Пристига молба за отпуск, докато се финализира заплащането. В понеделник трябва да пристигне нов служител, но ИТ не е получил заявката за оборудване. Един мениджър одобрява разход, който е извън рамките на политиката, защото никой не е проверил правилното праг. Това рядко е проблем на хората, а на процесите.
Конфигурируеми HR работни процеси Да дадем на развиващ се бизнес начин да превърне повтарящите се HR процеси в ясни и надеждни пътеки за заявки, одобрения и последващи действия. Целта не е да се автоматизират всички човешки решения. Целта е да се премахнат стремежите, неяснотата и работата с таблици, които възпрепятстват малката HR екип да се съсредоточи върху хората.
Какво всъщност означават конфигурираните HR работни процеси
Работият процес определя какво трябва да се случи, когато се случи HR събитие. Например, когато служител подаде заявка за отпуск, системата може да провери баланса му, да го изпрати до съответния мениджър, да приложи правилата за локалните настройки и да актуализира съответните календари веднага след одобрението му.
Важен е конфигуриращият компонент. Работният процес не трябва да принуждава всяка организация да следва един и същ маршрут. Бизнес с 25 служители, при който един от ръководителите е управител, може да се нуждае от прост процес на одобрение. Компания с 300 служители, която оперира в Белгия, Германия и Нидерландия, може да се нуждае от различни нива на одобрение, политики и уведомления според юридическата структура, отдел или ниво на разходите.
Конфигурацията позволява на HR екипа да задава тези правила, без да се налага разработчикът да реконструира процеса всеки път, когато организацията се променя. Това може да включва кой стартира работния поток, кой го одобрява, какви условия се прилагат, какви данни се събират и какво се случва след одобрението или отхвърлянето.
Тази разлика е важна за малките и средни предприятия. Стабилна система може да бъде по-бърза за стартиране, но често създава решения на проблеми, докато компанията расте. Високотехнологична платформа за работни процеси може да предлага почти неограничена гъвкавост, но може да изисква специализирана администрация. Полезният компромис е практическата конфигурация: достатъчно контрол, за да отразява начина, по който действат бизнесът и служителите, без да превръща HR операциите в IT проект.
Къде конфигурираните HR работни процеси пестят най-много усилия
Най-добрият изходен пункт не е всеки възможен процес. Това е работата, която се извършва често, пресича екипи или създава ненужен риск, когато се обработва несъгласувано.
Обучението, което започва още преди първия ден
При въвеждането в работата обикновено участват HR, мениджърът по наемане на персонал, отдела по заплащане на труда, ИТ и новия служител. Когато тези задачи се управляват чрез имейл, може да се пропуснат важни стъпки или те да бъдат завършени твърде късно.
Конфигурираният работен процес може да започне веднага след като офертата бъде приета. Той може да събира документи за право на работа, да задава списък с задачи при въвеждане в работата, да уведомява мениджъра да подготви план за ролята и да изпраща информацията, необходима на ИТ за оборудването и достъпа. Различни шаблони могат да бъдат приложени към служители, подизпълнители, мениджъри или работници в друга държава.
Вярно е, че стойността не е просто по-подредена контролна таблица. Това е отговорност. Всеки може да види какво притежава, HR може да види какво е забавено и новите служители получават по-организирано обслужване още от самото начало.
Отсъствие и отсъствие без входящ трафик
Отпуските често са първият процес, който една развиваща се компания автоматизира, и това е с основателна причина. Те са с голям обем, базирани на правила и с краен срок. Въпреки това, дори и този очевидно прост процес има изключения: различни разпределения на отпуските, схеми за работа на непълно работно време, официални празници, правила за прехвърляне и изисквания за покритие.
Добре конфигуриран процес обработва стандартния заявка автоматично, като насочва изключенията към подходящия човек. Мениджърите трябва да одобряват заявките с достатъчно подробна информация, за да вземат разумно решение. Служителите трябва да виждат оставащия им баланс без да се обръщат към HR. HR не трябва да трябва да балансира одобрените отпуски между таблица с данни, календар и разплащателна сметка.
Разходи с пропорционален контрол
Политиките за разходи се нуждаят от последователност, но не всеки иск трябва да подлежи на същото ниво на проверка. Иск за малки разходи по километраж може да изисква одобрение от един от мениджърите. По-голям иск за пътуване, стока, която не е покрита от застраховката, или разходи в чужбина може да изисква и финансов преглед.
Условията в работния процес позволяват маршрутът за одобрение да съответства на риска. Това е по-полезна опция от това всеки иск да следва най-дългия маршрут, което отегчава служителите и забавя възстановяването на суми. Също така създава ясна следа за одит, когато финансистите или одиторът трябва да разберат кой е одобрил дадена разходка и защо.
Промени в информацията за служителите
Промяна на адрес, банкови данни, работно време или длъжност могат да повлияят на заплащането, социалните придобивки, отчитането и договорните записи. Ако служителите изпратят тези промени по имейл, HR трябва да реши кое е валидно, да актуализира няколко системи и да докаже какво се е случило по-късно.
Конфигурираните работни процеси за HR могат да събират необходимите доказателства, да изпращат чувствителни промени на подходящ рецензент и да гарантират, че отделите по-надолу по веригата получават само информацията, от която се нуждаят. Например при измененията в банковите данни може да е подходяща допълнителна стъпка за проверка. Правилният дизайн зависи от риска, а не от общ шаблон.
Как да разработваме работни процеси, които хората действително ще използват
Най-ефективният работен процес обикновено е този, който е очевиден за този, който го използва. Започнете с картографиране на процеса в настоящия му вид, включително неформалните стъпки. Попитайте къде се задържат заявките, къде HR трябва да се свърже с някого и къде пропуснатата стъпка води до проблем с разплащанията, спазването на законовите изисквания или работата с персонала.
След това трябва да се реши какво трябва да бъде стандартизирано и какво наистина изисква преценка. Правилата за одобрение са полезни, когато защитават политика или създават ясна документация. Те са по-малко полезни, когато добавят одобрение от мениджър просто защото стария хартиен формуляр го имаше.
За всеки работен поток определете четири неща ясно:
- причината, която стартира процеса
- информацията, необходима за вземане на решение
- собственикът на всяка стъпка, включително при ескалация, ако липсва
- Резултатът се записва, след като процесът приключи
Останете фокусирани върху първата версия. Работен поток с твърде много клонове може да бъде труден за тестване и по-труден за разбиране от страна на мениджърите. Можете да добавяте изключения, след като стандартният маршрут заработи и има доказателства, че те са необходими.
Имената също имат по-голяма важност от това, което очакват много отбори. Използвайте наименования, които служителите разпознават, като например “Искам родителски отпуск”, вместо “Инициирам процедура за отсъствие”. Обяснете какво ще се случи след подаване и предоставете насоки в момента, когато това е необходимо на даден служител. Добрият дизайн на работния процес намалява броя на въпросите, преди те да достигнат до HR.
Изграждайте система, която да отговаря на промените в политиката, а не на объркването около нея
За европейските МСП може да е необходимо един процес да отговаря на няколко различни местни условия. Правилата за отпуск, практиките за пробационен режим, изискванията за разходи и стандартите за документация могат да варират в различните държави, юридически лица и видове служители. В принципе може да е желателно да се въведе единна глобална политика, но тя не може да замества местните задължения.
Тук конфигурационните работни процеси са особено полезни. Процесът може да започне въз основа на опит на един от познатите служители, като в същото време зад кулисите се прилага правилният маршрут. Служителите не трябва да знаят коя правна структура е отговорна за тяхното искане. Системата трябва да прилага правилната политика въз основа на трудовия им стаж.
Въпреки това, конфигурацията на софтуера не замества политическите решения. Ако местните правила са неясни или мениджърите ги прилагат по различен начин, автоматизирането на процеса ще ускори несъответствията. Отделът по човешки ресурси трябва първо да прегледа основното правило, при необходимост да включи местни консултанти и да документира одобрените правила, преди да ги конфигурира.
Защитата на данните трябва да бъде разглеждана на етап от разработването на процеса. Работните потоци могат да съдържат чувствителна информация, особено за случаи на болест, отпуск по семейни причини, дисциплинарни мерки или промени в личните данни. Ограничете достъпа само до тези, които имат легитимна нужда от информацията, съхранявайте данните само толкова дълго, колкото е необходимо, и гарантирайте, че вашата платформа за човешки ресурси предоставя контрола върху данните, от който организацията ви се нуждае. За много европейски предприятия резидентността на данните в ЕС и специалната среда са практически изисквания за управление, а не технически предпочитания.
Какво да измерваме след стартирането
Работен поток трябва да се подобрява с течение на времето. След като стартира, трябва да се разгледа не само дали технологично е завършен, а и къде се спират заявките, колко време отнема обработката на заявките, колко често се връщат заявки с липсваща информация и колко често HR се намесва ръчно.
Може да установите, че процесът е правилен, но една от управленските групи се нуждае от по-ясна насока. Или може би едно от изискванията е объркващо за служителите. Повтарящите се забавяния могат да показват, че процедурата за одобрение е прекалено сложна, а не че хората не изпълняват правилно своите задължения.
Също така си струва да се прегледат данните за изключенията. Ако служителите редовно подават заявки извън очакваният път, това може да покаже липса на политика или промяна в бизнес процесите. Например, ръстът на заявките за работа в чужбина може да изисква нов процес, а не повторно ръчно обработване.
Cognitis.cloud интегрира тези работни процеси в един и същ HRIS, който събира данни за служителите, времето и отсъствията, отпуските, разходите, ефективността и наемането на нови служители. Това е важно, защото работният процес е толкова надежден, колкото и информацията, която използва. Когато записи, политики и одобрения на служителите се намират в различни инструменти, HR губи време за обработка на данните, вместо да подобрява процеса.
Използвайте автоматизацията, за да подпомагате преценката
Изкуственият интелект може да помогне на HR екипите да изготвят комуникации, да отговарят на стандартни въпроси относно политиките и да определят следващата стъпка в процеса. Не бива той да взема безшумно решения, които изискват човешка отговорност, особено когато става въпрос за трудови права, чувствителни лични данни или управленски преценки.
Разумният подход е да се автоматизира администрацията и да се запазят точките за преглед при вземане на решения. Нека системата изпраща напомняния, попълва известни данни за служителите и насочва заявки въз основа на определени правила. Нека квалифициран човек взема решение за изключение, чувствителна ситуация с отсъствие или промяна с правни последици.
Най-добрите конфигурируеми HR работни процеси не правят HR по-малко човекоподобно. Те създават структурата, която дава на малкия HR екип повече време да бъде човекоподобен там, където това има значение: подпомагайки мениджърите, разрешавайки изключенията и помагайки на служителите да преминават през важни моменти с яснота.
