Ein wachsendes Unternehmen plant selten, fünf HR-Tools zu kaufen. Es geschieht normalerweise schrittweise: ein System für die Rekrutierung, Tabellenkalkulationen für die Lohnabrechnung, ein weiteres Tool für die Abrechnung von Ausgaben und eine gemeinsame Ordner für Leistungsüberprüfungen. Wenn dies zu doppeltem Arbeitspensum und unzuverlässigen Daten führt, wird die Frage oft HRIS gegen Workday. Aber diese Vergleiche müssen neu definiert werden, bevor man eine nützliche Entscheidung treffen kann.
Workday ist ein HR-Informationssystem, das häufig als umfassende HCM-Plattform für Unternehmen positioniert wird. Die HRIS-Kategorie ist die richtige Wahl. Die praktische Entscheidung besteht nicht zwischen zwei identischen Produkten. Es geht um die Wahl zwischen einer für komplexe Organisationen konzipierten Plattform für Unternehmen und einer HRIS, die auf die täglichen Realitäten eines wachsenden Unternehmens ausgerichtet ist.
HRIS versus Workday: Beginnen Sie mit dem Betriebsmodell
Die richtige HR-Plattform sollte die tatsächliche Funktionsweise Ihrer Organisation widerspiegeln, und nicht nur die Anzahl Ihrer Mitarbeiter. Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern, das in einem einzigen Land tätig ist und über ein schlankes HR-Team verfügt, hat ganz andere Anforderungen als ein multinationales Unternehmen mit 300 Mitarbeitern, das mehrere juristische Personen, detaillierte Finanzplanungsvorgaben und spezialisierte HR-Systemteams umfasst.
Workday wird in der Regel von Organisationen bewertet, die umfangreiche Konfigurationen benötigen, anspruchsvolle Berichte über große Strukturen und Verbindungen zwischen Personen-, Finanz- und Planungsinformationen bereitstellen müssen. Diese Funktionen können von Vorteil sein. Sie erfordern jedoch auch Entscheidungen zur Prozessgestaltung, der Verantwortung, der Implementierungsunterstützung und der kontinuierlichen Verwaltung.
Für viele KMU ist die Priorität eher unmittelbarer: die korrekten Mitarbeiterdaten an einem Ort zusammenzuführen, Führungskräften nützliche Self-Service-Tools zur Verfügung zu stellen und HR dabei zu helfen, Informationen über getrennte Systeme hinweg zu suchen. Sie benötigen eine Plattform, die Recruiting, Onboarding, Anwesenheit, Urlaub, Ausgaben, Bewertungen, Weiterbildung und Compliance unterstützt, ohne dass dabei ein umfangreiches Technologieprogramm erforderlich wird.
Diese Unterscheidung ist wichtig, da Software, die mehr leisten kann, nicht automatisch besser geeignet ist. Wenn alltägliche Änderungen spezielle Hilfe erfordern oder ein Modul zu komplex ist, um von den Managern selbstständig eingesetzt zu werden, kann die angestrebte Effizienz verlorengehen.
Was eine Enterprise-Plattform zur Abwicklung von Prozessen dient
Es gibt Situationen, in denen eine HCM-Plattform von Unternehmen die richtige Wahl ist. Workday ist eine Option, die ernsthaft in Erwägung gezogen werden sollte, wenn eine Organisation ein großes, mehrstufiges Geschäftsmodell besitzt, eine eigene HR-IS-Funktion hat und Anforderungen hat, die weit über die Kernbereiche der Personalverwaltung hinausgehen.
Beispielsweise benötigt ein Unternehmen möglicherweise hoch maßgeschneiderte globale Prozesse, fortschrittliche Workforce-Planung, komplexe Verbindungen zu Unternehmensfinanzierungssystemen oder detaillierte Berichte für mehrere Geschäftseinheiten. Es kann formale Programm-Governance, Implementierungsressourcen und interne Teams haben, die nach der Einführung des Systems die Systemwartung übernehmen können.
Dies sind keine geringfügigen Anforderungen. Sie können die Investition in eine Plattform mit breitem Einsatzumfang rechtfertigen. Der Nachteil besteht darin, dass die Implementierung in der Regel ein umfangreiches organisatorisches Projekt ist und nicht einfach eine Software-Rollout. Prozesse müssen oft standardisiert werden, bevor die Konfiguration beginnen kann, und die Änderungsmanagement-Abteilung benötigt ebenso viel Aufmerksamkeit wie die Technologie selbst.
Wenn Ihre Organisation auf eine solche Komplexitätsstufe hinwächst, kann die frühzeitige Wahl einer Unternehmensplattform eine strategische Entscheidung sein. Aber die Anschaffung für eine Zukunft, die noch mehrere Jahre entfernt ist, kann dazu führen, dass man für eine Komplexität aufbuht, die Ihr Team noch nicht benötigt.
Was ein wachsendes KMU von einem HRIS benötigt
Bei HR-Teams mit einer bis drei Mitarbeitern ist Kapazität in der Regel die größte Herausforderung. Sie kümmern sich um Neuzugänge, Fragen der Mitarbeiter, Unterstützung durch die Führungsebene, Fehlzeiten und Compliance-Verwaltung sowie um längerfristige Aufgaben wie Mitarbeiterbindung und Leistungsentwicklung. Ihr System muss die administrativen Aufwände reduzieren, nicht sie in die Systemverwaltung überführen.
Ein gut integrierter HRIS für KMU sollte eine zuverlässige Aufzeichnung der Mitarbeiterdaten erstellen und diese über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg nutzen. Änderungen, die während der Onboardingphase vorgenommen werden, müssen für die Lohnabrechnung, die Lohnabrechnung oder die Leistungsüberprüfung nicht erneut eingetragen werden. Manager sollten in der Lage sein, routinemäßige Aufgaben zu erledigen, ohne HR in einen Helpdesk zu verwandeln.
Hier kommt es auch zu einem messbaren betrieblichen Vorteil durch Konsolidierung. Wenn Mitarbeiterdaten in separaten Tools gespeichert sind, muss die Personalabteilung ständig die Datenvergleiche vornehmen, Berichte exportieren und prüfen, welche Version korrekt ist. Eine einheitliche Plattform reduziert diese Übergänge. Sie beseitigt nicht die Notwendigkeit für solide Personalabteilungsprozesse, sondern bietet diesen Prozessen einen sicheren Rahmen.
Ziel ist nicht, alle Unternehmensfunktionen zu übernehmen. Es geht darum, die wichtigen Aufgaben zu vereinfachen: gut Personal einzustellen, Mitarbeiter kontinuierlich einzubinden, die Arbeitszeit korrekt zu verwalten und die Lohnabrechnungen zu erstellen, Kosten zu kontrollieren, die Entwicklung zu unterstützen und die für die Einhaltung der Vorschriften notwendigen Unterlagen zu führen.
Vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten, nicht nur die Abonnementgebühr
Die Hauptgebühr ist nur ein Teil der Entscheidung. Ein fairer Vergleich zwischen HRIS und Workday sollte die gesamte erforderliche Anstrengung umfassen, die für die Implementierung und den laufenden Betrieb der Plattform über einen längeren Zeitraum erforderlich ist.
Betrachten Sie diese fünf Bereiche:
- Implementierungsarbeiten, einschließlich Datenreinigung, Prozessentscheidungen, Konfiguration und Schulung
- Interne Verantwortung, insbesondere die Frage, ob die Personalabteilung tägliche Veränderungen ohne Unterstützung von Spezialisten bewältigen kann
- Integrationsanforderungen, wie z. B. Personalabrechnungs-, Identitätsmanagement- oder Finanzsysteme
- Adoption, einschließlich der Zeit, die Führungskräfte und Mitarbeiter benötigen, um neue Arbeitsweisen zu erlernen
- Instrumentenkonsolidierung, d. h. die Überprüfung, welche bestehenden Abonnements und manuellen Prozesse die Plattform ersetzen kann
Ein niedrigerer monatlicher Preis bedeutet nicht zwangsläufig einen geringeren Kostenaufwand, wenn man dennoch vier separate Systeme aufbauen muss. Ebenso kann eine Plattform mit einer umfangreicheren Funktionspalette teurer sein als erwartet, wenn sie umfangreiche Implementierungsdienste und dedizierte Administratoren erfordert.
Bitten Sie die Lieferanten, die von Ihrem Team benötigten Arbeiten zu beschreiben – nicht nur, was ihre Software leisten kann. Ein klarer Implementierungsplan sollte die Datenmigration, die Verantwortlichkeiten, die Schulungen und die Entscheidungen enthalten, die Sie vor dem Go-Live treffen müssen. Wenn diese Antworten vage sind, ist das Risiko nicht verschwunden; es hat einfach in Ihr Projekt übergegriffen.
Die Datenspeicherung und die Einhaltung von Vorschriften erfordern direkte Antworten.
Für europäische Unternehmen enthalten HR-Software-Systeme einige der sensibelsten Daten innerhalb der Organisation: Verträge, Entschädigungen, Abwesenheitsdaten, Leistungsnachweise und manchmal auch Gesundheitsdaten. Datenschutz darf nicht als Nebenzug des Beschaffungsprozesses behandelt werden.
Fragen Sie nach der Herkunft der Daten, nach den Personen, die Zugriff darauf haben, nach der Art der Zugriffssteuerung und nach dem, was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie einen Anbieter wechseln. Sie sollten außerdem wissen, ob Ihre Umgebung mit anderen Kunden gemeinsam genutzt wird oder isoliert ist und ob der Anbieter Ihre internen Richtlinien zur Aufbewahrung und zum Zugriff unterstützen kann.
Die DSGVO-konforme Vorgehensweise ist keine einzige Funktion oder ein einziges Zertifikat. Sie basiert auf praktischen Maßnahmen zur Datenverarbeitung, Berechtigungen, Überprüfbarkeit, Aufbewahrung und der Verantwortung der Lieferanten. Wenn Sie in den Benelux-Staaten, in Deutschland und anderen europäischen Märkten tätig sind, können lokale Arbeitsregeln und Dokumentationsanforderungen eine weitere Ebene detaillierter Informationen hinzufügen.
Cognitis.cloud wurde für diesen Kontext kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt – mit einem PaaS-Modell für einzelne Kunden und EU-Datenstandort. Dieses Modell wird nicht für alle Unternehmen gleichermaßen relevant sein, kann jedoch für Teams von Vorteil sein, die eine klare Kontrolle über sensible Personaldaten ohne eine fragmentierte HR-Infrastruktur wünschen.
Wählen Sie für Ihre nächste Etappe nicht einen imaginären Endzustand.
Eine nützliche Kaufentscheidung besteht darin, die nächsten 18 bis 36 Monate zu planen, anstatt zu versuchen, das nächste Jahrzehnt vorherzusagen. Berücksichtigen Sie die erwartete Mitarbeiterzahl, die Standorte, geplanten Übernahmen, die Vergütungssysteme und die HR-Prozesse, die derzeit fehlschlagen.
Wenn Ihr Unternehmen eine schnelle internationale Expansion plant, komplexe Unternehmensstrukturen und ein größerer HR-Systemteam benötigt, kann eine Enterprise-Plattform eine geeignete Wahl sein. Wenn das dringenderes Problem jedoch darin besteht, dass ein kleiner Team zwischen Tabellenkalkulationen und unzusammenhängenden Tools hin- und herschaltet, ist eine fokussierte All-in-One-HRIS oft die angemessene Antwort.
Es gibt keinen Preis für die Wahl der größten Plattform. Ebenso gibt es keinen Vorteil darin, eine einfache Lösung zu wählen, die Sie innerhalb eines Jahres überflüssig machen werden. Die beste Wahl ist die, die Ihr Personalwesen, Ihre Führungskräfte und Ihre Mitarbeiter gut nutzen können und gleichzeitig Raum für eine verantwortungsvolle Unternehmensentwicklung bietet.
Bevor Sie sich verpflichten, fragen Sie nach den Workflows, die Ihre Mitarbeiter am häufigsten nutzen werden: die Anstellung eines neuen Mitarbeiters, die Genehmigung von Urlaub, die Übermittlung einer Reisekostenabrechnung, die Auswertung und die Erstellung eines Personalberichts. Diese alltäglichen Aufgaben geben viel mehr Auskunft über die Personalsituation als eine Checkliste mit Funktionen. Die beste HR-Plattform ist die, die die Arbeit ruhiger, übersichtlicher und vertrauenswürdiger macht.
