Пропуснатият почивен отпуск рядко започва като проблем със спазването на правилата. Той започва с допълнителен работен ден, спешен срок за изпълнение или одобрение на времето от мениджър, без да се разбере пълният работен график на служителя. Докато отговорният отдел го открие, доказателствата може да са разпръснати в различни регистри за работно време, записи за отпуски, електронни таблици и извлечения от системата за управление на заплатите. Софтуерът за управление на работното време дава на растящите организации един надежден поглед върху работното време, почивката и изключенията, преди те да станат по-трудни за разрешаване.
За европейските МСП целта не е просто да се добави още един инструмент за вписване в системата. Целта е да се създаде надеждна процедура за управление на работното време в екипи, по договори и в различни държави, без да се превръщат служителите в ръчен механизъм за контрол.
Защо спазването на работното време става по-трудно с напредването в професионалната кариера
Директивата на ЕС за работното време установява минимални стандарти относно работното време, дневния и седмичния отдих, почивките, годишните отпуски и някои форми на нощна работа. Въпреки това, директивата се прилага чрез национално законодателство, отраслови правила и в много случаи колективни трудови договори. Поради това подробностите, които са от значение за работодателя в Белгия, Германия или Нидерландия, могат да се различават значително.
Тук базовите разписания често не са достатъчни. Те могат да показват, че някой е отработил осем часа в даден ден, но не разкриват дали тези часове са били следствие от късно работно време, са били присъединени към одобрен отпуск или са надвишили договорената граница за определен период от време. Също така те не винаги оставят ясна следа от одобрението, когато се променят записи.
Проблемът се усложнява още повече, когато компанията използва различни модели на работа. Служителите в офиса могат да работят по гъвкави схеми, оперативните екипи могат да използват смяна на работното време, а мобилните служители могат да отчитат времето си дистанционно. Добавете към това непланирани работни часове, политики за извънреден труд и мениджъри на различни места и процесът, базиран на електронни таблици, става все по-зависим от това служителите да помнят правилата, които не виждат.
Доброто управление не замества преценката или правните консултации. То прави фактите видими, последователно прилага споделените от организацията правила и дава на човешките ресурси по-рано възможност да действат.
Какво всъщност трябва да прави софтуерът за директиви за работно време
Най-добрият изходен пункт не е списък с функции. Започнете с въпросите, на които е необходимо екипът ви по човешки ресурси да отговори във всеки един момент: кой е работил, кога, за колко време, какво е било одобрено и къде е изключението? Софтуерът трябва да обедини тези отговори, без да е необходимо HR да синхронизира няколко системи.
Рекорден срок, който служителите ще използват
Точните данни зависят от процеса, който отговаря на нуждите на работната сила. За някои екипи вписването и изписването на времето е подходящо решение. За други е по-практично да се използва седмичен график за времето на работа, потвърждение за смяна или регистър, основан на изключения. Правилният подход зависи от естеството на работата и местните правила, които се прилагат.
Служителите трябва да могат лесно да подават или потвърждават записи, докато мениджърите могат да преглеждат необичайни записи и да одобряват времето в рамките на определен процес. Това намалява случаите на забавени корекции и дава на организацията по-вероятно доказателство от споделен електронна таблица, редактирана след събитието.
Изчислявайте почивките, часовете и изключенията според вашите правила
Системата трябва да предоставя повече от общия брой часове. Тя трябва да разполага с конфигурируеми правила за дневни и седмични ограничения, почивки, периоди на почивка, извънреден труд и референтни периоди, които отразяват политиките и местните изисквания, от значение за всяка група служители.
Алармите са полезни, когато подпомагат предприемането на действия, а не създават шум. Управител може да се нуждае от сигнал преди назначаването на смяна, който да намали дневния отдих. HR може да се нуждае от табло Появата на повтарящи се нарушения в един отбор или в едно и също място. Платежната система може да изисква одобрени часове извънреден труд, отделени от обикновените работи. Всеки отбор се нуждае от различен изглед към същите основни данни.
Никой софтуер не може да декларира, че организацията е законово в съответствие при всяка ситуация. Трудовото право включва изключения, изисквания за компенсаторно почистване и фактори, които системите не могат да изведат. Практическата стойност се състои в ранното откриване на възможни проблеми, документирането на решенията и гарантирането, че изключенията се преглеждат, а не се игнорират.
Свързване на времето с отпуските, трудовите договори и заплащането
Работното време не може да се управлява изолирано. Одобряваната отпускна неактивност променя наличността. Контрактните часове оформят очакванията. Промените в работата могат да повлияят на графика, правата и процедурите за одобрение. Платежната система се нуждае от чист и договорен източник за отработените часове и надбавките.
Когато тези записи се съхраняват в отделни инструменти, HR отделя време за проверка дали данните съвпадат. Интегрираният HRIS намалява тази работа по съпоставяне на данните. Също така предотвратява често срещани грешки, като например назначаването на служител по време на одобрен отпуск или прилагането на праг за пълно работно време, след като някой е преминел към договор за работа на непълно работно време.
Интеграцията не означава, че всички процеси трябва да бъдат автоматизирани. Много МСП ще искат преглед от HR преди плащането на надплащания или изключенията от политиката за плащане на надплащания да достигнат до разплащателната система. Правилният софтуер дава на екипите контрол, като същевременно избягва дублирането на информацията.
Съхранявайте следа от проверки, която има смисъл
Когато мениджър, служител или инспектор пита защо е променена документация, организацията не трябва да се налага да преглежда имейл съобщенията. Записи за работно време трябва да имат ясна собственост: кой ги е въвел, кой е одобрил тяхното изменение и кога е станало това.
Полезният отчет трябва да дава възможност на човешките ресурси да анализират тенденциите по служители, екипи, локации, държави и периоди. Също така трябва да е възможно износът на данните в удобен формат. Доказателствата са най-силни, когато са пълни, разбираеми и изготвени по контролиран процес, а не въз основа на претекст или натиск.
Конфигурацията е по-важна от общия знак за съответствие
Много продукти предлагат универсален панел за съответствие. Това може да бъде полезно като визуална помощна точка, но не трябва да се бърка с юридическа сигурност. Компания, която оперира в цяла Европа, може да се нуждае от специфични за държавата правила, различни колективни трудови договори и местни процедури за одобрение. Един глобален режим рядко е достатъчен.
Попитайте доставчиците как управляват разликите между юридическите лица, видовете работници и локациите. Могат ли правилата да бъдат конфигурирани без дълъг проект за разработка? Могат ли оторизираните служители по човешките ресурси да коригират политиката при промени в вътрешните указания? Списват ли се промените? Могат ли местните мениджъри да виждат това, от което се нуждаят, без да имат достъп до чувствителна информация за служителите от друга държава?
За работодателите във Великобритания тази ситуация изисква специално внимание. Директивата на ЕС относно работното време не е правният инструмент, който директно регулира трудовото законодателство във Великобритания. Задълженията за работно време в Обединеното кралство са основно регламентирани в Правилника за работното време и свързаните с него национални правила. Софтуерът все още може да поддържа същите практически механизми за контрол, но организациите трябва да го конфигурират в съответствие с приложимата им правна рамка, вместо да разчитат само на терминологията на ЕС.
Въпроси, които да зададете преди да изберете система
Разумният процес на закупуване започва с преглеждане на операционните слабости. Ако в момента времето се отнася в електронни таблици, идентифицирайте областите с грешки: забавени подавания, пропуснати одобрения, липса на прозрачност относно остатъчните плащания или повторните корекции на заплатите. Тези проблеми ще ви подскажат какво трябва да се подобри.
След това тествайте продукта в реални ситуации. Използвайте разделен работен ден, служител, връщащ се от отпуск, нощен работен ден и смяна по договор. Попитайте как системата записва всяко събитие, какво сигнализира и кой може да го разреши. Прецизна демонстрация с стандартен работен ден от 9 до 17 часа разкрива много малко за ежедневната употреба.
Обработката на данни следва да бъде част от същата оценка. Данните за работното време могат да разкрият модели относно присъствието, отсъствията, свързани със здравословното състояние, и поведението на служителите. Европейските МСП трябва да разберат къде се съхраняват данните, как се контролира достъпът до тях, колко дълго се запазват записите и дали доставчикът може да подпомага спазването на задълженията им по GDPR. Специално предназначено среда, базирана в ЕС, може да бъде особено подходяща там, където изискванията за поверителност и очакванията на клиентите са високи.
Накрая, помислете дали инструментът няма да допринесе за фрагментация. Отделно времеви продукт може да бъде правилен избор за сложна оперативна среда. Но когато HR вече управлява отпуските, въвеждането в работата, документацията и одобренията на служителите на различни места, друга несъвместима система може да увеличи тежестта, вместо да я намали.
Прилагане на процеса без създаване на дразнене
Прилагането на софтуер трябва да започне с политически решения, а не с екрани за конфигуриране. Определете кои правила за работно време се прилагат, кой одобрява изключенията, какво трябва да записват служителите и как се обработват корекциите. Включете в процеса служители по заплащане на труда, мениджъри и представители на служителите, когато е уместно, особено ако промените засягат установените работни практики.
Останете фокусирани върху първото издание. Започнете с групите служители, където видимостта е най-слаба или ръчното администриране е най-високо. Обучете мениджърите какво означава сигналът и какво трябва да направят след това. Алармата, която никой не е отговорник за нейното изпращане, е само червена икона на таблото за управление.
Прегледайте данните след първите няколко цикъла на разплащанията. Ако същите сигнали се появяват отново и отново, основният проблем може да е нивото на персонала, дизайна на списъка с служители или политика, която в практиката е неясна. Отчитането на съответствието може да разкрие точки на натиск в операционната дейност, което често е мястото, където се крие най-голяма стойност.
Софтуерът за директивата за работното време е най-полезен, когато става част от нормалното планиране на работната сила, а не инструмент, който се използва само по време на одити. Дайте на HR и мениджърите достоверна информация достатъчно рано, за да вземат по-добро решение, а спазването на правилата става страничен продукт на по-устойчив начин на работа.
