Ein HRIS-Rollout ist eigentlich kein Softwareprojekt. Die Software funktioniert am ersten Tag; Zeit braucht die Akzeptanz, und sie scheitert auf vorhersehbare Weise. Die beiden Gruppen, die Sie brauchen, sind Führungskräfte und Mitarbeiter, und sie brauchen Unterschiedliches von Ihnen.

Führungskräfte entscheiden, ob das funktioniert

HR verantwortet das System, aber Führungskräfte entscheiden über Erfolg und Misserfolg. Wenn das Genehmigen eines Antrags langsamer wirkt als das Beantworten einer Chatnachricht, werden manche Führungskräfte weiterhin die Chatnachricht beantworten, und Sie sind wieder bei zwei Quellen der Wahrheit, nur mit zusätzlichen Schritten. Briefen Sie sie vor der Ankündigung an die Mitarbeiter, nicht gleichzeitig: Sie werden Fragen gestellt bekommen, und sie sollten nicht zusammen mit ihrem Team zum ersten Mal davon hören.

Halten Sie das Briefing auf das beschränkt, was sie tatsächlich tun müssen, und sagen Sie ihnen klar, was sie sehen können und was nicht – mit der Zugriffsregel, die Sie in Lektion 2 festgelegt haben. Führungskräfte stellen sich meist vor, mehr sehen zu können, als sie können, und das früh zu sagen erspart ein unangenehmes Gespräch später.

Mitarbeiter brauchen drei Erklärungen

Keine Funktionstour. Drei praktische Dinge:

• Was sie ab Montag anders machen. Urlaubsanträge laufen jetzt hierüber. Ihre eigenen Angaben pflegen sie selbst. Schulungen werden hier zugewiesen.
• Wie sie sich anmelden. Bei jeder Anmeldung ist Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich, in jedem Tarif. Klären Sie während der Einrichtung genau, wie der zweite Faktor bei den Leuten ankommt, und schreiben Sie das dann in die Ankündigung. Es ist ein kleiner, vernünftiger Schritt, der überraschend viel Verwirrung auslöst, wenn er unerklärt an einem Montagmorgen auftritt.
• Was mit ihren Daten passiert. Jemand wird fragen, und es ist besser, es einmal allen zu beantworten als fünfmal einzeln. Ihre Personalakten liegen in einer dedizierten Umgebung in der EU, gehostet in Irland, genutzt von Ihrem Unternehmen allein. Lektion 6 gibt Ihnen die Details, um es richtig zu beantworten.

Schreiben Sie die Ankündigung absichtlich schlecht und kürzen Sie sie dann

Entwerfen Sie alles, was die Leute Ihrer Meinung nach wissen müssen, und entfernen Sie dann alles, was nicht einer der drei Punkte oben ist. Die Ankündigung, die funktioniert, ist kurz, nennt das Datum, nennt die Ansprechperson und sagt, was sich am Montag ändert. Die Ankündigung, die nicht funktioniert, erklärt die Plattform.

Nach zwei Wochen nachprüfen, nicht annehmen

Zwei Wochen nachdem das Portal geöffnet ist, finden Sie heraus, wie es tatsächlich läuft, denn die Fehlschläge sind stille, und niemand meldet sie.

Fragen Sie Ihre Führungskräfte, ob Anträge sie noch auf einem anderen Weg erreichen. Ein per Chat gesendeter Antrag war nie in der Plattform, Fragen ist also der einzige Weg, es herauszufinden. Wenn die Antwort Ja lautet, ist das ein Gespräch mit dieser Führungskraft und nichts, was Sie neu konfigurieren müssten.

Fragen Sie die Personen, die Ihre Onboarding-Abläufe betreuen, ob die zugewiesenen Aufgaben tatsächlich erledigt oder stillschweigend übersprungen werden. Eine Aufgabe, die immer übersprungen wird, ist entweder unklar oder tatsächlich unnötig, und beides ist es wert, gewusst zu werden.

Finden Sie heraus, ob sich die Leute überhaupt angemeldet haben. Fragen Sie Ihre Ansprechperson für die Einrichtung, was die Plattform Ihnen hier zeigen kann, denn es ist die nützlichste Zahl im ersten Monat: Wenn ein Drittel Ihres Teams sich nie angemeldet hat, ist Ihre Ankündigung nicht angekommen, und sie erneut zu senden kostet Sie nichts.

Nichts davon ist sichtbar, wenn Sie die Leute nur fragen, ob es gut läuft. Sie werden Ja sagen.