Мениджър одобрява молба за работа от друга държава за две седмици. Друг служител започва да отчита вечерните си часове от дома си. Трети пита защо някои от екипите могат да работят дистанционно три дни в седмицата, докато техните не могат. Всички тези молби не са необичайни. Съвкупно те показват защо. Гъвкави тенденции в сферата на работата и спазването на работните норми Преминаха от политиката за работа от разстояние, която беше оставена настрана след пандемията.
За растящите работодатели гъвкавостта вече е стандартен модел на работа. Тя се отнася до работното време, заплащането, здравето и безопасността, защитата на данните, равното третиране и в някои случаи данъците и социалната сигурност. Проблемът не е да се правят всички договорености еднакви. Трябва да се вземат последователни решения, документоват се правилно и да се определят ясни граници за ръководителите.
Гъвкавите тенденции в работата, които оформят HR в малките и средни предприятия
Най-значителният пробив е преминаването от неформален доверие към структурирана гъвкавост. Работещите все още очакват автономия относно това къде и кога да работят, но регулаторите и съдилищата продължават да очакват работодателите да изпълняват съществуващите си задължения. Работата от разстояние не премахва необходимостта от регистриране на времето, защитата на личните данни или управлението на натоварването. Често това затруднява доказването на тези задължения.
За екипите по човешки ресурси с персонал от един до трима души рискът рядко се дължи на небрежност. Това е фрагментирана информация. Работните модели се съхраняват в съобщенията на мениджърите, договорените отпуски се намират в отделен инструмент, а одобрените места се показват в електронна таблица, която никой не преглежда. Когато възникне въпрос, HR трябва да пресъздаде решението от няколко различни системи.
По-добрият подход е гъвкавата работа да се третира като управлявани данни за служителите. Заявките, одобренията, работните модели, изключенията и потвържденията за спазване на правилата трябва да бъдат видими на едно място. Това намалява административната работа, но по-важното е, че предоставя на бизнеса проверимо доказателство за това как прилага своите правила.
Регистрацията на работното време става все по-трудно да бъде игнорирана
В цяла Европа работодателите са под непрекъснат натиск да поддържат обективни и достоверни записи за работното време. Правилата в отделните държави варират, особено в държавите от Бенелюкс и DACH, но посоката е ясна: служител, който работи извън офиса, не трябва да остава невидим за процесите за отчитане на времето и присъствието.
Това не означава, че всеки служител трябва да бъде подложен на минута в минута наблюдение. Всъщност, натрапчивото наблюдение може да създаде свои собствени проблеми с поверителността и отношенията с служителите. Това означава, че организациите се нуждаят от пропорционален метод за отчитане на часовете, почивките, извънредните часове и периодите за почивка, когато те са от значение за ролята и местното законодателство.
Практическият въпрос е дали вашите системи могат да отговорят на основни въпроси с увереност. Можете ли да идентифицирате повторни случаи на късно работно време? Можете ли да демонстрирате, че задължителният отдих се спазва? Може ли ръководител да одобри извънреден труд, преди той да стане спор за заплащане на труда? Ако отговорът зависи от проверка на няколко чат статии, процесът е твърде крехък.
Местоположението вече е показател за съответствието с правилата
Хибридната работа започна с работа от дома срещу работа в офиса. Сега тя включва коворкинг пространства, места за клиенти, временно пребиваване в чужбина и служители, които разделят седмицата си между различни региони. Всеки от тези варианти може да повлияе различно на работодателя.
Кратък период на дистанционна работа в чужбина може да бъде управляем при наличието на ясна политика. Редовният режим на работа в друга държава може да повдигне по-сложни въпроси относно удържането на осигуровки, социалното осигуряване, трудовото право, застраховането и това дали компанията създава облагаема присъствие там. Отговорът зависи от ролята на служителя, продължителността на работата, правомощията му и държавите, в които се намира компанията. HR не трябва да обещава одобрение, преди финансовият, правният или външни консултанти да са оценили фактите.
Полезният тренд не е пълно разрешение или пълно отказ. Това е сложна процедура за вземане на решения. Определете какво могат да декларират сами служителите, какво може да одобри ръководителят и какво трябва да бъде прегледано от специалисти. Запишете местоположението и датите на одобрената работа, след което анализирайте повтарящите се модели, вместо да третирате всяка заявка като отделно събитие.
Правото на отказване от връзка става въпрос на управление
Правилата за прекъсване на работата варират в различните държави и според колективните трудови договори. Дори когато не съществува конкретно законово право, работодателите все пак имат задължения относно работното време, благосъстоянието и психосоциалните рискове. Култура, в която съобщенията се приемат късно през нощта, може да подкопае тези задължения, независимо от това, което гласи ръководството.
Отговорът за спазване на правилата не е просто да се добави изречение, което да инструктира служителите да не работят след работно време. Управителите се нуждаят от практически норми: кога се очакват отговори на съобщенията, как трябва да се ескалират спешните заявки и кога трябва да се използва забавено изпращане. Екипите също трябва да различават гъвкавите графици от неограничената достъпност.
Това е особено важно за трансграничните екипи. Съобщение, изпратено в 18:00 ч. от една държава, може да достигне до колега, чийто нормален работен ден е започнал един час по-рано. Правилните работни навици и видимото показване на наличните възможности могат да предотвратят малките навици да се превърнат в общоприети в целия екип.
Защитата на данните се доближава до ежедневните HR операции
Гъвкавата работа разширява обхвата на местата, до които се достъпва до данните на служителите и на хората, които имат нужда от достъп до тях. Мениджър може да се нуждае от достъп до график за работа от вкъщи, но не и до медицински данни. Платежната система се нуждае от одобрени работно време, но не и от всички подробности на заявка за гъвкава работа. Тези разлики са от значение съгласно принципа на GDPR за минимализиране на данните.
Враства тенденцията към достъп според ролите, ясни правила за съхранение и по-малко неконтролирани копия на HR данни. Това също така изисква внимание към инструментите за мониторинг. Събирането на скенерни изображения, натиска на клавиши или непрекъснати данни за местоположение вероятно няма да бъде пропорционално за много обикновени работни места. Преди да въведат какъвто и да е мониторинг, организациите следва да определят целта, да оценят необходимостта, да обмислят по-малко интрузивни алтернативи и да се консултират с експерти в областта, когато се прилагат национални изисквания или механизми за представителство на служителите.
За европейските МСП хостингът и архитектурата са част от този процес. Поддържането на HR информацията в специална среда базирана в ЕС може да подпомогне управлението, но не замества необходимите процедури, процеси и обучение на персонала.
Правосъдието е от съществено значение, както и формалното спазване на разпоредбите.
Гъвкавата работа може бързо да доведе до неравнопоставено третиране. Ролите в първа линия на работата може да имат по-малка гъвкавост при местоположението, отколкото офисните роли. Родителите и грижещите се за деца може да се нуждаят от различни условия. Новите служители могат да се чувстват в ущърб, ако неформалните договори са достъпни само за дългогодишни служители.
Не всяка роля изисква еднаква гъвкавост. Равният третиране не винаги означава идентично третиране. Това означава, че организацията може да обясни критериите си, да ги прилага последователно и да прави разумни корекции, когато е необходимо. Политика, основана на изискванията на ролята, обхвата на клиентите, екипното сътрудничество и ограниченията за сигурност, обикновено е по-лесно да се защитава, отколкото тази, основана на личните предпочитания на ръководителя.
Отделът по човешки ресурси също трябва да следи за въздействията върху кариерата. Ако видимостта в офиса влияе върху назначаването, повишенията или оценката на работата, служителите, работещи дистанционно, могат да бъдат в неравностойно положение, дори когато политиката изглежда неутрална. Разговорите за работата трябва да се фокусират върху договорените резултати и поведение, а не върху това кой се вижда най-често.
Как изглежда работещ модел за спазване на изискванията
Най-ефективните модели са достатъчно прости, за да могат мениджърите да ги следват без постоянно намеса на HR. Започнете с разделянето на три решения, които често се смесват заедно: правото на гъвкавост при работа, договореният работен режим на служителя и всяко искане за временно преместване. Всеки от тях изисква различни данни и може да има различен оторизатор.
Разпределете малко брой правила, които служителите да разбират. Например, посочете къде обикновено се извършва работата, как се записват промените в работното време, какви уведомления са необходими при работа в чужбина и при какви обстоятелства е необходимо допълнително обсъждане. Избягвайте политики, които обещават универсална гъвкавост, ако оперативните нужди го правят невъзможно.
След това работният процес трябва да съответства на политиката. Служителите трябва да могат да подават заявки чрез контролиран процес, мениджърите трябва да виждат съответните критерии, а HR трябва да има централна база данни с решенията. Ако споразумението има срок на валидност, системата трябва да подканва за преразглеждане, вместо да позволява случайната временност на изключенията да стане постоянна.
Един HRIS може значително да улесни това, като обедини времето и отчетността за присъствие, отпуските, документацията за служителите и документите за спазване на законовите изисквания. Например, Cognitis.cloud дава на растящите екипи една среда, в която да управляват тези свързани процеси, вместо да разчитат на отделни електронни таблици и одобрения в пощенската кутия. Важното е да има един надежден източник, когато мениджър, служител или одитор пита какво е договорено.
Въпроси, които HR трябва да зададе преди да промени политиката
Преди да актуализирате политиката за гъвкава работа, проверете дали организацията може да я прилага на практика. Попитайте дали мениджърите знаят какво могат да одобрят, дали служителите могат да отчитат времето си без затруднения и дали човешките ресурси могат да идентифицират хората, които работят редовно от друго място. Също така попитайте какви данни са наистина необходими и кой трябва да има достъп до тях.
Прегледайте местните изисквания за всяка държава, в която работят служители, особено ако извършвате дейност извън границите на държавата. Политика за цялата група може да установи общи принципи, но местни допълнения може да са все пак необходими за работното време, консултациите, възстановяването на разходи или задълженията по здраве и безопасност. Това е една област, в която е полезно да се направи правен преглед, особено преди да разширите разрешенията за дистанционна работа в международен план.
Накрая, измерете какво се случва след въвеждането на политиката. Проучете случаите на незачислени часове извънреден труд, повторните изключения, отхвърлените заявки и екипите с изключително различен достъп до гъвкавост. Тези модели ви казват повече от това, което някога би могло да бъде постигнато с еднократна декларация за съгласие с политиката.
Гъвкавата работа ще продължи да се променя, но основната отговорност на работодателите остава стабилна: да вземат справедливи решения, да защитават хората и да водят достоверни отчетни документи. Организациите, които го осъществяват добре, няма да бъдат тези с най-дългата политика. Те ще бъдат тези, чиито ежедневни HR процеси правят правилното действие лесно.
