Развиващ се бизнес рядко се стреми да закупи пет различни HR инструменти. Това обикновено става постепенно: една система за набиране на персонал, други таблици за отпуските, друг инструмент за разходите и споделен папка за прегледи на резултатите. Когато това започне да създава дублирана работа и ненадеждни данни, често се задава въпросът дали да се използва HRIS или Workday. Но това сравнение трябва да бъде преосмислено, преди да можете да вземете полезно решение.
Workday е система за управление на човешките ресурси, която често се представя като широкообхватна платформа за управление на човешките ресурси в организациите. HRIS е категорията. Практическият избор не е между два идентични продукта. Това е между платформа за корпоративни цели, предназначена за сложни организации, и HRIS, създаден въз основа на ежедневните реалности на развиваща се компания.
HRIS срещу Workday: започнете с оперативния модел
Правилната платформа за управление на човешките ресурси трябва да отразява действителния начин на работа на вашата организация, а не само броя на служителите, които имате. Бизнес с 300 служители, който работи в една държава и има малък екип за управление на човешките ресурси, има много различни нужди в сравнение с мултинационален бизнес с 300 служители, който има няколко юридически лица, изискващи подробни финансови планове и специализирани екипи за управление на човешките ресурси.
Workday обикновено се оценява от организации, които се нуждаят от обширна конфигурация, усъвършенствани отчети за големи структури и връзки между данните за хора, финанси и планиране. Тези възможности могат да бъдат ценни. Те също така изискват решения относно дизайна на процесите, собствеността, поддръжката на внедряването и текущата администрация.
За много МСП приоритетът е по-остър: да се получат точни данни за служителите на едно място, да се предоставят на мениджърите полезни инструменти за самообслужване и да се спре HR от преместването на информация между разединени системи. Те се нуждаят от платформа, която да подпомага процесите на набиране на персонал, въвеждане в работа, отчитане на времето на отпуските, разходи, оценки, обучение и спазване на разпоредбите без да се налага създаването на голяма технологична програма.
Този разграничение е важно, защото софтуерът, който може да извършва повече не е автоматично по-подходящ. Ако ежедневните промени изискват специализирана помощ или модулът е твърде сложен за мениджърите да го използват уверено, целите постигнати резултати могат да бъдат загубени.
Каква е предназначена да управлява корпоративна платформа
Има ситуации, при които платформата за управление на човешките ресурси е разумният избор. Workday заслужава сериозно обмисляне, когато организацията разполага с голям, многоорганизационен бизнес модел, специална функция за управление на човешките ресурси и изисквания, които надхвърлят основните дейности по управление на персонала.
Например, бизнесът може да се нуждае от изключително персонализирани глобални процеси, усъвършенстван план за планиране на персонала, сложни връзки с финансовите системи на компанията или дълбоко сегментирано отчитане за множество бизнес подразделения. Може да разполага с формална система за управление на програмите, ресурси за внедряване и вътрешни екипи, способни да поддържат системата след стартирането ѝ.
Те не са незначителни изисквания. Те могат да оправдаят инвестицията в платформа с широк обхват за корпоративни цели. Цената на това е, че внедряването обикновено е значителен организационен проект, а не просто пускане на софтуер в експлоатация. Процесите често трябва да бъдат стандартизирани преди да започне конфигурирането, а управлението на промените изисква същото внимание като самата технология.
Ако вашата организация се насочва към такъв висок ранг на сложност, ранното избор на корпоративна платформа може да бъде стратегическо решение. Но закупуването за бъдеще, което все още е далеч, може да означава плащане за сложност, от която вашият екип все още няма нужда.
Какво се нуждае от HRIS една развиваща се МСП
За отделни от един до трима служители от HR отдели капацитетът обикновено е ограничението. Те се занимават с новодошлите служители, въпроси на служителите, подкрепа от мениджърите, записи за отсъствия и администриране на съответствието заедно с по-дългосрочни задачи като задържане на служители и оценка на работата им. Техните системи трябва да намалят административните усилия, а не да ги пренасят върху управлението на системата.
Подходящият HRIS за МСП трябва да създава единна база данни за служителите и да я използва през целия жизнен цикъл на служителите. Промени, направени по време на наемането, не трябва да се въвеждат отново при изготвянето на разплащателни ведомости, проследяването на отпуските или прегледа на резултатите. Мениджърите трябва да могат да изпълняват рутинни задачи, без да превръщат HR в помощна служба.
Тук консолидацията също така води до измерима оперативна полза. Когато данните за служителите се съхраняват в отделни инструменти, HR трябва непрекъснато да съпоставя записи, да изнася отчети и да разследва коя версия е правилна. Единна платформа намалява тези прехвърляния. Тя не премахва необходимостта от стабилни HR процеси, но дава на тези процеси надеждна основа.
Целта не е да се копират всички функции на всяко предприятие. Целта е да се улесни важната работа: да се набират подходящи служители, да се осигурява последователна наемаемост, да се проследява точно времето и отпуските, да се управляват разходите, да се подпомагат развитието и да се поддържат необходимите документи за спазване на законовите изисквания.
Сравнете практическата цена, а не само абонаментната такса
Общата такса за лиценз е само една част от решението. Справедлив сравнителен анализ между HRIS и Workday трябва да включва общите усилия, необходими за внедряването и поддръжката на платформата във времето.
Обърнете внимание на тези пет области:
- Изпълнителни дейности, включително почистване на данни, решения относно процесите, конфигуриране и обучение
- Вътрешното управление, по-специално това дали HR може да управлява ежедневните промени без специална поддръжка
- Нуждите от интеграция, като например системи за разплащания, управление на идентичности или финансови системи
- Приемането, включително времето, в което мениджърите и служителите трябва да се научат на нови начини на работа
- Консолидация на инструментите, което означава кои съществуващи абонаменти и ръчни процеси може да замени платформата
По-ниската месечна цена не винаги означава по-ниски разходи, ако това означава запазването на четири отделни системи. Също така, платформа с по-широк набор от функции може да струва повече от очакваното, ако изисква обширни услуги за внедряване и специални администратори.
Помолете доставчиците да опишат работата, която е необходима от вашия екип, а не само това, което може да направи тяхната софтуерна система. Ясен план за внедряване трябва да идентифицира прехвърлянето на данни, отговорностите, обучението и решенията, които трябва да вземете преди стартирането на проекта. Ако тези отговори са неясни, рискът не е изчезнал. Просто той се е преместил в рамките на вашия проект.
Резиденцията и спазването на изискванията за защита на данните заслужават директни отговори.
За европейските предприятия HR софтуерът съхранява някои от най-чувствителните данни в организацията: договори, компенсации, информация за отсъствия, отчет за работа и понякога здравни данни. Защитата на данните не може да бъде разглеждана като допълнителна процедура при възлагане на поръчки.
Попитайте къде се съхраняват данните, кой има достъп до тях, как се контролира достъпът и какво се случва с вашите данни, ако смените доставчика. Също така трябва да разберете дали вашата среда е споделена с други клиенти или изолирана, и дали доставчикът може да поддържа вътрешните ви политики за съхранение и достъп.
Готовността към GDPR не е само един или два параметъра. Тя се изразява в практическите механизми за обработка на данни, разрешения, контрол на достъпа, запазване и отговорност на доставчиците. Ако работите в Бенелюкс, DACH или други европейски пазари, местните практики за наемане на персонал и изискванията за документация могат да добавят още един слой подробности.
Cognitis.cloud е създаден за този контекст при малки и средни предприятия, с модел на PaaS за единичен наемател и местоположение на данните в ЕС. Този модел няма да бъде определящият фактор за всеки бизнес, но може да бъде полезен за екипи, които искат ясна контрола върху чувствителните данни на служителите, без да добавят фрагментиран HR стек.
Изберете за следващия ви етап не някаква въображаема крайна ситуация
Полезно е да се планират следващите 18 до 36 месеца, вместо да се опитваме да предсказваме следващото десетилетие. Обмислете очаквания брой служители, държавите, в които действате, планираните придобивания, механизмите за заплащане на труда и HR процесите, които в момента не работят добре.
Ако вашият бизнес очаква бързо международно разрастване, сложни структури на юридическите лица и по-голям екип за управление на човешките ресурси, корпоративна платформа може да е подходяща. Ако по-сериозният проблем е, че малък екип преминава от електронни таблици към разпределени инструменти, фокусираният пакет HRIS често е по-съответният отговор.
Няма награда за внедряването на най-голямата платформа. Също така няма полза от избора на просто средство, което ще надмине вашата нужда в рамките на една година. Най-добрата опция е тази, която вашият HR екип, мениджъри и служители могат да използват добре, като същевременно предоставят на бизнеса възможност да расте отговорно.
Преди да се ангажирате, попитайте за работните процеси, които вашите служители ще използват най-често: добавяне на нов служител, одобряване на отпуск, подаване на заявка за разходи, завършване на преглед и изготвяне на HR отчет. Тези обикновени моменти разкриват много повече за съответствието, отколкото списък с функции. Най-добрата HR платформа е тази, която прави работата по-спокойна, по-ясна и по-лесна за доверие.
