Понеделник сутринта не трябва да започва с това, че HR мениджърът трябва да сравнява балансите на отпуските в една таблица, да извлича данни от разплащателната система и да изпраща три имейла от мениджърите. Обаче това често е моментът, в който лидерите започват да се чудят: Кога компаниите се нуждаят от HRISОтговорът рядко е свързан с един конкретен брой служители. Той зависи от оперативните затруднения: в момента, когато информацията за човешките ресурси става труднодостъпна, отнема твърде много време за поддържане или е рискована за управление.
За растящ бизнес HRIS не е просто база данни с данни за служителите. Това е операционната система за повтарящи се процеси при хората: привличане, промяна на ролите, отпускане на отпуски, отчитане на времето, развитие на умения и напускане на организацията. Правилното време за въвеждането му е преди да се превърнат неосъществима решения в стандартния начин на работа на компанията.
Кога компаниите се нуждаят от HRIS?
Фирмите се нуждаят от HRIS, когато ръчната администрация започне да ограничава доброто вземане на решения, преживяването на служителите или спазването на законовите изисквания. Това може да се случи при 15 служители в бизнес, който набира бързо служители в две държави, или при 80 служители с стабилна местна работна сила, но все по-сложни модели на смяна на работното време. Броят на служителите е важен, но сложността е по-важна.
Малък екип може да управлява основен списък с служители в електронна таблица. Това става много по-трудно, когато същата файлова система трябва да поддържа изчисления на отпуските, сроковете за пробационен контрол, разпределението на оборудването, договорите, работните процеси за одобрение и промените в заплащането. Всеки допълнителен процес създава още една версия на истината.
За повечето европейски МСП практическата точка на пробив е между 10 и 50 служители. Точно тогава HR преминава от случайна администрация към постоянна отговорност. Организацията може да не се нуждае от корпоративна платформа с месеци работа по внедряването, но има нужда от надеждно място, където данните за служителите и основните работни процеси да бъдат обединени.
Седем знака показват, че електронните таблици вече не са достатъчни
1. Вашата HR екип прекарва твърде много време в търсене на информация
Ако ръководител по човешките ресурси редовно иска от служителите да изпращат отново личните си данни, от служителите да потвърждават присъствието си или от финансистите да проверяват данните за разходи, проблемът не е в усилията. Той се дължи на липсата на споделена система.
Ръчното проследяване е особено скъпо, тъй като прекъсва работа с по-важна стойност. Времето, отделено за коригиране на началната дата или проверка на това кой е одобрил заявка, не е време, отделено за наемане, развитие или подпомагане на мениджърите. HRIS дава на служителите и мениджърите определено място, където да извършват рутинни действия, докато HR може да вижда какво не е направено без да създава нов отчет всяка седмица.
2. Никой не е напълно уверен в данните
Експортът на трудовите плащания казва едно, списъкът с служители – друго, а списъкът на екипа на мениджъра – нещо друго. Това е често срещана проблемна точка, но не бива да се приема за нормално.
Неточната информация за служителите бързо създава практически проблеми. Един служител може да получи грешен дял от отпуските, един уволнен може да запази достъп за по-дълго от предвиденото или отчетът може да не отразява правилно броя на служителите. Веднага щом ръководителите започнат да поставят под въпрос данните, всяко решение отнема повече време, защото някой трябва първо да провери източника.
HRIS създава централен регистър на служителите с ясна собственост. Той не премахва необходимостта от добра дисциплина при събирането на данни, но улеснява следването на правилния процес.
3. Наемането и въвеждането в работата изглеждат различно всеки път
Първите седмици на нов служител оформят неговата увереност в компанията. При въвеждането в работата зависи от това кой помни кои документи да изпрати, кои сметки да поиска и кои презентации да организира, а важните стъпки могат да бъдат пропуснати.
Това става по-видимо с нарастването на броя на наетите служители. Отделът по човешки ресурси може да координира договорите, документацията за право на работа, оборудването, политиките и задачите на мениджърите за няколко начинаещи наведнъж. Структурираният работен процес дава на всеки служител еднакви основи, като същевременно позволява разумни вариации според ролята, местоположението или отделът.
Същият принцип се прилага и при наемането на персонал. Информацията за кандидатите, разпръсната в различни пощенски кутии и отделни инструменти, затруднява разбирането на процеса на подбор на персонал и осигуряването на еднакво качество на обслужването на кандидатите.
4. Отсъствието, времето и разходите пораждат нежелани въпроси
Нарастващият брой рутинни въпроси е надежден знак. “Колко дни ми остават?” “Кой може да одобри това?” “Защо тази разходка не е обработена?” Тези заявки може да изглеждат малки поотделно, но заедно те създават постоянна река от запитвания към HR.
Самообслужването може да намали това бреме, ако е организирано около ясни политики и одобрения. Служителите трябва да могат да подават заявки, да виждат статуса си и да имат достъп до информацията, отнасяща се до тях. Мениджърите трябва да могат да одобряват работата без да разчитат на частни електронни таблици или неформални съобщения.
Тук има компромис. Автоматизирането на объркваща политика просто ускорява объркването. Преди да конфигурирате работните потоци, определете кой може да одобрява какво, кога се прилагат изключения и къде е отговорността.
5. Соблюдението се контролира чрез напомняния в паметта и календар
Неспазването рядко се случва, защото екипът не се интересува от това. Това се случва, защото ключови дати, документи и разрешения се намират в твърде много места. Проверките по време на пробация се пропускат, признанията за спазване на политиките са трудно доказвани, а записите не могат да бъдат намерени своевременно, когато са необходими.
За организациите, които работят в Бенелюкс, Дахау или други европейски пазари, сложността може бързо да нараства. Местните практики в областта на трудовото право, колективните трудови договори, правилата за работно време и изискванията за отпуснати отпуск може да се различават в различните организации или държави. HRIS не замества специализиран правен съвет и не трябва да се приема като юридическа гаранция. Въпреки това, той може да осигури контролирани процеси, следи за проверки и по-надеждна документация за това, което се е случило.
Защитата на данните също е част от този разговор. Данните на служителите са чувствителни по своята същност. Бизнесът трябва да знае къде се съхраняват, кой може да има достъп до тях и как се отстранява достъпът при промяна на ролите. С нарастването на организацията тези въпроси заслужават повече от споделен директория и най-добри намерения.
6. Управленецът няма видимост към екипите си
От мениджърите се очаква да ръководят постигането на резултати, да планират капацитета и да подпомагат развитието на служителите. Те не могат да постигнат това добре, ако основните данни за служителите са трудни за намиране или се предоставят чак след няколко седмици в доклад.
Полезният HRIS предоставя на мениджърите подходяща видимост, а не неограничен достъп. Те могат да виждат структурата на екипа си, предстоящите отсъствия, да преглеждат действията и релевантните данни за служителите, докато HR запазва контрола върху чувствителните документи. Този баланс е от решаващо значение. По-добрата видимост трябва да подпомага по-доброто управление, без да уврежда конфиденциалността.
Прегледите на представянето често са първият процес, който разкрива ограниченията на несъвместимите инструменти. Когато целите се съхраняват в една система, обратната връзка в имейли и формулярите за преглед в папките не позволява на HR лесно да идентифицира модели или да продължи разговорите, които са останали без отговор. Свързването на процеса улеснява поддържането на активен процес на развитие между годишните циклите на прегледи.
7. Добавяте инструменти по-бързо, отколкото опростявате работата
Много компании избират ново решение за цялата организация, когато възникне нова нужда: едно средство за набиране на персонал, друго за отпуски, друго за разходи и друго за обучение. Всеки от тези инструменти може да реши локален проблем, но цялостният набор от инструменти става по-труден за администриране.
Скритата цена не е само разходите за абонаментни плащания. Това включва дублиране на записи на служители, отделни разрешения, повторна подготовка и усилията, необходими за преместване на данни между системите. Това обикновено е най-ясният знак, че трябва да се обмисли консолидация.
Една платформа автоматично не е правилното решение за всеки процес. Специализираният софтуер все още може да бъде полезен там, където бизнесът има необичайно сложни нужди. Основният въпрос е дали всяка допълнителна система създава достатъчна стойност, за да оправдае допълнителното натоварване с данни, поддръжка и интеграция.
Изберете HRIS за следващия етап, а не само днес
След като се изясни нуждата, избягвайте да избирате само въз основа на дълъг списък с функции. Започнете с работните процеси, които създават най-голяма трудност. За много МСП това означава първо да се обърнат към процесите за създаване на записи на служителите, въвеждане в работата, отпуски и одобрения. След това наемането на персонал, времето за отчитане на работата, разходите, постиженията и обучението могат да бъдат интегрирани в един и същ оперативен модел, вместо да станат отделни проекти.
Обмислете сериозно усилията за внедряване. Платформа с широка конфигурация може да е подходяща за голяма организация с отделен екип за HR системи. За бизнес с един или двама HR специалиста сложността може да забави внедряването и да направи екипа зависим от външни консултанти. Най-добрият вариант обикновено е системата, която хората всъщност ще използват постоянно.
Европейските изисквания за данните също трябва да бъдат оценени навреме, особено когато бизнесът обработва чувствителна информация за служителите извън границите на държавата. Попитайте директно за местоположението на данните, условията за ползване, разрешенията на потребителите, запазването им и достъпа до доставчика. Това са оперативни изисквания, а не технически допълнения към документацията.
Cognitis.cloud е проектиран специално за малки и средни предприятия (МСП): едно общо среда за основните HR процеси, като данните остават в ЕС в специално конфигурирана среда с единичен наемател. Важното не е да се добавя софтуер само заради себе си. Важното е да се даде на HR, мениджърите и служителите едно надеждно място за работа.
Подгответе се преди да започнете да прилагате
Инсталацията на HRIS работи най-добре, когато бизнесът вземе няколко решения преди да започне конфигурирането. Уверете се кои данни за служители са достоверни, почистете дублиращи се записи и се споразумейте за правилата за одобрение, които мениджърите ще следват. Решете кои процеси трябва да бъдат стандартни за цялата организация и кои разлики по държави или отбор са действително необходими.
Също така си струва да задавате очаквания към служителите. Новото решение променя навиците. Някои хора веднага приветстват самообслужването, докато други може да се нуждаят от помощ при подаването на заявки или актуализирането на личните данни. Ясното общуване и простата подготовка обикновено са по-важни от сложната кампания за стартиране.
Започнете с управляем обхват, след това подобрете базата въз основа на реалната употреба. Опитът да възстановите всеки исторически процес от самото начало може да превърне разумен проект в дълъг. Целта е надеждна основа, която да намали административните усилия сега и да подпомогне следващия етап на растеж.
Най-полезната въпросност не е дали вашата компания е “достатъчно голяма” за HRIS. Попитайте дали настоящият ви начин на работа дава на екипа ви за човешки ресурси достатъчно време, на мениджърите ви достатъчно яснота и на бизнеса ви достатъчно увереност в данните му. Когато отговорът е „не“, чакането рядко улеснява работата.
