Нова HRIS система може да изглежда достъпна, докато не пристигне предложението за внедряване. Таксата за лиценз е само една част от решението. И така, колко струва внедряването на HRIS? За европейско МСП, реалистичният отговор зависи по-малко само от броя на служителите, а повече от броя на процесите, системите и държавите, които трябва да обедините.
Едно изчистено внедряване за отделна организация с коректни данни за служителите може да изисква скромна еднократна инвестиция. Бизнес, развиващ дейност в няколко държави, който заменя няколко несвързани инструмента, преработва работни потоци за одобрение и интегрира управлението на заплатите, ще се нуждае от по-голям бюджет. Правилният въпрос не е просто “Каква е таксата за настройка?”. Въпросът е “Какво ще е необходимо, за да се постигне надеждна, възприета система, която намалява работата след стартиране?”.”
Колко струва внедряването на HRIS за малки и средни предприятия?
Като практически диапазон за планиране, МСП могат да очакват внедряването да струва от няколко хиляди евро за фокусирана, стандартна конфигурация до десетки хиляди за сложно внедряване, включващо интеграции, исторически данни и множество юридически лица. Разходи за софтуерни абонаменти обикновено са отделни, въпреки че някои доставчици включват услуги за въвеждане в първоначален едногодишен договор.
За компания с 10 до 50 служители, внедряването често е сравнително ограничено, когато обхватът покрива основни данни за служителите, отпуски, въвеждане в длъжност и стандартни потоци на одобрение. При 100 до 500 служители, цената обикновено се увеличава, тъй като има повече мениджъри за обучение, повече данни за валидиране и повече изключения за разрешаване. По-голямата работна сила не означава автоматично труден проект, но често разкрива разлики в процесите, които преди това са били скрити от електронни таблици.
Най-полезният бюджет се състои от три части: услуги от доставчици, време на вътрешния екип и резерв. Пренебрегването на второто и третото е причината един привидно евтин HRIS проект да стане скъп.
За какво всъщност плащате
Таксите за изпълнение трябва да отразяват работата, която създава използваема система, а не само достъпа до план на проекта. Попитайте всеки доставчик да детайлизира какво е включено и какво подлежи на таксуване. Следните области обикновено определят цената.
Конфигурация и дизайн на процеса
Всяка HRIS се нуждае от решения относно организационната структура, полетата за служителите, веригите за одобрение, политиките за отпуски, шаблоните за документи и разрешенията. Стандартизирането на тези области поддържа разходите ниски. Повторното прилагане на всяко съществуващо изключение бързо ги повишава.
Тук малките HR екипи се възползват, като вземат решения. Ако всеки отдел има различно правило за одобрение без ясна бизнес причина, въвеждането на тази сложност в нова платформа просто затруднява бъдещата администрация. Използвайте внедряването като възможност за съгласуване на разумен стандартен процес, след което документирайте действително необходимите изключения.
Миграция на данни и почистване на данни
Преместването на досиетата на служителите звучи рутинно, докато не откриете несъответстващи длъжностни наименования, липсващи дати на започване, дублирани записи или документи, съхранявани в лични папки. Самият технически процес на импортиране може да е лесен. Подготовката на достоверни данни често е истинската задача.
Решете рано какво трябва да бъде преместено. Активните досиета на служителите обикновено са от съществено значение. Старите оценки на изпълнението, изтеклите документи и годишната история на отпуските може да не са такива. Запазването на достъпен архив може да бъде по-практично, отколкото плащането за трансформиране на всяко историческо поле за импортиране.
Интеграции
Интеграциите са една от най-големите променливи в цената за внедряване на HRIS. Връзките към заплатите, управлението на самоличностите, счетоводството, подбора на персонал и проследяването на работното време изискват ясно разпределение на отговорностите и тестване. Стандартният конектор обикновено изисква по-малко усилия от специфичен обмен на данни, но дори стандартните интеграции се нуждаят от картографиране на полетата и договорено време за предаване.
За европейските организации, управлението на заплатите заслужава специално внимание. Местните правила за заплатите, структурите на дружествата и крайните срокове означават, че интеграцията не може да се третира като нещо второстепенно. Потвърдете точно какви данни протичат във всяка посока, кой ги валидира и какво се случва при неуспех на запис.
Обучение, тестване и управление на промените
Система, която отдел "Човешки ресурси" разбира, но мениджърите избягват, няма да донесе очакваната възвръщаемост. Мениджърите трябва да знаят как да одобряват отпуски, да завършват прегледи и да намират информация, свързана с техния екип. Служителите се нуждаят от просто обяснение какво се променя за тях и кога.
Обучението не е задължително да бъде сложно, особено за интуитивна платформа. То трябва да бъде планирано. Предвидете бюджет за тестване за приемане от потребителите с реални сценарии, насоки, базирани на роли, и време за отстраняване на проблеми преди стартиране. Пропускането на тази работа може да спести пари през първия месец и да създаде ненужни HR билети за следващата година.
Управление на проекти и поддръжка
Някои доставчици включват назначен консултант по внедряване и планирани работни срещи. Други предлагат самообслужваща настройка с поддръжка, когато е необходима. Нито един от моделите не е по-добър сам по себе си. Добре организиран HR лидер със стандартен обхват може да процъфтява с насочено самообслужване, докато разрастващ се многоезичен бизнес може да оцени по-близката проектна поддръжка.
Колко работни срещи, часове за конфигурация и сесии за поддръжка след стартиране са включени? Също така, какво се случва, ако проектът надхвърли предвидения срок? Прозрачните отговори са по-важни от ниска начална цена.
Разходите, които не се отразяват във фактурата от доставчика
Вашите вътрешни усилия са реални разходи, дори и да не се появяват като фактура. Мениджърът по човешки ресурси може да се нуждае от време за почистване на данни, отговаряне на въпроси по политики, тестване на работни процеси, координиране на заплати и комуникиране на промяната. Финанси, ИТ и мениджъри на отдели също ще имат роля, когато са включени одобрения, сигурност или интеграции.
За по-малка компания, планирайте един отговорен собственик на проекта и му осигурете специално време. Внедряването обикновено се забавя, когато се третира като работа, която трябва да се извърши само между спешни задачи по набиране на персонал, заплати и трудови отношения.
Съществува и цена за отлагането на решенията. Ако правилата за отпуск не са ясни или собствеността на данните на служителите се оспорва, доставчикът не може да конфигурира сигурност в платформата. Разрешете тези въпроси по време на проучването, вместо да плащате за многократни ревизии по-късно.
Разумен начин за определяне на бюджета за изпълнение
Започнете с резултата, който ви е нужен през първите шест месеца. За много МСП това означава един надежден запис на служител, самообслужване при рутинни заявки, последователно въвеждане и ясно отчитане. Тези основи често създават повече стойност, отколкото опитите за автоматизиране на всеки HR процес наведнъж.
След това отделете задължителните компоненти от по-късните фази. Обменът на данни за заплати може да е от съществено значение при стартирането. Подробен каталог за обучение или силно персонализиран процес на оценка на представянето може да бъде по-добре въведен, след като служителите се чувстват комфортно с основната система. Фазирането не е компромис, ако защитава приемането и намалява проектния риск.
Когато сравнявате предложения, използвайте един и същ обхват за всеки доставчик. Дайте на всеки от тях броя на служителите, държавите, юридическите лица, необходимите интеграции, източниците на данни и целевата дата за стартиране. В противен случай една оферта може да включва миграция и обучение, докато друга изключва и двете, което прави директното сравнение на цените подвеждащо.
Разумно е да се предвиди резерв от около 10 до 20% за обосновани промени, особено ако изискванията за качеството на данните или за интеграцията все още са неясни. Това не е разрешение за проект с неопределена продължителност. Става дума за практичен резерв за информация, която ще бъде разкрита едва след започването на подробната работа.
Където по-ниската цена може да се превърне в фалшива икономия
Най-евтиният маршрут не винаги е най-икономичният. Платформа, която изисква ръчни експорти, отделни влизания и обширни заобикаляния, може да има ниска такса за внедряване, но да запази административната тежест, която сте се опитвали да премахнете. Също така, закупуването на система от корпоративен клас с месеци консултации може да бъде непропорционално за бизнес със 75 души със стандартни нужди.
Потърсете съответствие между системата и вашата оперативна реалност. Растящата малка и средна фирма обикновено се нуждае от достатъчна гъвкавост за своите политики, силни разрешения, надеждно отчитане и ясен път за бъдещ растеж. Тя не се нуждае непременно от силно персонализирана програма, предназначена за глобална корпорация.
Местоположение на данните и сигурност трябва да бъде част от тази оценка, а не скъпа допълнителна услуга, открита късно в процеса на възлагане на обществени поръчки. Ако оперирате в цяла Европа, разбирайте къде се съхраняват данните на служителите, как се контролира достъпът и дали доставчикът може да подкрепи вашите отговорности по GDPR. Специализираната среда може да бъде особено релевантна, когато изолацията и собствеността върху данните за човешки ресурси са приоритет.
Въпроси, които да зададете, преди да одобрите проекта
Предложение за надеждна имплементация трябва да направи допусканията си видими. Преди да подпишете, попитайте доставчика дали миграцията на данни е включена, кои интеграции са обхванати, колко обучителни сесии са планирани и каква поддръжка е налична след стартирането. Установете кой притежава всяка задача, какви са критериите за приемане и какви решения трябва да вземете, преди да започне конфигурацията.
Също така, поискайте реалистичен график, базиран на обхвата на проекта, а не общо обещание. Фокусираното внедряване може да протече бързо, когато данните и решенията са готови. Прибързаното стартиране с непроверени разрешения или непълно обучение на мениджърите рядко си заслужава.
Cognitis.cloud е проектиран около този практически баланс за развиващите се европейски екипи: консолидиране на основните HR дейности в една платформа, като същевременно се фокусира върху процесите, които първо ще окажат най-голямо оперативно въздействие.
Най-добрата инвестиция в HRIS не е тази с най-ниската такса за настройка. Тя е тази, която оставя вашия HR екип с по-чисти данни, по-малко ръчни прехвърляния и система, която хората действително ще използват дълго след като проектният екип е приключил работа.
