Тук има разумен ред и той следва от това какво от какво зависи. Досиетата на служителите са основата. Въвеждането в длъжност възлага задачи на конкретен човек. Отпускът принадлежи на човек и се одобрява от някого. Обучението се възлага на хора. Оценката на представянето принадлежи на служител. Изградете работните процеси, преди досиетата да са верни, и ще прекарате втората си седмица в поправяне на едно и също име на няколко места.

Първо досиетата

Въведете хората си в системата с данните, към които се отнася всичко останало: профили, роли, договори и документи. Две неща си струват допълнително внимание, защото те са тези, които хората забелязват.

Кой чии искания одобрява. Изяснете маршрутите си за одобрение, преди да ви потрябват, а не когато първата заявка за отпуск вече стои неодобрена. Донесете тази информация със себе си и я проверете, след като влезе в системата: одобрение, което отива при грешния човек, е видимо и неудобно по начин, по който грешен телефонен номер не е.

Данните за отпуските, равнени към посочена дата. Това е най-честият източник на ранни оплаквания и той се дължи изцяло на вашите данни, а не на софтуера. Каквито и данни за отпуските да прехвърлите, равнете ги към една конкретна дата, запишете тази дата и кажете на хората коя е тя. Ако някой смята, че му остават четиринадесет дни, а показаното число е двадесет, непременно ще чуете за това, и поправката ви струва повече доверие, отколкото е струвало първоначалното число. Число, което е вярно към дата, известна на всички, е защитимо. Число, което е приблизително вярно към непосочена дата, не е.

След това порталът за самообслужване

Щом досиетата са верни, отворете портала за служителите. Това е стъпката, която превръща платформата от нещо, което HR използва, в нещо, което компанията използва, и точно от нея идва реалната икономия на време: когато хората сами поддържат данните си актуални, тази работа спира да пристига в пощенската ви кутия.

След това работните процеси, които зависят от досиетата

След това отпуските и отсъствията, защото това е, което служителите ще използват най-често, и най-бързият начин платформата да изглежда полезна, а не натрапена. Работното време и присъствието са в същата вълна, а ако от това ще излиза предварителна ведомост за заплати, и двете трябва да са верни преди първия период на изплащане на заплатите, а не след него — това е крайният срок, който реално ограничава внедряването ви.

Процесите за въвеждане в длъжност и извеждане от длъжност след това, изградени около следващия ви истински нов служител, а не абстрактно, защото процес, проектиран за хипотетично назначаване, винаги пропуска стъпката, която създава истинския проблем.

Задължителните обучения през портала за обучение могат да вървят паралелно с това, вместо да го изчакват.

Какво прави и какво не прави поддръжката при настройката за вас

Насочваната настройка е включена в плановете Startup и SME, а Enterprise идва с персонално въвеждане в платформата. Попитайте рано какво обхваща тя и какво очаква от вас, за да не откривате разделението на задачите през втората седмица.

Това, което никой не може да направи вместо вас, е да определи маршрутите ви за одобрение или да равни данните ви за отпуските, защото те са факти за вашата организация, които само вие знаете. Дойдете ли с разделени трите групи за миграция, със записано правило за достъп и с данни за отпуските, равнени към дата, трите до петнадесет дни, които отнема на повечето екипи на плановете Startup и SME, са удобен срок. Дойдете ли без тях, това време отива в чакане на отговори. Пълното внедряване при план Enterprise отнема около три седмици.

Разумни първи три седмици

• Първа седмица — досиетата са въведени, маршрутите за одобрение са проверени, правилото за достъп е приложено, данните за отпуските са равнени към посочена дата.
• Втора седмица — порталът е отворен за служителите, отпуските и присъствието работят, мениджърите са инструктирани, съобщението е изпратено.
• Трета седмица — процесите за въвеждане в длъжност и извеждане от длъжност са изградени около следващия ви реален нов служител и следващия служител, който напуска, задължителните обучения са разпределени.