Einrichtungsunterstützung ist in jedem Tarif enthalten. Diese fünf Entscheidungen sind keine Einrichtung, und niemand kann sie für Sie treffen. Klären Sie sie, bevor Ihre Umgebung bereit ist, dann werden die ersten drei Wochen zur Verwaltungsarbeit. Lassen Sie sie offen, dann werden sie zur Verhandlung – öffentlich, während die Leute darauf warten, das System zu nutzen.

1. Wer das System verantwortet

Benennen Sie eine Person. Kein Gremium, und nicht „HR“ als Abteilung. Jemand muss entscheiden, was ein Feld bedeutet, ob eine Anfrage angemessen ist und welche Ausnahme es wert ist, gemacht zu werden. In den Tarifen Startup und SME arbeitet diese Person mit der begleiteten Einrichtung; bei Enterprise ist sie die Ansprechperson für das persönliche Onboarding. Der häufige Fehler ist, das implizit zu lassen, denn dann eskaliert jede kleine Frage und der Rollout wird nur so schnell wie Ihr Kalender.

2. Welche Daten mitgehen und was zurückbleibt

Der Impuls ist, alles mitzunehmen. Widerstehen Sie ihm. Ein neues System ist die eine saubere Gelegenheit, die Sie bekommen, um Daten zurückzulassen, die Sie gar nicht mehr aufbewahren sollten.

Sortieren Sie Ihre bisherigen Unterlagen auf drei Stapel: was Sie in der Plattform brauchen, um zu arbeiten; was Sie für eine gesetzliche Frist aufbewahren müssen, im Alltag aber nie anfassen werden; und was Sie nur deshalb noch haben, weil niemand es gelöscht hat. Der erste Stapel wird migriert. Der zweite geht in ein definiertes Archiv mit einem Datum darauf. Der dritte sollte den Umzug nicht überleben. Wenn Daten aus Ihrem bisherigen System übernommen werden müssen, wird diese Migration vor dem Start des Onboardings gemeinsam mit Ihnen bewertet – kommen Sie also mit diesen drei schon getrennten Stapeln in dieses Gespräch.

3. Wer was sehen können soll

Schreiben Sie Ihre Regel auf, bevor jemand eingeladen wird: was ein normaler Mitarbeiter sehen können soll, was eine Führungskraft über die Personen sehen können soll, die an sie berichten, und was nur für die Person sichtbar sein soll, die das System verantwortet. Entscheiden Sie die Regel selbst, vor Ihrem Einrichtungsgespräch, damit es in diesem Gespräch um die Anwendung der Regel geht und nicht darum, eine zu erfinden. Der Zugriff ist rollenbasiert, Sie formulieren also eine Regel und keine Personenliste – und genau deshalb ist es wichtiger, die Regel richtig zu treffen, als jeden Einzelfall.

Die Frage, die Menschen aus dem Konzept bringt, ist die mittlere. Führungskräfte brauchen meist weniger, als sie erwarten, und fragen nach mehr, als sie brauchen – und es ist viel leichter, Zugriff später zu erweitern, als zu erklären, warum etwas wieder entzogen wird.

4. Aufbewahrungsfristen, je Kategorie

Nicht eine einzige Aufbewahrungsregel. Personalakten, Bewerberdaten, Schulungsnachweise und Leistungsnotizen sind unterschiedliche Kategorien, sie werden unterschiedlich lange aufbewahrt, und Ihre Pflichten unterscheiden sich je Land. Entscheiden Sie für jede Kategorie eine Frist, schreiben Sie die Begründung auf und behalten Sie diese Notiz: Danach werden Sie gefragt werden.

Die Aufbewahrung in der Plattform wird je Datenkategorie eingestellt, und Bewerber-, Helpdesk-, CRM- und interne Supportdaten werden automatisch gelöscht oder anonymisiert, sobald ihre Frist abgelaufen ist. Andere Kategorien werden stattdessen zur Prüfung gemeldet, statt nach Ablauf eines Timers gelöscht zu werden, jemand muss also die Entscheidung treffen, wenn die Frist abgelaufen ist. Klären Sie jetzt, wer das auf Ihrer Seite ist. Besonders Bewerberdaten sammeln sich an, ohne dass es jemals jemand entschieden hätte.

5. Was Sie den Leuten sagen, und wann

Entwerfen Sie die Ankündigung jetzt, solange Sie noch wissen, was verwirrend ist. Mitarbeiter werden gebeten, sich anzumelden und ihre eigenen Angaben aktuell zu halten, und bei jeder Anmeldung ist Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich. Das ist vorab eine Kleinigkeit zu erklären und unerklärt an einem Montagmorgen eine ärgerliche Entdeckung. Lektion 4 behandelt, was Sie sagen sollten.

Bevor Sie weitergehen

Diese fünf Antworten, auf einer einzigen Seite aufgeschrieben, sind das nützlichste Dokument in Ihrem Rollout. Jede spätere Frage ist entweder durch sie beantwortet oder eine echte Ausnahme, die Ihre Aufmerksamkeit verdient.