Балансите на отпуските в една електронна таблица, разходите в друга система и документите на служителите в споделени папки може да работят за бизнес с 20 души. Те се превръщат в ежедневен оперативен риск с нарастването на броя на служителите, локациите и местните изисквания за заетост. Търсенето на преглед на HRIS софтуер Европа следователно трябва да доведе до нещо повече от списък с функции. Правилният въпрос е дали една платформа ще улесни управлението на ЧР, без да създава нов слой администрация.
За европейските малки и средни предприятия най-добрата HRIS система рядко е тази с най-дългия списък от модули. Тя е тази, която отговаря на начина, по който вашият екип за работа с хора реално работи, предоставя на служителите ясно обслужване на самообслужване и третира чувствителните данни с подобаваща грижа. Този баланс изисква по-задълбочен поглед от звездните оценки или бляскавата демонстрация.
Преглед на HRIS софтуер в Европа: започнете с оперативния проблем
Преди да сравните доставчиците, определете какво в момента струва на вашия екип време, увереност или контрол. Един малък HR екип може да прекарва твърде много от понеделник в отговори на въпроси относно баланса на отпуските. Друг може да въвежда отново данни за нови служители в процесите по подбор, заплати и IT. Една компания, която се разширява от Нидерландия в Германия, може да се нуждае от по-ясни записи, следи за одобряване и управление на местните политики.
Това са различни проблеми и те трябва да доведат до различни приоритети за оценка. HRIS система, която се отличава с глобални корпоративни справки, все пак може да бъде лош избор, ако ежедневните одобрения на отпуски са неудобни или трудовите досиета са трудни за поддържане. По същия начин, един прост инструмент за отпуски може вече да не е достатъчен, когато процесите по въвеждане на нови служители, разговорите за представянето и записите за съответствие са разпръснати в няколко приложения.
Един полезен преглед започва с картографиране на пътя на служителя от кандидат до напускащ. Отбележете къде информацията се въвежда два пъти, къде мениджърът трябва да преследва някого за одобрение и къде бизнесът разчита на електронна таблица, защото настоящата система не може да поддържа процеса. Тези пропуски разкриват изискванията, които имат значение.
Не бъркайте широчината с полезно покритие
Много доставчици се определят като „всичко в едно“. На практика това може да означава много различни неща. Някои разполагат със силна основна база данни на служителите, но разчитат в голяма степен на интеграции за подбор на персонал, разходи или обучение. Други предлагат много модули, които изглеждат несвързани, след като започнете да ги използвате.
Помолете доставчиците да покажат реален процес през различни модули. Например, може ли даден кандидат да се превърне в запис на служител без ръчно въвеждане на данни? Могат ли задачите за въвеждане в длъжността, потвържденията на политики, заявките за оборудване и задължителните обучения да бъдат свързани с профила на този човек? Може ли мениджърът да види информацията, необходима за одобряване на отпуск или подготовка на оценка, без да търси в множество инструменти?
Целта не е да се елиминира всяко специализирано приложение на всяка цена. Заплатите например може да останат отделна система в зависимост от вашата държава и доставчик. Целта е да се намалят ненужните прехвърляния и да се установи един надежден HR запис.
Оценете архитектурата на HRIS, а не само екраните
За европейските организации мястото и начинът на обработване на данните на човешките ресурси заслужават същата прецизност като функционалността. Данните на служителите включват договори, данни за възнагражденията, записи за отсъствия, бележки за представянето и често документи, съдържащи специална категория данни. Интерфейсът на даден доставчик може да изглежда опростен, докато споразуменията му за данни са много по-трудни за оценка.
Започни с местоположение на данните. Ако вашата организация се нуждае от данни, съхранявани в ЕС, установете къде се намират производствените данни, резервните копия и достъпът за поддръжка. Попитайте дали отговорът се отнася за всички модули, включително аналитичните и AI функциите, а не само за основната база данни на служителите.
След това попитайте за модела на наемане. В среда с много наематели клиентите споделят основната инфраструктура с логическо разделяне. Това може да бъде надежден модел, когато се управлява добре. Средата на PaaS с един наемател предоставя на всеки клиент специална, изолирана среда, което може да подхожда на организации, които се нуждаят от по-строго разделяне, по-ясен контрол или по-специфични изисквания за сигурност. Нито един от двата подхода не определя автоматично покупката, но разликата трябва да бъде разбрана както от Човешки ресурси, така и от ИТ отдела.
Съответствието с GDPR изисква и практически разговор. Нито една HRIS система не може да направи работодателя съвместим сама по себе си. Вашата организация остава отговорна за законовото си основание, правилата за съхранение, решенията за достъп и комуникацията със служителите. Платформата обаче трябва да ви предоставя средствата за отговорно действие: достъп на базата на разрешения, одитни следи, поддръжка за съхранение, сигурно управление на документи и ясно споразумение за обработване на данни.
За предприятия, които оперират в Бенелюкс и DACH, е разумно да тестват как системата се справя с местните работни практики, официалните празници, политиките за отсъствия и езиковите нужди. Европейското присъствие е полезно. Доказателството, че доставчикът разбира вашия оперативен контекст, е по-полезно.
Тествайте работните процеси, които хората ще използват всяка седмица
Една добра демонстрация често следва изчистен, предварително подготвен път. Вашата оценка трябва да въведе изключенията, които правят администрирането на човешките ресурси трудно: служител сменя мениджъра си по средата на цикъл за оценка, колега на непълно работно време има нестандартно право на отпуск или разход е представен в различна валута.
Дайте на всеки от избраните доставчици едни и същи реалистични сценарии. Може да не се нуждаете от официална процедура по възлагане на обществена поръчка, но се нуждаете от справедливо сравнение. Поискайте да видите как платформата се справя с:
- нов служител от приета оферта до задачите за въвеждане в длъжността в първия ден
- заявки за отпуск с видимост за екипа, правила за одобрение и точни баланси
- оценка на представянето, ръководена от мениджър, с цели, обратна връзка и напомняния
- разходна претенция на служител, изискваща одобряване и одитна пътека
- актуализация на политиката, която изисква потвърждение от избрани служители
Обърнете внимание на административните усилия зад работния процес. Може ли HR мениджър да коригира правило за одобрение или да добави шаблон на документ, без да подава заявка за поддръжка? Могат ли мениджърите да изпълняват задачи без съществено обучение? Могат ли служителите да намерят собствената си информация, свързана с фишове за заплати, баланс на отпуските или лични данни, без да отварят HR билет?
Тук една платформа предоставя стойност. По-малкият брой рутинни запитвания дава на ЧР време за подбор, развитие на служителите и работата, която се възползва от човешката преценка.
Третирайте изкуствения интелект като контролирана възможност
Функции на ИИ стават обичайни в разговорите за покупка на HRIS. Те могат да помогнат за изготвянето на длъжностни характеристики, да отговарят на рутинни въпроси относно фирмените политики и да подтикват екипите да изпълняват административна работа. Те могат също така да създадат риск, ако обработката на данни, източниците и правата за достъп не са ясни.
Попитайте какви данни се изпращат към доставчика на изкуствен интелект, дали подсказките (промптовете) и резултатите се запазват и дали организацията може да избере предпочитания от нея модел. Подходът, независим от конкретен доставчик, може да бъде ценен за организации с налични изисквания за управление на изкуствения интелект или с предпочитание към хоствани на собствена инфраструктура модели. Също така е важно дали отговорите на изкуствения интелект се основават на вашите одобрени HR политики, или просто генерират плаausible общи съвети.
Използвайте изкуствен интелект там, където той премахва рутинната работа с ниска стойност, а не там, където заменя отговорността. Генерираното съобщение за въвеждане в длъжността се преглежда лесно. Препоръка, която засяга представянето, заплащането или трудовия статус, изисква много по-голямо внимание и смислен човешки надзор.
Сравнете разходите за следващите две години, а не за първия месец
Сравненията на цените могат да станат подвеждащи, когато ниската първоначална цена изключва функции, които ще ви трябват в рамките на една година. Проверете дали подборът на персонал, управлението на представянето, разходите, проследяването на работното време, поддръжката, внедряването и отчетността са включени или се таксуват отделно. Уточнете минималните срокове на договорите, годишните промени в цените и таксите за допълнителни юридически лица или държави.
Прилагането заслужава равнo внимание. Преходът от несвързани инструменти означава почистване на записи, договаряне на собствеността и проектиране на работещи процеси. Една платформа не може сама да оправи неясните политики. Планирайте HR, финансите, ИТ отдела и малка група мениджъри да допринесат за решенията относно данните, разрешенията и работните процеси.
Най-икономичният вариант не винаги е най-евтиният лиценз. Това е системата, която намалява повтарящата се работа, избягва плащането за припокриващи се инструменти и остава лесна за управление с нарастването на броя на служителите от 50 на 200.
Как може да изглежда един практичен кратък списък
За разрастващ се европейски бизнес, списъкът с краткия избор трябва да съдържа платформи, които отговарят на настоящите му нужди и вероятния му следващ етап, а не известни имена, избрани заради спокойствието. Оценете всяка опция спрямо документираните от вас изисквания, с допълнителна тежест за процесите, които отнемат най-много време на ЧР, и контролите, с които вашата организация не може да прави компромис.
Cognitis.cloud е проектиран за този етап на растеж, обединявайки подбор на персонал, въвеждане в длъжността, работно време и присъствие, отпуски, разходи, оценки на ефективността, съответствие с нормативните изисквания и обучение в една платформа. Неговият PaaS модел с един наемател (single-tenant) и локализация на данните в ЕС е особено важен, когато изолацията и собствеността на данните са част от критериите за покупка. Това няма да го направи правилния избор за всяка организация, но той е типът решение, което си струва да бъде оценено директно спрямо вашия оперативен модел.
Поискайте достъп до тестова среда, където е възможно. Позволете на ЧР администратор и двама мениджъри да изпробват сами ключови задачи. Хората, които ще живеят със системата, ще забележат затруднения, които купуващият комитет може да пропусне.
Изберете системата, която вашият екип може да продължи да използва успешно
Решението за HRIS система не е трофейна покупка. То е ангажимент към по-дисциплиниран начин на управление на човешките ресурси. Изберете платформата, която улеснява следващата обикновена работна седмица: един точен запис на служител, по-ясни одобрения, по-малко преследване на задачи и данни, обработвани при условия, които вашата организация разбира. Това е стандартът, който един полезен преглед трябва да ви помогне да приложите.
