufsbezeichnungen, fehlende Eintrittsdaten, doppelte Datensätze oder in persönlichen Ordnern gespeicherte Dokumente stößt. Der technische Import selbst mag zwar unkompliziert sein, doch die Aufbereitung zuverlässiger Daten ist oft die eigentliche Herausforderung.
Entscheiden Sie frühzeitig, welche Daten übertragen werden müssen. Aktuelle Mitarbeiterdaten sind in der Regel unverzichtbar. Ältere Leistungsbeurteilungen, abgelaufene Dokumente und langjährige Urlaubsdaten sind dies möglicherweise nicht. Die Führung eines leicht zugänglichen Archivs kann praktischer sein, als für die Umwandlung jedes einzelnen historischen Feldes für den Import zu bezahlen.
Integrationen
Integrationen sind einer der größten Einflussfaktoren auf die Kosten bei der Einführung eines HRIS. Die Anbindung von Lohn- und Gehaltsabrechnung, Identitätsmanagement, Buchhaltung, Personalbeschaffung und Zeiterfassung erfordert jeweils eine klare Zuständigkeitsverteilung und gründliche Tests. Ein Standard-Konnektor ist in der Regel mit weniger Aufwand verbunden als ein maßgeschneiderter Datenaustausch, doch auch bei Standardintegrationen sind eine Feldzuordnung und vereinbarte Übergabezeitpunkte erforderlich.
Für europäische Unternehmen verdient die Lohn- und Gehaltsabrechnung besondere Aufmerksamkeit. Aufgrund lokaler Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unternehmensstrukturen und Stichtage darf eine Integration nicht als Nebensache betrachtet werden. Legen Sie genau fest, welche Daten in welche Richtung fließen, wer sie validiert und was geschieht, wenn ein Datensatz fehlerhaft ist.
Schulung, Test und Änderungsmanagement
Ein System, das die Personalabteilung versteht, aber von den Führungskräften gemieden wird, wird nicht den erwarteten Ertrag bringen. Führungskräfte müssen wissen, wie sie Urlaubsanträge genehmigen, Leistungsbeurteilungen abschließen und Informationen finden, die für ihr Team relevant sind. Mitarbeiter benötigen eine einfache Erklärung, was sich für sie ändert und wann.
Schulungen müssen nicht aufwendig sein, insbesondere bei einer intuitiven Plattform. Sie müssen jedoch gut geplant werden. Planen Sie Mittel für Benutzerakzeptanztests mit realistischen Szenarien, rollenbasierte Anleitungen und Zeit ein, um Probleme vor der Einführung zu beheben. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, sparen Sie zwar im ersten Monat Geld, verursachen aber im nächsten Jahr unnötige Supportanfragen im Personalbereich.
Projektmanagement und Unterstützung
Einige Anbieter stellen einen namentlich benannten Implementierungsberater zur Verfügung und bieten planmäßige Workshops an. Andere bieten eine Selbstbedienungs-Einrichtung mit Support bei Bedarf an. Keines der beiden Modelle ist grundsätzlich besser. Ein gut organisierter Personalverantwortlicher mit einem standardisierten Aufgabenbereich kann mit angeleiteter Selbstbedienung gut zurechtkommen, während ein wachsendes, länderübergreifendes Unternehmen möglicherweise eine engere Projektbetreuung schätzt.
Fragen Sie nach, wie viele Workshops, Konfigurationsstunden und Support-Termine nach dem Start enthalten sind. Fragen Sie außerdem, was passiert, wenn das Projekt den vorgesehenen Zeitplan überschreitet. Transparente Antworten sind wichtiger als ein niedriger Einstiegspreis.
Die Kosten, die im Angebot des Anbieters nicht aufgeführt sind
Ihr interner Aufwand stellt echte Kosten dar, auch wenn er nicht in Form einer Rechnung erscheint. Ein Personalverantwortlicher benötigt möglicherweise Zeit, um Daten zu bereinigen, Fragen zu Richtlinien zu beantworten, Arbeitsabläufe zu testen, die Gehaltsabrechnung zu koordinieren und die Änderung zu kommunizieren. Auch die Finanzabteilung, die IT-Abteilung und die Abteilungsleiter spielen eine Rolle, wenn es um Genehmigungen, Sicherheit oder Integrationen geht.
In einem kleineren Unternehmen sollten Sie einen verantwortlichen Projektleiter benennen und diesem Zeit für die Projektarbeit reservieren. Die Umsetzung gerät oft ins Stocken, wenn sie als Aufgabe betrachtet wird, die nur neben dringenden Aufgaben wie Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterbeziehungen erledigt werden kann.
Auch das Aufschieben von Entscheidungen ist mit Kosten verbunden. Sind die Urlaubsregelungen unklar oder ist die Zuständigkeit für Mitarbeiterdaten umstritten, kann ein Anbieter keine Gewissheit in die Plattform einbauen. Klären Sie diese Fragen bereits in der Erkundungsphase, anstatt später für wiederholte Überarbeitungen aufkommen zu müssen.
Eine sinnvolle Vorgehensweise bei der Festlegung Ihres Implementierungsbudgets
Beginnen Sie mit dem Ergebnis, das Sie in den ersten sechs Monaten erreichen möchten. Für viele KMU bedeutet das eine einheitliche Personalakte sowie die Möglichkeit zur Selbstabwicklung von Routineanfragen, einheitliches Onboarding und eine übersichtliche Berichterstattung. Diese Grundlagen schaffen oft einen größeren Mehrwert als der Versuch, jeden HR-Prozess auf einmal zu automatisieren.
Trennen Sie dann die unverzichtbaren Funktionen von denen, die erst in späteren Phasen benötigt werden. Der Austausch von Gehaltsdaten mag zum Projektstart unerlässlich sein. Ein detaillierter Schulungskatalog oder ein maßgeschneiderter Leistungsprozess lassen sich hingegen besser einführen, sobald sich die Mitarbeiter mit dem Kernsystem vertraut gemacht haben. Eine schrittweise Umsetzung ist kein Kompromiss, wenn sie die Akzeptanz fördert und das Projektrisiko verringert.
Verwenden Sie beim Vergleich von Angeboten denselben Umfang für jeden Anbieter. Geben Sie jedem die Anzahl der Mitarbeiter, Länder, juristischen Personen, erforderlichen Integrationen, Datenquellen und das geplante Startdatum an. Andernfalls kann ein Angebot Migration und Schulung beinhalten, während ein anderes beides ausschließt, was einen direkten Preisvergleich irreführend macht.
Es ist ratsam, eine Reserve von etwa 10 bis 20% für angemessene Änderungen einzuplanen, insbesondere wenn die Anforderungen hinsichtlich Datenqualität oder Integration noch ungewiss sind. Dies ist kein Freibrief für ein Projekt mit unbestimmter Laufzeit, sondern eine praktische Rückstellung für Informationen, die erst im Zuge der detaillierten Arbeit zutage treten werden.
Wenn niedrigere Kosten zu einer falschen Sparsamkeit führen können
Die günstigste Lösung ist nicht immer die wirtschaftlichste. Eine Plattform, die manuelle Exporte, separate Anmeldungen und umfangreiche Umgehungslösungen erfordert, mag zwar niedrige Einrichtungskosten haben, führt aber weiterhin zu dem Verwaltungsaufwand, den Sie eigentlich vermeiden wollten. Ebenso kann der Kauf eines Systems der Enterprise-Klasse mit monatelanger Beratung für ein Unternehmen mit 75 Mitarbeitern und Standardanforderungen unverhältnismäßig teuer sein.
Achten Sie darauf, dass das System zu Ihren betrieblichen Gegebenheiten passt. Ein wachsendes KMU benötigt in der Regel ausreichend Flexibilität für seine Richtlinien, solide Berechtigungsstrukturen, zuverlässige Berichterstellung und einen klaren Weg für zukünftiges Wachstum. Es benötigt nicht unbedingt eine stark angepasste Lösung, die für einen globalen Konzern konzipiert wurde.
Datenspeicherort und Datensicherheit sollte Teil dieser Bewertung sein und nicht erst spät im Beschaffungsprozess als kostspielige Zusatzoption entdeckt werden. Wenn Sie europaweit tätig sind, sollten Sie wissen, wo die Mitarbeiterdaten gehostet werden, wie der Zugriff kontrolliert wird und ob der Anbieter Sie bei der Erfüllung Ihrer DSGVO-Verpflichtungen unterstützen kann. Eine dedizierte Umgebung kann besonders dann relevant sein, wenn die Isolierung und die Eigenverantwortung für HR-Daten Priorität haben.
Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie das Projekt genehmigen
Ein glaubwürdiger Implementierungsvorschlag sollte seine Annahmen transparent darlegen. Fragen Sie den Anbieter vor der Unterzeichnung, ob die Datenmigration enthalten ist, welche Integrationen abgedeckt sind, wie viele Schulungen geplant sind und welche Unterstützung nach dem Go-Live zur Verfügung steht. Legen Sie fest, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist, wie die Abnahmekriterien lauten und welche Entscheidungen Sie treffen müssen, bevor mit der Konfiguration begonnen werden kann.
Bitten Sie auch um einen realistischen Zeitplan, der auf Ihrem Umfang basiert, und nicht um ein allgemeines Versprechen. Eine fokussierte Implementierung kann schnell voranschreiten, wenn Daten und Entscheidungen vorliegen. Ein überstürzter Go-Live mit ungeprüften Berechtigungen oder unvollständiger Schulung der Vorgesetzten lohnt sich selten.
Cognitis.cloud wurde speziell auf dieses praktische Gleichgewicht für wachsende europäische Teams ausgerichtet: Die Konsolidierung der zentralen HR-Aufgaben auf einer einzigen Plattform bei gleichzeitiger Fokussierung der Implementierung auf jene Prozesse, die zunächst den größten operativen Unterschied bewirken.
Die beste Investition in ein HRIS ist nicht die mit den niedrigsten Einrichtungskosten. Es ist die Investition, die Ihrem HR-Team übersichtlichere Daten, weniger manuelle Übergaben und ein System beschert, das die Mitarbeiter auch noch lange nach dem Ausscheiden des Projektteams tatsächlich nutzen werden.
