Немски трудов договор, австрийска политика за отпуски и швейцарски превод на заплатите рядко се поместват перфектно в една и съща електронна таблица. Въпреки това, именно тук започват много развиващи се HR екипи: събирането на местните изисквания с помощта на папки, одобрения по имейл и отделни инструменти за набиране на персонал, отсъствие и разходи.
Това Най-добър софтуер за управление на човешките ресурси за DACH Не е непременно платформата с най-голям списък с функции. За МСП тя е системата, която осигурява на малкия екип по човешки ресурси надеждни данни за служителите, практически локални контроли и достатъчна гъвкавост, за да поддържа растежа без да създава нова административна структура.
Това е особено важно, когато вашата организация работи в Германия, Австрия или Швейцария. Тези три пазара са тясно свързани икономически, но практиките им в областта на трудовото право, езиковите изисквания и механизмите за плащане на заплати не са идентични. Добрият процес на подбор започва с тази реалност.
Какво трябва да може да обработва софтуерът DACH HR
DACH често се разглежда като един регион при разговорите за закупуване на софтуер. Оперативно е по-разнообразна ситуация. Германия и Австрия са държави членки на ЕС, обвързани със GDPR, докато Швейцария има свой собствен регулатор за защита на данните. Заетостната документация, правилата за отпуски, колективните трудови договори, практиките за отчитане на времето и доставчиците на платежни услуги също могат да се различават в зависимост от държавата и кантона.
Това не означава, че всяка компания се нуждае от три отделни системи за управление на човешките ресурси. Това означава, че една система трябва да ви позволява да поддържате последователен процес за управление на персонала, като същевременно прилагате правилата на конкретната държава. Вашата база данни с служители, процесът на въвеждане в работата, процесите за одобрение и подходът ви към оценката на работата могат да бъдат споделени. Може да е необходимо политиките за отпуските, официалните празници, юридическите лица, документите и изходящите отчисления към заплатите да варират.
За екипи от 10 до 500 служители практическата проверка е проста: може ли HR да управлява тези разлики, без да се налага да се моли IT да възстановява системата всеки път, когато бизнесът открива нов офис или променя политиката си?
Започнете с процесите, които създават най-много работа
Преди да сравнявате доставчиците, трябва да разгледате кога отборът ви губи време всяка седмица. Отговорът рядко се свежда само до въвеждането на заплати. Често става дума за справяне с неизпълнени лични данни, балансиране на отсъствия, проверка на одобренията, отговор на въпроси на служителите и събиране на информация от няколко системи.
Полезният HRIS трябва да обединява всички процеси, свързани с живота на служителя. Поне трябва да оценява как подпомага набирането, въвеждането, записването на трудовите данни, времето и отсъствията, отпуските, разходите, прегледите на работата и обучението. Тези процеси не са изолирани модули в ежедневните HR операции. Новият служител, нает този месец, се нуждае от договор, заявки за оборудване, задачи по въвеждане в работата, потвърждения за спазване на политиките, достъп до отпуските и в крайна сметка цикъл на прегледи.
Когато всяка от тези стъпки се извършва в отделен инструмент, HR става интегриращият слой. Това може да бъде управляемо с 20 души. Но при над 100 служители ситуацията става нестабилна, особено когато работниците работят от различни граници.
Въпреки това, не трябва да приемате, че една платформа с всички функции е автоматично правилният избор. Ако имате специализиран доставчик на услуги за разплащания, който работи добре във всяка държава, замяната му може да доведе до риск, въпреки малките ползи. В много случаи по-добрият подход е HRIS, който управлява данните за служителите и основните работни процеси, като същевременно обменя чисти, одобрени данни с системата за разплащания.
Оценяване на местното съответствие като работеща практика
Соблюването на изискванията е нещо повече от самото поставяне на отметка в чек-лист, че доставчикът е готов за GDPR. Попитайте как системата помага на хората да следват процеса ви последователно.
Например, можете ли да поддържате специфични за държавата шаблони на документи и правила за съхранение? Могат ли процедурите за одобрение да отразяват местните мениджъри или юридическите лица? Можете ли да записвате потвърждения за одобрение и завършване на обучение? Можете ли да дефинирате различни типове отсъствие и календари за официални празници? Могат ли промените в документацията на служителите да бъдат проследими чрез разрешения и история на одитите?
За германските организации е необходимо да се обмисли и ролята на работническия съвет, където е приложимо. Може да има технологични възможности за мониторинг на присъствието или изготвяне на отчети за персонала, но начинът, по който тези функции са конфигурирани, може да изисква консултация или съгласие. Вашата софтуерна система трябва да поддържа прозрачни и пропорционални процеси, вместо да насърчава събирането на данни само защото те са налични.
Регистрацията на времето заслужава подобна грижа. Изискванията и интерпретациите се развиват, докато работните модели стават все по-разнообразна. Търсете конфигурируеми работни процеси за времето и отсъствията, ясни процедури за одобрение и отчети, които предоставят полезна информация без да превръщат всеки мениджър в специалист по отчитане на времето.
Доставчикът трябва да е наясно какво включва и какво не включва неговият продукт. Нито една HR платформа не прави организацията съвместима сама по себе си. Здрави политики, местни правни консултации и добре обучени мениджъри остават от съществено значение.
Обърнете внимание на местоположението на данните и архитектурата
За купувачите от DACH управлението на данните често е решаващ фактор, а не техническа бележка под линия. Досиетата на служителите могат да включват договори, възнаграждения, бележки за представяне, информация за отсъствия и понякога здравни документи. Къде се намират тези данни, кой може да има достъп до тях и как те се отделят от другите клиенти заслужават директни отговори.
Попитайте дали данните се хостват в ЕС, дали вашата организация разполага със специално оборудване и как се контролира достъпът до тях. Разяснете местоположенията на архивираните данни, суб-процесорите, опциите за износ на данни и процеса за изтриване или връщане на данните при изтичане на договора. Ако платформата използва изкуствен интелект, попитайте кой доставчик обработва заявките, дали данните се използват за обучение на модели и дали можете да изберете друг доставчик или собствен хостинг на модела.
Правилният отговор зависи от вашия рисков профил. Малкото предприятие с опростени записи на служителите може да приеме споделена архитектура на облака с силни контроли. Предприятието, което обработва чувствителни данни и работи при по-строги изисквания от страна на клиентите или в регулирани сектори, може да предпочете настройка с single-tenant наемател с пълно присъствие на данните в ЕС. Важното е архитектурата да отговаря на вашите нужди за управление и да е обяснена на разбираем език.
Търсете функционалността преди количеството функции
Най-добрият HR система няма да спести време, ако служителите го избегнат и мениджърите изпращат искания обратно към HR. По време на демонстрацията не само поискайте от продавача да покаже администраторския изглед. Поискайте да видите преживяванията на служители, които заявяват отпуск, мениджъри, които одобряват заявки и кандидати, които завършват процеса на въвеждане в организацията.
Най-добрият софтуер за управление на човешките ресурси за DACH трябва да намали броя на рутинните въпроси, а не да ги пренасочва в нова пощенска кутия. Служителите трябва да могат да намират своите документи, да актуализират разрешените данни и да разбират статуса на заявката. Мениджърите трябва да имат достъп до информацията, от която се нуждаят, за да вземат действия, без да имат достъп до поверителни данни извън своите правомощия.
Поддръжката на езика също е от значение. Ако Вашата работна сила използва немски като основен работен език, само преведените етикети може да не са достатъчни. Проверете дали известията, шаблоните, помощните материали и работните процеси, насочени към служителите, могат да бъдат написани и поддържани на езика, който всъщност използват екипите Ви. За организации в региона английският и немският език често са необходими и двата.
Първоначалната група може да покаже повече от просто добре изработена демонстрация. Включете един HR администратор, двама мениджъра и няколко служители от различни места. Техният отзив ще разкрие неясните работни процеси много бързо.
Сравнете усилията за внедряване, а не само цената на абонамента
Ниските месечни цени могат да бъдат привлекателни, но това не е цялата картина. Реалните разходи за HR софтуер включват внедряване, конфигуриране, почистване на данни, обучение на мениджърите и времето, необходимо за поддържане на отделни инструменти, които остават на място.
Искайте ясна информация за това какво е включено. Кой прехвърля записите на служителите? Как се обработват историческите документи? Могат ли да бъдат импортирани съществуващите остатъци от отпуските? Каква поддръжка е на разположение по време на стартирането? Кои функции изискват платени допълнителни опции и кои са достъпни като част от основната платформа?
Обърнете внимание и на разходите, свързани с фрагментацията. Инструмент за набиране на персонал, приложение за отпуските, система за разходи, платформа за ефективност и хранилище за документи може да изглеждат достъпни поотделно. Вместе те създават дублирани записи, повтарящи се влизания и повече възможности за несъответствия в данните на служителите. Съгласуването е полезно, когато премахва истинската работа, а не когато принуждава всеки процес да се съобрази с една твърда структура.
C2 е предназначена за този среден модел: европейските МСП, които се нуждаят от един HRIS за основните процеси в човешките ресурси, без да се налага да плащат високи разходи и да поемат административната тежест на корпоративни HR системи.
Практичен списък с опции за вашето избиране
Когато стефилирате вашите възможности, оценявайте всяка платформа спрямо същите бизнес въпроси, вместо да разчитате на обща списъка с функции. Може ли тя да поддържа вашите настоящи държави и вероятно следващ пазар? Може ли малък HR екип да администрира системата уверено? Подхожда ли тя на изискванията ви за местоположение на данните и управление на изкуствения интелект? Може ли тя да се интегрира безпроблемно с системата за разплащане и другите системи, които възнамерявате да поддържате? Могат ли служителите и мениджърите да изпълняват стандартни задачи без намеса от HR?
Дайте повече значение на работните процеси, които вашият екип изпълнява всеки ден. Модулът за усъвършенствано планиране на заместване има ограничена стойност, ако одобренията за отсъствие, задачите по въвеждане в работа и документите на служителите все още се управляват по имейл.
Най-силният избор ще успокои HR операциите при увеличаване на броя служители. Това е по-полезна мярка от броя модули в страницата с цени: по-малко прехвърляния на отговорности, по-ясна собственост и данни за служителите, на които емоционалното ти тийм може да разчита, когато трябва да действа.
