Липсващ документ, свързан с правото на работа. Изтекъл сертификат, открит по време на одит. Мениджър, който изпраща имейл до HR за договор, който би трябвало да отнеме секунди да бъде открит. Това са рядкост – изолирани административни грешки. Те са признаци, че записи за служители са надхвърлили възможностите на споделени дискове, хартиени папки и електронни таблици. Софтуерът за управление на персонал в цифров формат дава на екипите по човешки ресурси едно контролирано място за управление на документите и данните, от които разчитат.
За една развиваща се компания стойността не е просто в съхраняването на PDF файлове онлайн. Правилната система улеснява търсенето на записи, прави тяхното случайно разкриване по-трудно и ги прави по-лесни за поддържане през целия жизнен цикъл на служителите. Също така предоставя на HR по-ясен отговор, когато ръководството зададе разумен въпрос: са ли записите за служителите ни пълни, актуални и правилно защитени?
Какво трябва да реши софтуерът за дигитални досиета на персонала
Цифровата документация за служителите представлява защитен регистър, свързан с всеки служител. Тя обикновено включва договори, изменения, доказателства за самоличност и правоспособност за работа, ако е приложимо, декларации за съгласие с политиката, записи за възнагражденията, документация за изпълнението на работата, сертификати за обучение и документи, свързани с отпуските. Точното съдържание на документацията зависи от законовите задължения на работодателя, местните трудови практики и вътрешната политика.
Проблемът с дезактивираната система за съхранение не е в това, че документите не могат да бъдат запазвани. Проблемът е, че никой не може надеждно да види какво липсва, кой е променил запис, коя версия е актуална или кой трябва да има достъп до нея. Структурата на папката може да работи за десет служители и един единствен администратор на човешките ресурси. Тя става крехка, когато мениджърите, счетоводството, финансите и служителите се нуждаят от различни нива на достъп.
Софтуерът, създаден специално за тази цел, трябва да замени тази несигурност с последователна база данни за служителите. Отделът по човешките ресурси може да работи въз основа на стандартни категории документи, да проверява завършването по време на въвеждането в системата и да извлича информация без да се налага търсене в входящите пощенски кутии. Служителите могат да предоставят документи чрез контролиран процес, вместо да изпращат чувствителни файлове по имейл.
Характеристиките, които имат значение на практика
Не всяка цифрова система за управление на персонала се нуждае от същата конфигурация. Фирма, която работи само в една държава, има различни изисквания в сравнение с екип, който използва служители в целия регион на Бенелюкс и DACH. Въпреки това, няколко основни функции са от съществено значение.
Достъп според ролята, а не чрез отворени папки
Личната информация по подразбиране е чувствителна. Личностният мениджър може да се нуждае от достъп до целите на служителя или до историята на отсъствията му, но не и до служебния му трудов договор, медицинската информация или документите за самоличност. Отделът по заплащане може да има нужда от данни за заплащане, без да има причина да има достъп до отчетите за работата на служителя.
Търсете разрешения, които могат да бъдат зададени по роля, екип и тип документ. Принципът е прост: хората трябва да имат достъп само до информацията, необходима за работата им. Това намалява случайното разкриване и улеснява обясняването на решенията за достъп по време на преглед или одит.
Ясна история на документите
Контрактите се променят. Заглавията на длъжностите се променят. Условията и политиките за заплащане се променят. Поддържането на всички версии видими за всички създава объркване, докато презаписването на оригиналното може да отнеме важна информация.
Полезната система съхранява историята на документите, показва кога файлът е добавен или заменен и регистрира кой е извършил действието. Този одитен процес е практичен, а не само за украса. Той помага на HR да установи коя спогодба е била в сила в даден момент и да избегне ненужни преговори при възникване на въпрос.
Правила за съхранение и напомняния
Да съхранявате лични данни неопределено време не е добър подход към управлението на документите. Според принципите на GDPR личните данни трябва да се съхраняват само за периода, необходим за постигане на заявената цел, при спазване на трудовото законодателство, данъчните изисквания и потенциалните правни претенции. Периодите на съхранение варират в зависимост от документа и държавата, така че софтуерът трябва да поддържа вашата политика, а не да налага общ график.
Напомнянията също са от значение, преди документът да се превърне в проблем. Изтичащ сертификат, липсваща подписана политика или непълни доказателства за въвеждане в работата могат да бъдат сигнализирани за действие. Целта не е да превърнем HR в бюро за уведомяване. Целта е да привлечем вниманието към изключенията, които наистина изискват последващи действия.
Самообслужване на служителите с разумни контроли
Служителите не трябва да се обръщат към HR всеки път, когато се нуждаят от документ. Сигурната самообслужване им позволява да актуализират информацията си. контакт подробности, изпращане на изискани документи и достъп до подходящи документи като техните договорни или декларации за съгласие.
Въпреки това, самообслужването не е причина за отстраняване на надзора. За промени в банковите данни, юридическите имена или друга важна информация одобрението от работните процеси и проверимото отчитане често са разумни предпазни мерки. Правилното съотношение зависи от вашите вътрешни механизми за контрол и вида на съответните данни.
Защо самостоятелното съхранение на документи често не е достатъчно
Сигурен облачен диск може да бъде полезен, особено за малък екип с прости нужди. Ако HR процесите са стабилни, типовете документи са ограничени и разрешенията се поддържат внимателно, това може да е достатъчно за известно време.
Тази разлика се наблюдава, когато файлът с информация за служителите е отделен от процеса, който го създава. Системата за набиране на персонал съхранява подробности за офертите, а инструментът за въвеждане в работата се намира в инструмент за контрол на процеса, сертификатите за обучение се съхраняват на друго място, а данните за отпуските се поддържат в отделна платформа. След това HR трябва ръчно да решава кои елементи да бъдат включени в документацията за персонала и дали те да останат актуални.
Това води до дублиране на работата и отслабва документацията. Освен това затруднява отчитането. Не можете лесно да отговорите колко служители липсват поради липса на необходимите документи, ако документите, статуса на служителите и задачите по въвеждане в работата се намират на различни места.
За малките и средни предприятия, които преминават от фрагментирани инструменти, по-модерният модел е HRIS, при който персоналният файл е част от документацията на служителя от момента на назначаването му до момента на уволнението му. Подписан договор може да бъде записан по време на наемането, доказателства за обучение могат да бъдат прикачени към профила на служителя, а достъпът може да се променя автоматично при промяна на ролята на служителя или при напускане на работата му.
Как да изберем софтуер за дигитална персонална база данни
Започнете с операционния си модел, а не с списък с функции. Обобщете документите, които събирате при наемане на персонал, при въвеждане в работа, по време на трудов договор и при напускане на работа. След това определете кои хора се нуждаят от достъп до всяка категория и къде в настоящия процес се проваля процесът. Това ще ви покаже дали проблемът се състои в съхранението, разрешенията, работния процес или в комбинация от всички тези фактори.
При оценяването на доставчиците задайте въпроса как системата се справя с следните области:
- категории на документи и персонализирани полета, които отразяват вашите политики
- Гранулирани разрешения за HR, мениджъри, разплащателна сметка и служители
- одитни следи, история на версиите и записи за одобрение
- Работилници за съхранение и изтриване
- включване и изключване на връзките
- износ на данни, собственост и поддръжка, ако смените доставчика
За европейските работодатели местоположението и поддържането на данните заслужават повече от обикновена опция за отметка в полето за въпросник. Попитайте къде се съхраняват персоналните данни, дали вашата среда е споделена с други клиенти и как се контролира достъпът. Готовността към GDPR не може да се постигне само с едно обозначение. Тя изисква ясни процедури за обработка, подходящи мерки за сигурност и HR практики, които спазват принципа за минимализиране на данните.
Функциите на изкуствения интелект също се нуждаят от практическа оценка. Изкуственият интелект може да помогне при разработването на HR съдържание, отговора на рутинни въпроси относно политиките или управлението на работните процеси. Не трябва да се използва безконтролно чувствителна информация за служителите. Уверете се в това кой доставчик на изкуствен интелект се използва, какви данни се обработват, дали са налични алтернативни или собствено-домакински модели и какви правила за управление може да прилага вашата организация.
Планирайте преместването, без да пренасяте стари проблеми с вас.
Миграцията е моментът, в който много проекти губят скорост на развитие. Опитът е да се прехвърлят първо всички исторически файлове и после да се организират. Това може да запази дубликати, остарели записи и документи, които вече трябваше да бъдат изтрити.
По-добър подход е да се определи минимална жизнеспособна структура на файловете. Решете кои документи трябва да бъдат налични за всеки активен служител, кои исторически записи трябва да бъдат запазени и кои категории трябва да имат ограничен достъп. Премахнете дублиращите се файлове преди импортирането и се споразумейте за имена, които имат смисъл за HR, а не само за човека, който е създал старата структура на папките.
Извършете примерна миграция с кръстосано изследване на записи на служители. Включете нов служител, мениджър, служител с промяна на ролята и служител, който напуска организацията, при условие че се прилагат правила за запазване на информацията. Това ще разкрие пропуски в разрешенията и липсващи полета, преди да бъде преместена цялата организация.
Приемането трябва да бъде равносилно съзнателно. Покажете на мениджърите какво могат да открият и какво не могат да видят. Обяснете на служителите защо от тях се иска да качат или провери информацията. Процесът, който хората разбират лесно, ще даде по-добви данни от сложен процес, който никой не следва.
Направете документацията за персонала част от ежедневните HR операции
Файлът не трябва да се третира като цифров архив, който се посещава само когато нещо се обърква. Той трябва да се актуализира чрез ежедневната работа: договорът се подписва при въвеждане в работата, сертификатът за обучение се добавя след завършване, а документа за изпълнение се съхранява в съответната защитена категория.
Това е моментът, в който едно интегрирано решение за управление на човешките ресурси има предимство. Когато процесите по набиране на персонал, въвеждане в работа, време и отчитане, отпуски, обучение и оценка работят в една система, HR отделя по-малко време за обработка на данните в различните инструменти. За екипи от 10 до 500 служители тази консолидация може да бъде по-полезна от обширна библиотека с документи, която няма връзка с останалата част от HR.
Cognitis.cloud е разработен по този подход, като съчетава персоналните данни с HR процесите, които ги поддържат точни, като същевременно осигурява поддръжка на специализирани среди базирани в ЕС и контролиран достъп.
Най-добрият софтуер за персонални досиета не изисква от HR служителите да стават специалисти по архивиране. Той дава на растяща група служители структурата, необходима за внимателно обработване на чувствителна информация за служителите, бързо отговаряне на въпроси и фокусиране върху това, което е важно – хората, стоящи зад документите.
