Пропуснат опреснителен курс по безопасност, изтекъл сертификат или непълен модул за защита на данните могат да се превърнат в реален бизнес риск много преди някой да го забележи. За един растящ HR екип, знаейки как да проследявате спазването на изискванията за обучение означава да можете да отговорите на един прост въпрос по всяко време: от кого какво се изисква, до кога и можем ли да го докажем?
Трудността рядко е самото обучение. Това е администрацията около него. Изискванията се различават според ролята, местоположението и вида на договора. Нови служители пристигат всеки месец. Мениджърите се нуждаят от видимост, служителите се нуждаят от напомняния, а одиторите очакват доказателства, които са точни и лесни за извличане. Една електронна таблица може да свърши работа за 20 души и един годишен курс. Тя става ненадеждна, когато организацията ви расте в различни екипи или държави.
Започнете с изискванията за съответствие, а не с каталога с курсове
Обучението за спазване на изискванията не е същото като предлагането на възможности за учене. Обучението за съответствие обхваща дейности, които служителите трябва да завършат, за да отговорят на законови, регулаторни, договорни или вътрешни изисквания на политиката. В зависимост от вашия бизнес това може да включва здраве и безопасност, информационна сигурност, осведоменост относно GDPR, борба с тормоза, първа помощ, опазване, финансово поведение или технически сертификати.
Започнете с документиране на всяко изискване на опростен език. За всеки задължителен курс дефинирайте кой трябва да го завърши, защо е задължителен, колко често трябва да се подновява и какво се счита за валидно завършване. Включете лицето или екипа, отговорни за поддържането на изискването.
Тази стъпка е от значение, защото общите правила създават ненадеждни отчети. Една политика, която гласи “всички служители трябва да завършват обучение по сигурност ежегодно”, звучи ясно, но скоро се появяват изключения. Прилага ли се от първия ден? Включени ли са подизпълнителите? Какво се случва, когато някой е в дългосрочен отпуск? Ако местно изискване се прилага само за служители в Германия или Белгия, може ли вашата система да разграничи тази група автоматично?
Работещата рамка за съответствие отчита тези случаи, преди да започне изпращането на напомняния.
Създаване на обучителни групи въз основа на данни за служителите
Най-надеждният начин за проследяване на спазването на изискванията за обучение е чрез задаване на изисквания въз основа на атрибутите на служителите, вместо ръчно добавяне на имена към списъци с курсове. Типичните атрибути включват отдел, длъжност, работно място, юридическо лице, мениджър, тип заетост и дата на започване.
Например, всички служители в склада може да се нуждаят от въвеждащо обучение по здраве и безопасност през първата си седмица, докато мениджърите се нуждаят от обучение за предотвратяване на тормоз, а финансовият персонал – от специализиран модул за информационна сигурност. Ако даден служител смени длъжността си, неговите задължения за обучение трябва да се променят заедно с нея.
Тук е мястото, където несвързаните системи създават излишна работа. Когато трудови досиета информацията за служителите е в един инструмент, обученията в друг, а данните за отсъствията в трети, което налага HR отделите да съгласуват промените ръчно. Това увеличава вероятността за възникване на грешки при назначаването на обучение или за пропускане на служител изобщо.
За европейските малки и средни предприятия единният HR запис е особено полезен, когато изискванията варират в различните юридически лица или държави. Целта не е всяко правило да бъде еднакво. Целта е правилното правило да се прилага последователно към правилните хора.
Задайте ясни дати и правила за завършване
Един запис за обучение изисква нещо повече от статус “завършено”. Той трябва да показва дата на възлагане, краен срок, дата на завършено обучение, дата за подновяване и при необходимост – подкрепящи доказателства.
Задайте крайни срокове спрямо събитието, което е предизвикало изискването. Въвеждането на нов служител може да бъде със срок до седем дни от присъединяването. Сертификатът може да изтече точно 12 месеца след завършването. Потвърждението на политика може да се наложи да бъде повторено, след като бъде публикувана актуализирана политика.
Бъдете прецизни относно това какво означава завършване. За кратък курс за осведоменост това може да означава преглед на материала и преминаване на кратка оценка. За регулирана квалификация може да се нуждаете от сертификат, име на доставчик, оценка и срок на валидност. Ако преките ръководители могат да одобряват практическо обучение, дефинирайте дали тяхното одобрение само по себе си е достатъчно или ЧР трябва да проверят придружаващите документи.
Тук има компромис. Събирането на всяка възможна точка от данни създава подробна одитна следа, но може да разочарова служителите и мениджърите. Събирайте доказателствата, необходими за съответното ниво на риск. Квалификацията за пожарникар заслужава по-строга проверка от обикновеното запознаване с вътрешна политика.
Използвайте напомняния, които се ескалират, преди да изтекат крайните срокове
Повечето просрочени обучения не са умишлено неспазване на правилата. Хората са заети, мениджърите предполагат, че някой друг следи въпроса, а известията пристигат в неподходящ момент. Ефективният процес използва предсказуем график за напомняне, вместо едно последно предупреждение на датата на падежа.
Разумната последователност може да включва първоначално възлагане, напомняне две седмици преди крайния срок, друго напомняне няколко дни преди това и ескалация след изтичането на крайния срок. Служителят трябва да разбере какво трябва да направи и колко време ще му отнеме. Неговият мениджър трябва да получи видимост достатъчно рано, за да премахне практичните пречки, като например работно натоварване, достъп или замяна на смяна.
Избягвайте да третирате всеки просрочен елемент по един и същ начин. Изтекъл лиценз или задължителна квалификация за безопасност може да изискват незабавно ескалиране. Закъснял вътрешен опренителен курс може да бъде уреден чрез следващата среща с мениджъра. Вашият работен процес трябва да отразява тази разлика в риска.
Създайте табло за управление на съответствието, върху което мениджърите могат да предприемат действия
Полезен табло не показва просто процент на завършеност. Той казва на ЧР и мениджърите къде се изискват действия.
Най-малкото, докладвайте за назначено, завършено, с наближаващ краен срок, просрочено и изтекло обучение. Позволете данните да бъдат филтрирани по екип, мениджър, местоположение, юридическо лице и курс. Мениджърите трябва да виждат собствените си екипи, без да получават достъп до ненужни данни на служителите.
Обърнете сериозно внимание на знаменателя зад всеки процент. Ако 90 от 100 души са завършили курс, процентът е 90%. Но ако десет души са били изключени погрешно, тъй като промяната в ролята не е била отчетена, цифрата създава фалшиво успокоение. Отчитане на съответствието е надеждна точно толкова, колкото са надеждни данните за служителите и логиката за тяхното разпределение зад нея.
Прегледайте както тенденциите, така и текущото състояние. Ако даден отдел постоянно пропуска крайни срокове, причината може да е оперативна, а не поведенческа. Обучението може да не е достъпно на споделени устройства, сменните графици може да не оставят защитено време за учене или курсът може да е твърде дълъг за целта, която трябва да постигне.
Пазете доказателствата готови за одити и вътрешни проверки
Когато одитор, клиент или регулаторен орган поиска доказателство, Човешките ресурси не трябва да търсят в пощенски кутии, портали за обучение и споделени дискове. Съхранявайте записа за завършване, съответния сертификат и всякакво одобрение от мениджър на контролирано място, свързано със служителя и изискването за обучение.
Добрите доказателства се нуждаят и от контекст. Те трябва да показват коя версия на курс или политика е била завършена, кога е била завършена и дали тя остава валидна. Това е особено важно, когато политиките се актуализират. С служител, който е потвърдил версия 2.1 на дадена политика преди две години, не задължително е потвърдил версия 3.0.
Задай срокове на съхранение които отговарят на вашите законови задължения и вътрешни политики. Съхраняването на всичко за неопределено време не е автоматично по-безопасно, особено когато става въпрос за лични данни. В европейски контекст обучителните записи трябва да се управляват със същата грижа като останалите данни за човешките ресурси: ясна цел, контролиран достъп и защитим подход към срока на съхранение.
Направете отговорността видима за HR, ръководители и служители
ЧР трябва да отговаря за процеса, но не и за всяка последваща задача. Служителите носят отговорност за завършването на възложените обучения. Мениджърите отговарят за осигуряването на време и за предприемането на действия при просрочени задачи. ЧР поддържа изискванията, отчетността и доказателствата. Експертите по съответната тематика могат да отговарят за съдържанието на курсовете, докато ИТ екипите или екипите по съответствие (комплайънс) могат да отговарят за конкретни стандарти за контрол.
Запишете тези отговорности. Без ясна собственост просроченото обучение се превръща в споделен проблем, който никой не решава.
Също така е полезно да се договори процес за изключения. Служителите в отпуск по родителство, дългосрочен болничен или продължително бизнес пътуване може да се нуждаят от коригиран краен срок. Документираното изключение с променен краен срок е далеч по-добре от това някой тихо да бъде изключен от отчет.
Прегледайте процеса, когато бизнесът се променя
Съответствието с обучението не е административна задача, която правиш и забравяш. Преглеждайте изискванията, когато отваряте нов обект, въвеждате нов продукт, променяте политика, придобивате друг бизнес или премествате служители в регулирани длъжности. Тези събития често променят кой се нуждае от обучение и какви доказателства трябва да запазите.
Тримесечен преглед обикновено е достатъчен за повечето малки и средни предприятия, с незабавни прегледи след съществени регулаторни или организационни промени. Попитайте дали всеки задължителен курс все още служи за ясна цел, дали процентите на завършване разкриват проблем с процеса и дали мениджърите могат да получат необходимата им информация, без да искат от ЧР ръчен отчет.
Cognitis.cloud обединява данните за служителите, записите за обучение и работните процеси по съответствие в една HR среда, като помага на разрастващите се екипи да заменят гоненето на таблици с ясна и подлежаща на одит отговорност. Практическият тест е прост: ако мениджър попита кой е със закъснение днес, отговорът ви трябва да отнеме секунди, а не седмица проверка на файлове.
