Координатор по набиране на персонал използва изкуствен интелект, за да превърне бележките от интервютата в обобщение на кандидатурата. Мениджърът го помоли да изготви обратна връзка за представянето. Отделът по човешки ресурси го използва, за да отговори на въпрос относно родителския отпуск. Това може да спести значително време, но също така създава практичен въпрос: кой носи отговорност, когато резултатите са погрешни, предубедени или базирани на данни, които не би трябвало да са били виждани?
Ето защо тенденциите в управлението на изкуствения интелект в HR са от значение за растящите бизнеси. Управлението не е политически документ, съхранен в папката за съответствие. Това е ежедневният набор от решения, които определят кои инструменти за изкуствен интелект могат да използват служителите, какви данни могат да имат достъп до, кога даден служител трябва да прегледа отговор и как организацията може да обясни какво се е случило по-късно.
За европейските МСП целта не е да се създаде офис за управление на големи предприятия. Целта е разумните контролни мерки да станат част от нормалната работа на хората, преди разпръснатото използване на изкуствен интелект да се превърне в още една разпокъсана система за управление.
Тенденции в управлението на изкуствения интелект в HR за развиващи се МСП
Управлението се измества от политиката към работния процес
Много организации започнаха с проста правило: не поставяйте лична информация в публични инструменти за изкуствен интелект. Това е полезна отправна точка, но не казва на ръководителя по човешки ресурси как да работи безопасно с одобрени инструменти. Хората се нуждаят от ясни указания за обикновени задачи, а не от общоприета препоръка да се връщат към ръчното работно време.
По-полезната стратегия е да се определят одобрените случаи на използване и да се поставят контролни механизми там, където се извършва работата. Например AI може да изготви описание на длъжността въз основа на резюме на ролята, да обобщи анонимни теми за ангажираност или да помогне на служител да открие съответната политика за отпуски. Мениджърът все пак трябва да провери формулировката преди да бъде публикуван обява за работа, а HR професионалистът трябва да остане отговорен за тълкуването на политиката в сложни случаи.
Този пробив е важен, защото изкуственият интелект все повече се интегрира в познати системи, вместо да се използва в отделен прозорец за чат. Поради това управлението трябва да обхваща работните процеси, разрешенията и следите за контрол на достъпа, а не само списък с одобрени доставчици.
Рискът се оценява въз основа на конкретния случай на използване, а не по смисъла на термина „интелигентен интелект“.
Не всяко използване на изкуствен интелект в сферата на човешките ресурси води до същите последици. Създаването на първоначален проект на вътрешното съобщение е много различно от класирането на кандидатите, идентифицирането на служители за повишение или отчитането на моделите на присъствие за предприемане на управленски действия.
Европейското законодателство отразява тази разлика. По силата на Закона за изкуствения интелект в ЕС определени приложения на изкуствения интелект, свързани с трудовата заетост, могат да попадат в категории с висок риск в зависимост от предназначението им. Задълженията по GDPR продължават да се прилагат и при обработката на лични данни. За HR екипите практическата препоръка е ясна: оценявайте какво прави инструментът в процеса на вземане на решения, какви данни използва и какви последици има неговият резултат за даден човек.
Разумната вътрешна оценка задава въпроса дали изкуственият интелект помага само с езиковите и административни процеси, или влияе върху достъпа до работа, резултатите от работата, условията на труд или заплащането. Колкото по-близо инструментът е до вземането на решение за наемане на работа, толкова по-силни трябва да бъдат доказателствата, надзора и документацията.
Човешкият преглед не е просто въпрос на проверка на формуляри. Прегледът изисква достатъчно контекст, авторитет и време, за да се възрази срещу резултата. Да се помоли на зает мениджър да одобри автоматизиран списък с кандидати, без да се разгледат основните критерии, не представлява смислен надзор.
Границите за данните на служителите стават все по-точни
Данните за човешките ресурси са особено чувствителни, тъй като съдържат информация за самоличността, заплащането, резултатите от работата, отсъствията, свързани със здравословното състояние, дисциплинарната история и личните обстоятелства. Въпросът вече не е само дали моделът е сигурен. Това е дали предоставените му данни са необходими за изпълнението на задачата.
Служител по политиката за отпуски може да има нужда от достъп до одобрени документи за политиката и държавата или договорните права на служителя. Не е необходимо неограничен достъп до отчетите за изпълнение или до регистрите на заплатите. Определянето на конкретни граници намалява риска и подобрява качеството на отговорите.
Тук също така данните, местоположението на процесорите и изборът на доставчик на модели стават оперативни проблеми, а не подробности по поръчката. МСП трябва да разберат къде се съхраняват HR данните, дали записите или резултатите се запазват, кой може да има достъп до тях и как данните се отделят от другите клиенти. Ако бизнесът оперира в региона на Бенилюкс и DACH, местните трудови правила и очакванията за консултации могат да добавят допълнителни съображения.
Гъвкавостта на доставчика може да бъде от полза, но това създава отговорност за управлението. Поддръжката на повече от един доставчик на изкуствен интелект или модел, хостван самостоятелно, може да отговаря на различни изисквания за поверителност или възможности. Това също така означава, че организацията трябва да прилага последователни правила за одобрение, достъп и съхранение за всяка от опциите.
Контролите, които правят управлението работещо
Кратък план за изкуствен интелект все още има значение, особено когато определя очакванията за поверителност, приемливо използване и ескалация. Само по себе си обаче той няма да успее да отговори на нуждите на екипите по човешки ресурси. По-модерният модел представлява лека оперативна процедура, обща за HR, ИТ или сигурността и висшия бизнес ръководител.
Започнете с инвентаризация. Запишете всички случаи на използване на ИИ в HR, включително функциите, които вече са активирани в съществуващите инструменти за набиране на персонал, HRIS или инструменти за продуктивност. За всяка от тях документирайте целта, категориите данни, доставчика, потребителите, дали отделен служител може да бъде засегнат от резултатите и човешката проверка, която се извършва преди предприемане на действия.
След това класирайте случаите на използване в практични групи. Инструментите за изготвяне на проекти с ниско въздействие и инструментите за търсене обикновено следват прост процес на одобрение. Инструментите, които обработват чувствителни данни, предоставят препоръки относно хора или автоматизират действия, заслужават по-подробна оценка преди въвеждането им в експлоатация. Правилният праг зависи от размера на вашия бизнес, отрасъл и страните, в които използвате хора. Бизнес с 30 служители не се нуждае от комитет за всеки въпрос, но трябва да знае кога даден случай на използване преминава от помощ към подпомагане при вземането на решения.
Обучението трябва да използва реални HR сценарии. Кажете на служителите каква информация никога не трябва да се въвежда в неразрешен инструмент. Покажете на мениджърите защо оценка, написана с помощта на изкуствен интелект, трябва да бъде проверена за неточни предположения и неподходящ тон. Осигурете на служителите начин да оспорват резултата или да съобщят за проблем. Специалните примери са по-склонни да променят поведението, отколкото общите предупреждения относно риска от изкуствен интелект.
Накрая, преглеждайте употребите на приложението на редовни интервали и при всяка промяна: нов доставчик, нов източник на данни, актуализация на модела или предложен автоматизиран работен процес. Функциите на изкуствения интелект се развиват бързо и инструментът, който започна като помощник за писане, с течение на времето може да придобие аналитични функции.
Тенденциите в управлението на изкуствения интелект в HR са в полза на по-малко системи
Разпръснатата HR технология прави управлението по-трудно, отколкото трябва да бъде. Когато данните за набиране на персонал се съхраняват в едно приложение, а политиките – в друго, асистентът за отсъствия се появява в няколко раздели на браузъра, става трудно да се види кои данни са били използвани и кой е одобрил процеса.
Консолидацията става по този начин решение за управление, както и решение за ефективност. Една единствена платформа за управление на човешките ресурси може да осигури по-ясни разрешения за потребители, определени източници на данни и по-последователно отчитане на дейността по работните процеси. Тя не отменя необходимостта от управление, но дава на малката HR екип по-управляемо основание.
Например, C2 е предназначена да интегрира основните HR процеси в една специална среда с местоположение на данните в ЕС, като същевременно позволява на организациите да избират доставчик на изкуствен интелект, който отговаря на техните изисквания. Важното е не само самата изкуствена интелигентност, а способността да се прилагат същите правила към данните на служителите, достъпа и одобренията в рамките на процесите, в които се извършва HR работата.
Размяната на ползи е, че централизацията изисква дисциплинирана настройка. Разрешенията, настройките за запазване и работните потоци трябва да бъдат конфигурирани преднамерено, а не да се наследяват от бързо реализирана внедряване. По-простата система остава по-проста само когато собствеността е ясна.
Практична първа стъпка за следващия триместър
Изберете един текущ пример за използване на изкуствен интелект, който засяга данни за служители или кандидати, и проследете процеса от внасянето на данните до резултата. Определете източника на данните, лицето, което преглежда резултата, действието, което последва, и записа, който се запазва. Ако някое от тези отговори не е ясно, сте открили полезен приоритет за управление.
Доброто управление на изкуствения интелект трябва да улесни отговорното използване, а не да плаши HR отколкото да подобрят начина си на работа. Най-добрият следващ ход обикновено е малък и специфичен: да се постави ясна граница около един процес, да се предостави безопасен и одобрен маршрут на подходящите хора и да се започне от там.
