Die Gehaltsakte eines ehemaligen Mitarbeiters liegt sechs Jahre nach dessen Ausscheiden immer noch auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk. Ein Vorgesetzter bewahrt Interviewnotizen unbegrenzt auf, für den Fall, dass eine Stelle neu besetzt wird. Die Daten mögen harmlos erscheinen, aber jeder unnötige Datensatz erhöht Ihr Datenschutzrisiko, erschwert Auskunftsersuchen von Betroffenen und lässt die Personalabteilung im Unklaren darüber, was gelöscht werden sollte. Dieser Leitfaden zur Aufbewahrung von EU-Mitarbeiterdaten erklärt, wie wachsende Unternehmen vertretbare Entscheidungen treffen können, ohne dass die Personalverwaltung zu einem juristischen Projekt wird.
Die zentrale Regel ist unkompliziert: Bewahren Sie personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Die Anwendung ist weniger unkompliziert. Personalakten dienen oft mehreren Zwecken gleichzeitig, und die Aufbewahrungspflichten variieren je nach Land, Dokumentenart und der Möglichkeit einer künftigen Klage. Das Ziel ist nicht, alles schnell zu löschen. Es geht darum, das aufzubewahren, was Sie rechtfertigen können, es angemessen zu schützen und es nach einem kontrollierten Zeitplan zu entsorgen.
Was die Aufbewahrung von EU-Mitarbeiterdaten in der Praxis bedeutet
Gemäß dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO benötigt eine Organisation eine Aufbewahrungsfrist oder klare Kriterien für deren Festlegung. Eine Begründung wie die Aufbewahrung von Unterlagen für Geschäftszwecke reicht selten aus. Die Personalabteilung sollte erklären können, welche Daten sie speichert, warum sie diese speichert, aus welchem rechtlichen oder betrieblichen Grund die Aufbewahrungsfrist gilt und was passiert, wenn dieser Zeitraum abläuft.
Für europäische KMU wird dies noch komplexer, wenn Teams länderübergreifend arbeiten. Die Anforderungen an Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialversicherung und Arbeitsrecht werden möglicherweise national festgelegt, während die DSGVO den größeren Datenschutzrahmen vorgibt. Eine für eine deutsche Lohnabrechnung geeignete Aufbewahrungsfrist passt möglicherweise nicht zu einer belgischen Personalakte, selbst wenn beide Mitarbeiter für dieselbe Gruppe arbeiten.
Aus diesem Grund ist eine pauschale Regel wie das Löschen aller Daten ausscheidender Mitarbeiter nach sieben Jahren zwar verlockend, aber riskant. Sie kann dazu führen, dass einige Informationen zu lange aufbewahrt und andere Datensätze gelöscht werden, bevor eine gesetzliche Verpflichtung oder Verjährungsfrist abgelaufen ist. Eine solide Richtlinie verwendet einen einheitlichen Prozess mit länderspezifischen Aufbewahrungsfristen.
Beginnen Sie mit Zwecken, nicht mit Ordnern
Die meisten HR-Teams übernehmen Daten in Systemen, Postfächern und Tabellenkalkulationen, die eher nach Prozessen als nach rechtlichen Zwecken organisiert sind. Das macht es schwierig zu entscheiden, was gelöscht werden kann. Beginnen Sie damit, den Lebenszyklus von Mitarbeiterdaten von der Einstellung bis zum Ausscheiden und darüber hinaus zu erfassen.
Für jede Kategorie sind der Zweck, der Dateneigentümer, der Speicherort, die Zugriffskontrollen, die Rechtsgrundlage, die übliche Aufbewahrungsfrist und die Löschmethode zu erfassen. Sinn und Zweck ist es dabei nicht, am ersten Tag ein perfektes Datenverzeichnis zu erstellen. Es geht vielmehr darum, die Datensätze zu identifizieren, die ein hohes Volumen aufweisen, sensibel sind oder leicht übersehen werden.
Zu den gängigen Kategorien gehören Bewerbungsunterlagen, Nachweise zum Recht auf Beschäftigung, unterzeichnete Verträge, Lohn- und Steuerunterlagen, Anwesenheitslisten, Abwesenheitsdaten, Leistungsbeurteilungen, Spesenabrechnungen, Schulungsunterlagen, Disziplinarunterlagen und Austrittsdokumente. Sensible Kategorien verdienen besondere Aufmerksamkeit. Gesundheitsinformationen, Gewerkschaftszugehörigkeit und andere Daten besonderer Kategorien erfordern stärkere Schutzmaßnahmen und sollten nicht in allgemeine Personalnotizen einfließen.
Hier hilft eine praktische Unterscheidung. Einige Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden, weil das Gesetz dies vorschreibt, wie zum Beispiel bestimmte Finanz-, Steuer- oder Sozialversicherungsunterlagen. Andere werden aufbewahrt, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen, wie etwa relevante Vertrags- und Beschäftigungshistorien. Eine dritte Gruppe wird nur deshalb aufbewahrt, weil sie nützlich sein könnte. Diese letzte Gruppe sollte am kritischsten hinterfragt werden.
Legitimierbare Aufbewahrungsfristen festlegen
Es gibt keine universelle EU-Aufbewahrungstabelle, die die Notwendigkeit einer Beurteilung überflüssig macht. Nationale Vorschriften und branchenspezifische Anforderungen sind von Bedeutung. HR kann jedoch eine zuverlässige Methode zur Festlegung der jeweiligen Frist festlegen.
Prüfen Sie zunächst, ob im Land, in dem der Arbeitnehmer tätig ist oder in dem das beschäftigende Unternehmen seinen Sitz hat, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt. Lohn- und Buchhaltungsanforderungen sind häufige Beispiele, aber die genauen Fristen unterscheiden sich. Berücksichtigen Sie dann die jeweilige Verjährungsfrist für arbeits-, steuer- oder zivilrechtliche Ansprüche. Prüfen Sie schließlich, ob die Informationen während dieses gesamten Zeitraums wirklich notwendig sind oder ob ein reduzierter Datensatz ausreichen würde.
Beispielsweise kann das Aufbewahren einer vollständigen Personalakte für einen langen Schadenszeitraum übertrieben sein, wenn für einen potenziellen Rechtsstreit nur der Arbeitsvertrag, wesentliche Ergänzungen, die Lohn- und Gehaltshistorie und die wesentliche Korrespondenz relevant sind. Routinemäßige interne Nachrichten, doppelte Dokumente und veraltete Notfallkontakte haben im Allgemeinen keinen Grund, neben diesen aufbewahrt zu werden.
Einstellungsdaten erfordern eine ähnliche Zurückhaltung. Wenn ein Bewerber erfolglos ist, erfordern seine Daten oft eine kürzere Aufbewahrungsfrist als eine Mitarbeiterakte. Die Aufbewahrung einer Bewerbung für eventuelle zukünftige Vakanzen ist möglicherweise nur dann zulässig, wenn Sie eine klare, dokumentierte Grundlage haben und dies entsprechend kommuniziert haben. Talentpools von Kandidaten sollten kein permanentes Archiv von Lebensläufen werden.
In Ihrer Richtlinie sollte festgelegt sein, wann die Frist beginnt. Ist dies das Ende des Arbeitsverhältnisses, das Ende des Geschäftsjahres, der Abschluss eines Rechtsstreits oder das Ablaufdatum eines auf Einwilligung basierenden Talentpools? Unklarheiten sind der Grund, warum Aufbewahrungsrichtlinien in der täglichen Praxis scheitern.
Übersehen Sie keine Rechtssperren
Die normale Löschung muss unterbrochen werden, wenn ein Streitfall, eine Prüfung, eine Untersuchung oder ein glaubwürdiger Rechtsanspruch die Aufbewahrung relevanter Aufzeichnungen erfordert. Dies wird oft als Rechtssperre (Legal Hold) bezeichnet. Sie sollte zielgerichtet, dokumentiert und regelmäßig überprüft und nicht als Grund angesehen werden, die Daten jedes ehemaligen Mitarbeiters auf unbestimmte Zeit aufzubewahren.
Ein grundlegender Prozess zur Aufrechterhaltung einer Rechtssperre (Legal Hold) identifiziert die relevanten Personen und Datenquellen, schränkt das Löschen ein, dokumentiert den Grund sowie den Verantwortlichen und hebt die Sperre nach Klärung des Sachverhalts wieder auf. HR, Rechtsberater, Finanz- und IT-Abteilungen müssen möglicherweise alle einbezogen werden, insbesondere wenn sich Informationen außerhalb des HR-Systems befinden.
Erstellen Sie einen Aufbewahrungsplan, den die Leute auch tatsächlich nutzen
Eine Richtlinie allein löscht keine alten Dateien. Ihr Aufbewahrungsplan muss rechtliche und operative Entscheidungen in Maßnahmen umsetzen, die ein HR-Team konsistent ausführen kann.
Fügen Sie für jede Datensatzkategorie mindestens die folgenden Details bei:
- der Zweck und die Rechtsgrundlage für die Speicherung
- das anwendbare Land oder die anwendbare Entität
- der Aufbewahrungsauslöser und die Aufbewahrungsfrist
- die Löschungs-, Anonymisierungs- oder Überprüfungsmaßnahme
- der verantwortliche Geschäftsinhaber und jede Ausnahme im Rahmen einer Rechtssperre
Halten Sie den Zeitplan verständlich. Ein 40-seitiges juristisches Dokument mag zwar präzise sein, hilft einer Personalleitung jedoch nicht dabei, zu entscheiden, was mit einem abgelaufenen Spesenbeleg in einem Altsystem zu tun ist. Begleitende Notizen können die rechtliche Begründung erläutern, während der operative Zeitplan die nächste Handlung offensichtlich machen sollte.
Wenn Beschäftigtendaten in mehreren Tools gespeichert sind, benennen Sie jede Quelle. Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Zeiterfassung, E-Learning und gemeinsame Laufwerke können alle Kopien behalten, nachdem das Haupte Mitarbeiterprofil gelöscht wurde. Der häufigste Fehler ist keine falsche Richtlinie. Es ist das Löschen von Daten aus einem System, während sie in Exporten, Team-Ordnern oder E-Mail-Anhängen verbleiben.
Automatisieren Sie die routinemäßige Löschung mit menschlicher Überprüfung dort, wo es darauf ankommt.
Die manuelle Löschung funktioniert möglicherweise für ein kleines Team und eine begrenzte Anzahl von Datensätzen, wird jedoch unzuverlässig, wenn die Mitarbeiterzahl und die Länder zunehmen. Automatisierte Erinnerungen, Aufbewahrungstags und Lösch-Workflows verringern die Wahrscheinlichkeit, dass eine Überprüfung vergessen wird. Sie schaffen zudem einen Prüfpfad, der belegt, dass die Organisation ihre eigenen Richtlinien einhält.
Automatisierung sollte das Urteilsvermögen nicht ersetzen. Datensätze, die mit einer Beschwerde, einer langfristigen Abwesenheit, einem Whistleblowing-Hinweis oder einem laufenden Streitfall zusammenhängen, müssen möglicherweise vor der Löschung überprüft werden. Entwerfen Sie Ihren Arbeitsablauf so, dass routinemäßige, risikoarme Daten automatisch verarbeitet werden, während Ausnahmen an eine verantwortliche Person weitergeleitet werden.
Eine konsolidierte HR-Plattform kann die operative Belastung verringern, da Mitarbeiterdokumente, Abwesenheiten, Leistung und Onboarding-Unterlagen werden von weniger Orten aus gesteuert. Zum Beispiel bietet Cognitis.cloud einen dedizierten EU-basierte Umwelt Das hilft Teams dabei, HR-Daten in einem kontrollierten System anstatt in unzusammenhängenden Tools zu halten. Das legt Ihre gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zwar nicht für Sie fest, kann aber dazu beitragen, dass genehmigte Fristen einfacher angewendet und nachgewiesen werden können.
Betrachte das Löschen als einen kontrollierten Prozess
Löschen ist nicht immer nur ein Mausklick. Sie müssen entscheiden, ob Daten unwiderruflich gelöscht, für Berichte anonymisiert oder für einen gerechtfertigten Zeitraum in ein eingeschränktes Archiv verschoben werden. Die Antwort hängt vom Zweck ab.
Anonymisierte Belegschaftstrends können für die Planung nützlich sein, ohne identifizierbare Mitarbeiterdatensätze aufzubewahren. Daten sind jedoch nur dann wirklich anonymisiert, wenn Einzelpersonen nicht mit vertretbarem Aufwand reidentifiziert werden können. Das einfache Entfernen von Namen aus dem Datensatz eines kleinen Teams reicht möglicherweise nicht aus.
Berücksichtigen Sie bei Daten, die gelöscht werden müssen, auch Backups und Integrationen in Ihrem Ansatz. Ein sofortiges Entfernern aus jedem Backup ist technisch möglicherweise nicht machbar oder notwendig, wenn der Zugriff auf Backups streng kontrolliert wird und Daten innerhalb eines definierten Zyklus überschrieben werden. Wichtig ist, dass gelöschte Live-Daten nicht einfach wiederhergestellt werden können und dass die Aufbewahrungsfrist für Backups dokumentiert ist.
Die sichere Entsorgung gilt auch für Papierdokumente. Alte Personalakten, ausgedruckte Abwesenheitsformulare und unterzeichnete Dokumente sollten bis zu ihrer planmäßigen Vernichtung unter Verschluss aufbewahrt und anschließend geschreddert oder im Rahmen eines genehmigten Verfahrens zur vertraulichen Entsorgung entsorgt werden. Eine Richtlinie, die sich ausschließlich auf digitale Unterlagen bezieht, lässt eine deutliche Lücke.
Überprüfen Sie die Richtlinie, wenn sich Ihre Organisation ändert
Die Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten ist keine einmalige Compliance-Aufgabe, um die man sich danach nicht mehr kümmern muss. Überprüfen Sie den Zeitplan mindestens einmal jährlich und immer dann, wenn Sie in ein neues Land expandieren, den Gehaltsabrechnungsdienstleister wechseln, ein neues HR-Tool einführen oder die Art und Weise ändern, wie Sie mit sensiblen Daten umgehen. Auch eine Fusion, eine Umstrukturierung oder ein neuer Tarifvertrag können sich darauf auswirken, was Sie aufbewahren müssen.
Übertragen Sie einer Person die klare Verantwortung für die Richtlinie, lassen Sie sie dabei jedoch nicht auf sich allein gestellt. Die Personalabteilung kennt sich mit den Unterlagen aus, die Finanzabteilung versteht die gesetzlichen Anforderungen an die Buchhaltung, die IT-Abteilung kennt sich mit Systemen und Backups aus, während die lokale Rechts- oder Lohnbuchhaltungsberatung länderspezifische Anforderungen überprüfen kann. Für ein kleines Personalteam ist dieser gemeinsame Ansatz realistischer, als zu versuchen, in jedem Rechtsraum zum Experten zu werden.
Die strengste Aufbewahrungsrichtlinie ist nicht die längste. Es ist diejenige, die Ihr Team erklären, anwenden und überprüfen kann, wenn sich die Umstände ändern. Beginnen Sie mit den Daten, die am stärksten gefährdet oder am weitesten verstreut sind, treffen Sie eine vertretbare Entscheidung nach der anderen und sorgen Sie dafür, dass Ihr Aufbewahrungsplan Teil des normalen HR-Aktivitäten wird, anstatt zu einer jährlichen Panik zu führen.
