Файлът с ведомостта за заплати на бивш служител все още стои в споделена папка шест години след напускането му. Мениджър пази бележки от интервюта за неопределено време, в случай че дадена позиция бъде отворена отново. Данните може да изглеждат безобидни, но всеки излишен запис увеличава риска за поверителността ви, затруднява исканията за достъп на субектите на данни и оставя ЧР (човешки ресурси) в неведение какво трябва да бъде изтрито. Това ръководство относно запазването на данни на служители в ЕС обяснява как растящите организации могат да вземат защитими решения, без да превръщат администрацията на ЧР в правен проект.
Центralното правило е ясно: не съхранявайте лични данни по-дълго от необходимото за целта, за която са били събрани. Прилагането му е по-малко ясно. Трудовите досиета често служат за няколко цели едновременно, а задълженията за съхранение варират в зависимост от държавата, вида на записа и възможността за бъдещ иск. Целта не е да се изтрива всичко бързо. Целта е да запазите това, което можете да обосновете, да го защитите правилно и да го унищожите по контролиран график.
Какво означава запазването на данни на служителите в ЕС на практика
Съгласно принципа на ОРЗД за ограничение на съхранението, организацията се нуждае от срок за съхранение или ясни критерии за определянето му. Формулировка като „запазване на записи за бизнес цели“ рядко е достатъчна. Човешките ресурси трябва да могат да обяснят какви данни съхраняват, защо ги съхраняват, правната или оперативната причина за срока на съхранение и какво се случва, когато този срок изтече.
За европейските малки и средни предприятия това става още по-сложно, когато екипите работят отвъд границите. Изискванията относно заплатите, данъците, социалното осигуряване и трудовото право могат да бъдат определени на национално ниво, докато ОРЗД установява по-широката рамка за поверителност. Срокът за съхранение на данни, подходящ за германски ведомости за заплати, може да не е подходящ за белгийско лично досие, дори ако и двамата служители работят за една и съща група.
Ето защо едно общо правило, като например изтриването на всички данни за напуснали служители след седем години, изкушава, но е рисковано. То може да запази известна информация за твърде дълго време и да изтрие други записи, преди да са изтекли законовото задължение или давностният срок. Една разумна политика използва общ процес със специфични за съответната държава срокове за съхранение.
Започнете с цели, а не с папки
Повечето човешки ресурси наследяват данни в системи, пощенски кутии и електронни таблици, организирани около процеси, а не около правни цели. Това затруднява решаването на това какво може да бъде премахнато. Започнете с картографиране на жизнения цикъл на служителските данни от подбора до напускането и след това.
За всяка категория запишете целта, собственика на данните, мястото на съхранение, контрола на достъпа, правното основание, обичайния срок на съхранение и метода на изтриване. Целта не е да се създаде перфектен опис на данните още първия ден. Целта е да се идентифицират записите, които са с голям обем, чувствителни или лесно могат да бъдат пропуснати.
Общите категории включват молby за постъпване на работа, доказателства за право на труд, подписани договори, ведомости за заплати и данъчни документи, записи за присъствие, данни за отсъствия, оценки на представянето, разходи, обучителни записи, дисциплинарни материали и документация при напускане. Чувствителните категории заслужават особено внимание. Здравната информация, членството в синдикати и други данни от специални категории се нуждаят от по-силни предпазни мерки и не трябва да попадат в общите персонални бележки.
Едно практично разграничение е от полза тук. Някои записи трябва да бъдат съхранявани, тъй като законът го изисква, като например определени финансови, данъчни или социалноосигурителни записи. Други се съхраняват за установяване, упражняване или защита на правни претенции, като например съответната история на договорите и трудовата заетост. Трета група се съхранява само защото може да бъде полезна. Тази последна група трябва да бъде подложена на най-строга проверка.
Задайте срокове за съхранение, които могат да бъдат защитени
Няма универсална таблица на ЕС за съхранение на данни, която да елиминира необходимостта от преценка. Националните правила и секторните изисквания са от значение. Въпреки това HR може да установи надежден метод за определяне на всеки период.
Първо, установете дали в държавата, където работи служителят или където е установен работодателят, се прилага задължение за съхранение. Изискванията относно ведомостите за заплати и счетоводството са често срещани примери, но точните срокове се различават. След това вземете предвид съответната давност за трудови, данъчни или граждански искове. Накрая проверете дали информацията е наистина необходима през целия този период или съкратен запис би бил достатъчен.
Например, съхраняването на пълно досие на персонала за дълъг период по претенция може да бъде прекалено, ако само трудовият договор, основните допълнителни споразумения, историята на ведомостите за заплати и съществената кореспонденция са от значение за евентуален спор. Рутинните вътрешни съобщения, дублиращите се документи и остарелите контакти за спешни случаи по принцип нямат основание да остават наред с тях.
Данните за подбор на персонал изискват подобна сдържадност. Ако даден кандидат бъде отхвърлен, неговата информация често ще се нуждае от по-кратък срок на съхранение от трудовото досие. Съхраняването на кандидатура за евентуални бъдещи свободни работни места може да бъде възможно само когато разполагате с ясно, документирано основание и сте съобщили това по подходящ начин. Пулът от таланти от кандидати не трябва да се превръща в перманентен архив от автобиографии.
Вашата политика трябва да указва кога започва да тече срокът. Дали това е прекратяването на трудовите правоотношения, краят на финансовата година, приключването на спор или датата, на която изтича срокът на базата данни с кандидати, основана на съгласие? Неяснотата е моментът, в който политиките за съхранение се провалят при ежедневната работа.
Не пренебрегвайте правните задържания за запазване на данни
Нормалното изтриване трябва да бъде поставено на пауза, когато спор, одит, разследване или правдоподобно правно основание изискват запазване на съответните записи. Това често се нарича правно задържане (legal hold). То трябва да бъде насочено, документирано и преглеждано редовно, а не да се третира като причина за безсрочно запазване на данните на всеки бивш служител.
Един основен процес на правно задържане идентифицира съответните лица и източници на данни, ограничава изтриването, записва причината и отговорника, след което вдига задържането, след като казусът бъде разрешен. Отделите по човешки ресурси, правните съветници, финансите и IT отделът може да се наложи да бъдат ангажирани, по-специално когато информацията се намира извън системата за човешки ресурси.
Създайте график за съхранение, който хората наистина ще използват
Само една политика няма да изчисти старите файлове. Вашият график за запазване трябва да превърне правните и оперативните решения в действия, които отделът по човешки ресурси може да изпълнява последователно.
За всяка категория записи включете поне следните данни:
- целта и правното основание за неговото съхранение
- приложимата държава или субект
- спусъкът и периодът на запазване
- действието по заличаване, анонимизиране или преглед
- отговорният собственик на бизнеса и всяко изключение за правно задържане
Графикът трябва да бъде разбираем. Един 40-страничен юридически документ може да е точен, но няма да помогне на ръководителя по управление на персонала да реши какво да прави с изтекъл разход в стара папка. Придружаващите бележки могат да обяснят правната логика, докато оперативният график трябва да прави следващото действие очевидно.
Когато данните за заетостта се съхраняват в няколко инструмента, посочете всеки източник. Ведомостта за заплати, подборът на персонал, проследяването на работното време, обучението и споделените дискове могат да запазят копия, след като основният профил на служителя е бил изтрит. Най-честият пропуск не е неправилна политика. Това е изтриването на данни от една система, докато те се оставят в експортирани файлове, екипни папки или имейл приложения.
Автоматизирайте рутинното изтриване с човешки преглед там, където е от значение
Ръчното изтриване може да работи за малък екип и ограничен брой записи, но то става ненадеждно с увеличаването на броя на служителите и държавите. Автоматизираните напомняния, етикетите за запазване и работни потоци за изтриване намаляват вероятността прегледът да бъде забравен. Те също така създават одитна следа, която показва, че организацията спазва собствената си политика.
Автоматизацията не трябва да отменя преценката. Записите, свързани с жалба, дългосрочно отсъствие, сигнал за нарушения или текущ спор, може да се нуждаят от преглед преди изтриване. Проектирайте работния си процес така, че рутинните данни с нисък риск да се обработват автоматично, докато изключенията се насочват към отговорно лице.
Една обединена HR платформа може да намали оперативната тежест, тъй като документите на служителите, отпуските, представянето и записи по присъединяване се управляват от по-малко места. Например, Cognitis.cloud предоставя специализирана среда в ЕС Това помага на екипите да поддържат HR данните в една контролирана система, вместо в несвързани помежду си инструменти. Това не определя законовите ви срокове за съхранение на данни вместо вас, но може да улесни прилагането и доказването на одобрените графици.
Третирайте изтриването като контролиран процес
Изтриването не винаги е едно щракване. Трябва да прецените дали данните ще бъдат заличени завинаги, анонимизирани за справки или преместени в ограничен архив за оправдан период от време. Отговорът зависи от целта.
Анонимизираните тенденции при работната сила могат да бъдат полезни за планиране, без да се запазват идентифицируеми записи на служителите. Но данните са наистина анонимизирани само ако лицата не могат да бъдат разумно идентифицирани отново. Простото премахване на имената от数据集а на малък екип може да не е достатъчно.
За данните, които трябва да бъдат изтрити, включете архивите и интеграциите в своя подход. Незабавното премахване от всяко копие за архивиране може да не е технически осъществимо или необходимо, ако достъпът до архива е строго контро́лиран и данните се презаписват в рамките на определен цикъл. Важното е изтритите активни данни да не могат да бъдат възстановени случайно и периодът на съхранение на архива да бъде документиран.
Сигурното унищожаване важи и за хартията. Старите лични досиета, разпечатаните формуляри за отсъствия и подписаните документи трябва да се съхраняват в ограничено хранилище до тяхното планово унищожаване, след което да бъдат накъсани или унищожени чрез одобрен процес за конфиденциалност. Една политика, която обхваща само цифрови записи, оставя ясна празнина.
Прегледайте политиката, когато вашата организация се променя
Съхранението на данни за служителите не е задача за съответствие, която да се направи веднъж и да се забрави. Преглеждайте графика поне веднъж годишно и винаги, когато навлизате в нова държава, сменяте доставчика на ведомостта за заплати, въвеждате нов HR инструмент или променяте начина, по който обработвате чувствителни данни. Сливане, преструктуриране или нов колективен трудов договор също могат да повлияят на това какво е необходимо да съхранявате.
Възложете ясна отговорност за политиката на едно лице, но не го оставяйте да работи само. Човешките ресурси разбират записите, финансовият отдел разбира нуждите на законоустановеното счетоводство, ИТ отделът разбира системите и архивирането, докато местният правен съвет или отделът за заплати могат да валидират специфичните за съответната държава изисквания. За малък екип по човешки ресурси този споделен подход е по-реалистичен от това да се опитва да стане експерт във всяка юрисдикция.
Най-силната политика за запазване на данни не е най-дългата. Тя е тази, която вашият екип може да обясни, приложи и преразгледа, когато обстоятелствата се променят. Започнете с данните, които са най-изложени на риск или най-разпръснати, вземете едно защитимо решение пожертва и оставете графика си за запазване на данни да се превърне в част от нормалните ЧР операции, вместо да е годишна паника.
