Една нова HRIS система може да намали ежедневното напрежение от преследването на таблици, съгласуването на балансите на отпуските и актуализирането на едни и същи данни за служителите в множество системи. Но стойността се появява само тогава, когато информацията, постъпваща в новата платформа, е точна, полезна и подходящо защитена. Това ръководство за миграция на HR данни е предназначено за HR екипи, които трябва да действат внимателно, без да превръщат промяната на платформата в шестмесечен проект за изчистване на данни.
За разрастващия се бизнес миграцията не е просто ИТ задача. Тя определя дали служителите ще се доверяват на услугата за самообслужване, дали мениджърите ще виждат надеждни данни за екипа и дали ЧР ще може да докладва уверено още от първия ден. Целта не е да се пренесе всеки исторически запис. Тя е да се пренесат правилните записи във вид, който вашият екип може да поддържа.
Започнете с оперативния проблем, а не с таблицата
Преди да картографирате дори една колона, се споразумейте каква е нова HRIS система трябва да поддържа. Една компания, която преминава от отделни инструменти за подбор на персонал, отсъствия и разходи, има различни приоритети от тази, която подменя единна база данни на служителите. Започнете с дефиниране на процесите, които трябва да работят при стартирането: адаптиране, одобряване на отпуски, проследяване на работното време, съхранение на документи, отчетност или прегледи на изпълнението.
Този обхват задава разумни граници. Например настоящите договори, активните баланси на отпуските и задължителните документи за съответствие може да са от съществено значение. Пет години установени кандидати или бележки или разписки за разходи може би не са. Съхраняването на информация само защото съществува създава повече работа, по-голяма експозиция на поверителността и повече объркване за потребителите.
Определете един отговорен собственик от Човешки ресурси и един от ИТ, финансите или операциите, където тези екипи притежават изходните данни. Човешките ресурси трябва да решат каква информация е значима и законна за съхранение. Техническите колеги могат да помогнат с експортирането, контрола на достъпа и валидирането. Ако никой няма правомощия да взема решения, миграцията спира в безкрайни въпроси относно специфични случаи.
Изградете ясен опис на данните
Повечето HR екипи разполагат с повече източници, отколкото очакват. Данните за служителите може да се намират в системата за заплати, електронни таблици, софтуер за подбор на персонал, споделени дискове, инструменти за отчитане на работното време, портали за придобивки и локални файлове на мениджърите. Създайте опис, който отразява източника, отговорника, целта, полетата с данни, времевия обхват и цел на местоназначението за всеки набор от данни.
Описът следва да идентифицира също личните данни и данните от специални категории. Бележките за отсъствия по здравословни причини, корекциите поради увреждания, членството в синдикални организации и документите за самоличност изискват особено внимание съгласно ОРЗД (GDPR). Те може да имат легитимна оперативна цел, но това не означава, че всеки потребител или всяка система се нуждае от достъп до тях.
Една практична инвентаризация често разкрива дублиране. Длъжността на даден служител може да се различава в ведомостта за заплати, организационната диаграма и таблицата на мениджъра. Вместо да избирате най-удобния източник, решете коя система е авторитетна за всяко поле. Ведомостта за заплати може да бъде източникът на истината за законното име и данъчната информация, докато ЧР отговаря за нивото на длъжността, мениджъра и работното място.
Решете какво остава, какво се премества и какво се архивира
Използвайте три категории: преместване, архивиране и изтриване. Преместете информацията, която е необходима за активни процеси, законови задължения или надеждно отчитане. Архивирайте записи, които трябва да бъдат запазени, но е малко вероятно да бъдат използвани редовно. Изтрийте данни, които са превишили срока си за съхранение или нямат определена цел.
Тук е мястото, където графикът за съхранение на данни има значение. Изискванията варират в зависимост от държавата, трудовия въпрос и вида на записа, затова избягвайте прилагането на едно общо правило за цялата европейска работна сила. Ако вашата организация оперира в регионите Бенелюкс и DACH, привлечете съответния правен консултант или експерт по поверителност, където задълженията за съхранение не са ясни. Една миграция е подходящ момент за прилагане на политики, които са съществували на хартия, но не и на практика.
Почистете и мапирайте преди импортиране
Почистването на данни е работата, която предотвратява бъдещи административни проблеми. Стандартизирайте форматите за дати, телефонни номера, адреси, длъжности и разходни центрове. Коригирайте очевидните дубликати и премахнете бившите служители от файловете, предназначени за записи на активни работници. Уговорете последователни стойности за полета като тип на заетостта, отдел и местоположение.
След това създайте документ за мапинг. Той трябва да показва всяко изходно поле, неговото целево поле, правилото за трансформация, отговорника и метода за валидация. Например изходна стойност “FT” може да се мапира към “Full-time”, докато няколко стари имена на отдел може да е необходимо да бъдат мапирани към една текуща структура.
Обърнете специално внимание на идентификаторите. Имейл адресите могат да се променят, а имената не са уникални. Стабилното служебно номерче (ID на служител) обикновено е най-сигурният начин за съпоставяне на записи в различни системи. Ако такова липсва, установете контролирано правило за съпоставяне преди импортирането. Никога не разчитайте на ръчна преценка, след като хиляди редове вече са били заредени.
За малки екипи е изкушаващо да се почиства директно във файла за експортиране. Това може да работи за опростен набор от данни, но пазете един непокътнат оригинален експорт на ограничено място. Нуждаете се от следа за одита, ако възникне въпрос по-късно, и от точка за чисто връщане назад, ако дадена трансформация се обърка.
Защитете поверителността по време на миграцията
Миграцията на човешките ресурси включва нещо повече от сигурно прехвърляне на файлове. Тя изисква ясни решения за това кой може да има достъп до изходните данни, кой може да одобрява промени и колко дълго ще останат достъпни работните файлове. Ограничете достъпа до най-малката група, необходима за извършване на работата. Общата папка е удобна, но тя рядко е подходяща за данни за служителите.
Използвайте одобрени методи за пренос и документирайте къде се съхраняват извлечените данни. Избягвайте изпращането на некриптирани електронни таблици по обикновена електронна поща или оставянето им в лични облачни пространства. Ако партньор по миграцията или доставчик на HRIS обработва данните, потвърдете договорните роли, мерките за сигурност, инструкциите за обработка и местоположението на данните.
За европейските малки и средни предприятия хостинг решенията заслужават специално внимание. Платформа с Съхранение на данни в ЕС а посветената среда може да поддържа по-строг контрол върху това къде се съхраняват данните на служителите и кой споделя инфраструктура с вас. Това не премахва отговорностите ви като администратор на лични данни, но може да направи управлението по-ясно.
Уведомленията за поверителност може да се нуждаят от актуализиране, ако новата платформа променя начина, по който служителите достъптват данните си, начина на обработване на данните или участващите доставчици. Бъдете прозрачни със служителите преди стартирането. Кратко обяснение какво се променя, какво трябва да направят и къде могат да задават въпроси обикновено предотвратява излишното безпокойство.
Тестване на миграцията на HR данните в пилотен проект
Не правете първото пълно импортиране ваш тест. Направете пилотен проект, като използвате представителна извадка: различни държави, отдели, видове заетост, мениджъри, новоназначени, напускащи и служители с необичайни отпуски или договорни условия. Неудобните записи са тези, които излагат на показ слабите правила за мапиране.
Валидирайте както точността на данните, така и работните процеси в реалния свят. Може ли даден служител да види правилния си мениджър и отпуск? Може ли мениджър да одобри отпуск за правилния екип? Съдържат ли експортираните към заплати данни очакваните полета? Правилни ли са разрешенията за документите? Един запис може да изглежда пълен в дневник на импортирането, но въпреки това да провали процеса, който е предназначен да поддържа.
Задайте критерии за приемане преди тестването. Полезните проверки включват брой служители по държави и отдели, проценти на попълване на задължителните полета, дублирани записи, общи суми на оставащите отпуски и примерна съпоставка на ключови данни за служителите спрямо източника. За чувствителни файлове проверете достъпа въз основа на роли с тестови акаунти, вместо да приемате, че разрешенията са се импортирали правилно.
Когато възникнат проблеми, коригирайте мапинга или изходните данни, след което стартирайте теста отново. Не коригирайте стотици записи ръчно в новата система, освен ако няма ясна причина. Ръчните корекции трудно се възпроизвеждат и обикновено се появяват отново при бъдещи интеграции.
Планирайте прехода около хората, а не само около системите
Датата на преминаване трябва да отразява оперативната реалност. Избягвайте крайните срокове за заплати, пиковите периоди на годишни отпуски, прозорците за годишни оценки на представрането и периоди на масово назначаване, където е възможно. Решете кога се спират редакциите в старите системи, кога се прави окончателният екстракт и кой отговаря за актуализациите, които възникват по време на прехода.
Кратко замразяване на данните често е необходимо. Компромисът е между временно неудобство и риска от загуба или дублиране на промени. Например, двудневно замразяване на промените в личните данни може да бъде приемливо, докато замразяването на заявките за отпуск за две седмици може да създаде ненужно смущение. Поддържайте замразяването възможно най-ограничено и кратко, колкото позволяват вашите потоци от данни.
Дайте на ръководителите и служителите еднократно съобщение за старт. Обявете коя система вече е източник на достоверна информация, какво трябва да проверят първо и как да докладват за проблем. Помолете служителите да потвърдят важни детайли като личните данни. контакт информация, банкови детайли, където е уместно, и контактни данни за спешни случаи, но не прехвърляйте цялото осигуряване на качеството върху тях.
Запазете контрола след стартирането
Миграцията е завършена само когато новите данни работят надеждно. През първите няколко седмици следете неуспешните работни процеси, заявките за достъп, дублиращите се профили и повтарящите се запитвания към ЧР. Тези сигнали показват дали проблемът е в данните, конфигурацията, обучението или неясната политика.
Запазете старата система достъпна само за четене за уговорен период, когато това е юридически и търговски уместно. Дефинирайте кой може да има достъп до нея, защо и кога тя ще бъде изведена от експлоатация. Оставянето ѝ отворена за неопределено време подкопава самата консолидация, която сте се стремили да постигнете.
Платформа като Cognitis.cloud може да обедини трудовите досиета, отпуските, работното време, подбора на персонал и дейностите по управление на ефективността в една среда, но платформата е само част от резултата. Трайната полза идва от договарянето на отговорностите, изчистването на това, което има значение, и превръщането на новата система в надеждното място, където се случва HR работата.
Най-добрата миграция оставя вашия екип с по-малко данни за преследване, по-ясни отговорности и достатъчно увереност в числата, за да действа според тях. Това е далеч по-полезна крайна цел от перфектното копие на всяка стара електронна таблица.
