Опасение за измама, тормоз или нарушение на закона рядко възниква в удобен момент. То може да бъде повдигнато от нов служител, от мениджър или от някой, който вече е опитал да реши въпроса неформално. Когато създадете процес за подаване на сигнали преди този момент, екипът ви разполага със справедлив ред, който да следва, вместо да импровизира под натиск.
За развиващите се компании целта не е да се изгради юридически отдел в миниатюра. Целта е да се даде на хората надежден начин да съобщават за сериозни опасения, да се защити информацията на всички и организацията да може да действа последователно. Ясният процес помага и на HR да разграничи подаването на сигнали от ежедневните жалби, при които правилният път може да е разговор с мениджъра, процедура по жалби или дисциплинарна процедура.
Започнете с правното положение, след това проектирайте с оглед на доверието
Директивата на ЕС за защита на лицата, подаващи сигнали, определя минимални стандарти, но нейните изисквания се прилагат чрез националното законодателство. Това е важно за компаниите, които извършват дейност в Бенелюкс, DACH или други европейски пазари: сроковете, обхватът, каналите за подаване на сигнали и изискванията за съхранение могат да се различават в отделните държави.
Като общо правило организациите от частния сектор с 50 или повече работници трябва да осигурят вътрешни канали за подаване на сигнали съгласно рамката на Директивата, в зависимост от националното транспониране. Някои държави разширяват задълженията и към по-малки работодатели или към определени регулирани сектори. Ако вашият персонал е близо до този праг, е разпределен между няколко юридически лица или включва работници с различни видове договори, потърсете правен съвет за конкретната държава, вместо да се осланяте на едно общо допускане за цялата група.
Правното съответствие е само една част от проектирането. Служителите няма да използват даден канал само защото той съществува в папка с политики. Те трябва да вярват в три неща: че сигналът им ще стигне до безпристрастен човек, че самоличността им ще бъде третирана внимателно и че подаването на сигнал няма да навреди на кариерата им. Доверието се изгражда чрез самия процес, а не чрез един слайд от годишното обучение.
Определете какво попада в процеса за подаване на сигнали
Подаването на сигнали обикновено се отнася до предполагаеми нарушения, които засягат организацията, обществеността или други лица. Това може да включва подкуп, измама, финансови нередности, нарушения на законодателството за защита на данните, сериозни рискове за здравето и безопасността, дискриминация или престъпления против околната среда. Личен спор за работното натоварване, заплащането или поведението на мениджър може да е жалба, освен ако не разкрива по-широка практика или нарушение на закона.
Вашата политика следва да прави тази разлика на ясен език, без да възпира хората да подават сигнали. Полезен принцип е, че подателят на сигнала не е длъжен да докаже опасението. Той трябва да има основателни причини да смята, че информацията е вярна в момента, в който я съобщава.
Обяснете кой може да използва канала. Служителите са основната група, но приложимото законодателство може да обхваща и кандидати за работа, бивши служители, изпълнители по договор, работници, наети чрез агенции за временна заетост, доставчици и доброволци. Канал за подаване на сигнали, който е видим само в наръчника за служителите, може да остави важни групи без ясни указания.
Изберете канали, които хората наистина ще използват
Повечето МСП се нуждаят от повече от един канал. Онлайн формуляр за подаване на сигнали, специален имейл адрес и възможност да се поиска среща ще покрият много от случаите. Телефонна линия може да е подходяща, когато служителите са мобилни, работят на смени или не използват редовно лаптоп.
Анонимното подаване на сигнали е въпрос на преценка. То може да свали прага пред хората, които се страхуват от репресивни ответни действия, но затруднява последващите действия и установяването на фактите. Конфиденциалното подаване на сигнали, при което самоличността на подателя е известна само на оправомощените лица, обработващи сигнали, често е по-лесно за проверка. Когато се приемат анонимни сигнали, осигурете на подателя сигурен начин да получава въпроси и актуализации, без да се разкрива кой е той.
Избягвайте да насочвате всеки сигнал към едно и също лице. HR мениджърът може да е обект на сигнал, да не е на разположение заради отпуск или да се възприема като твърде близък до ръководството. Определете поименно основни и резервни лица, обработващи сигнали, както и ред за ескалация към външен консултант или представител на управителния съвет при конфликти, засягащи висши ръководители.
Създайте процес за подаване на сигнали с ясни етапи
Процесът следва да е достатъчно кратък, за да го разбират служителите, и достатъчно структуриран, за да го прилагат последователно лицата, обработващи сигнали. Той трябва да обхваща всичко от получаването на сигнала до приключването на случая.
Първо, регистрирайте сигнала в регистър на случаите с ограничен достъп. Запишете датата, повдигнатия въпрос, канала за подаване на сигнали, отговорника по случая, проверките за конфликт на интереси, действията, комуникацията и резултата. Придържайте се към фактите в коментарите. Записът по случая може по-късно да бъде преглеждан от регулатори, юристи или съд, затова спекулативният език и личните мнения създават ненужен риск.
След това потвърдете получаването своевременно. Съгласно рамката на Директивата на ЕС потвърждение за получаване обикновено се очаква в срок от седем дни, когато с подателя на сигнала може да се осъществи връзка. Това не означава да обещавате определен резултат. Означава да потвърдите, че сигналът е получен, да обясните следващата стъпка и да създадете очаквания за конфиденциална комуникация.
След това преценете опасението. Попада ли в обхвата? Има ли непосредствен риск за хората, за доказателствата или за бизнеса? Има ли конфликт на интереси лицето, обработващо сигнала? Първоначалната преценка може да изисква запазване на документи, ограничаване на достъпа до системи или привличане на юрист, преди да започнат интервютата. Не всеки сигнал изисква пълна проверка, но всеки сигнал заслужава обоснована преценка.
Извършвайте проверката пропорционално. При проста нередност в разходите може да е достатъчно да прегледате документацията и да разговаряте със съответните лица. Твърдение, което засяга висшето ръководство, тормоз или трансграничен достъп до данни, може да изисква независим проверяващ. Независимостта е по-важна от формалността. Проверяващият трябва да може да преценява доказателствата безпристрастно, включително доказателствата, които не подкрепят твърдението.
Предоставяйте обратна информация на подателя на сигнала, когато това е възможно. Рамката на Директивата по правило изисква обратна информация в срок от три месеца от потвърждението за получаване, въпреки че националните правила могат да се различават. Обратната информация може да описва предприетите или планираните действия, без да се споделят конфиденциални дисциплинарни подробности, чувствителни лични данни или информация, която би могла да навреди на проверката.
Накрая приключете случая с документирано решение. Приключването не е само въпрос на това дали твърдението е потвърдено. То следва да отрази и коригиращите действия, например промяна в контролите, обучение за мениджърите, актуализация на политиката или насочване към подходящия вътрешен процес.
Защитете конфиденциалността и личните данни още на етапа на проектирането
Каналът за подаване на сигнали може бързо да се превърне в хранилище на изключително чувствителни данни. Сигналите могат да посочват свидетели, предполагаеми нарушители, медицинска информация или подробности за защитени признаци. Да се борави с тази информация като с обща входяща поща на HR е често срещана и предотвратима грешка.
Ограничете достъпа до обучените лица, обработващи сигнали, и използвайте разрешения според ролята. Не допускайте широк достъп за HR, ИТ или ръководството само защото биха проявили интерес. Където е възможно, съхранявайте материалите по проверката отделно от текущите досиета на служителите и се уверете, че всяка система, използвана за сигналите, разполага с подходящи одитни следи.
Принципите на GDPR следва да оформят процеса от самото начало: събирайте само необходимото, обяснявайте как ще се използват данните, поддържайте ги точни и ги съхранявайте само толкова дълго, колкото е необходимо. Сроковете за съхранение следва да отразяват приложимото национално законодателство и необходимостта да се защити или да се разреши даден случай. Общо решение всеки сигнал да се пази безсрочно е трудно за обосноваване.
За европейските МСП местоположението на данните и достъпът на доставчиците също заслужават внимание. Ако сигналите се обработват в HR платформа, проверете кой има достъп до данните, къде се хостват те и дали чувствителната информация по случая остава в среда, която отговаря на вашите изисквания за управление на данните. Конфигурация single-tenant със съхранение на данните в ЕС може да улесни контрола на достъпа и отчетността, но не замества ясните вътрешни разрешения и процедури.
Обучете хората, които получават сигнали
Добре написаната политика се проваля, ако първият човек, който получи опасение, реагира отбранително, обещае пълна тайна или започне да проверява чрез неформални съобщения. Обучете лицата, обработващи сигнали, да изслушват без да отсъждат, да обясняват точно конфиденциалността и да избягват да обещават резултат, преди фактите да бъдат установени.
Мениджърите се нуждаят от различно ниво на обучение. Те може да са първият човек, към когото се обръща служител, дори когато съществува официален канал. Те трябва да знаят как да разпознаят възможно разкриване по реда за подаване на сигнали, как да запазят доверието на служителя и как да предадат въпроса на подходящото лице, без да провеждат собствена неофициална проверка.
Съобщавайте процеса при въвеждането в длъжност и го опреснявайте периодично. Използвайте разбираем език, посочете, че репресивните ответни действия са забранени, и обяснете как изглежда защитата на практика. Следете и за по-прикритите форми, например изключване от срещи, намалени отговорности или внезапно негативно отношение към представянето след подаден сигнал. Опасенията за репресивни ответни действия следва да се преценяват самостоятелно дори когато сигналът, който ги е предизвикал, не е потвърден.
Направете подаването на сигнали част от обичайната работа на HR
Подаването на сигнали не следва да стои в забравена споделена папка, докато не настъпи криза. Преглеждайте процеса след реални случаи, анонимизирани при необходимост, и поне веднъж годишно. Търсете закономерности: повтарящи се опасения в един отдел, забавени потвърждения за получаване, неясна отговорност или сигнали, които разкриват пропуск в политиката.
За малките HR екипи практическото предизвикателство често е координацията. Сроковете по случаите, одобренията за достъп, свързаните досиета на служителите и декларациите за запознаване с политиките лесно се разпиляват между имейли, електронни таблици и отделни инструменти. Събирането на основната HR информация и работните процеси в една контролирана среда, както прави C2, може да намали това административно затруднение, като достъпът до чувствителните случаи остава строго ограничен.
Най-полезният показател за успех не е големият брой сигнали, нито пълното им отсъствие. Той е дали хората знаят къде да повдигнат опасение, дали организацията реагира справедливо и дали поуките от всеки случай водят до по-добри решения следващия път.
