Пропуснат краен срок за обучение рядко започва като проблем с комплайнса. Той започва като таблица, която никой не е актуализирал, политика, споделена в кутията за входяща поща, или мениджър, който предполага, че някой друг е проверил завършването. Софтуерът за обучение по комплайнс за ЧР предоставя на растящите екипи надежден начин да възлагат задължително обучение, да регистрират доказателства и да предприемат действия, преди пропускът да се превърне в констатация от одит, проблем със служител или избяжим риск.
За HR екип от един до трима души целта не е да се превърне обучението в поредната система за управление. Тя е задължителното обучение да стане част от жизнения цикъл на служителите, с ясна отговорност и записи, които издържат на проверки.
Защо обучението по съответствие става трудно с разрастването на екипите
При 20 служители отделът „Човешки ресурси“ може да знае точно кой е завършил обучението по защита на данните или е подписал последния кодекс за поведение. При 120 служители, особено в различни локации или държави, тази информация често е разпределена между преки ръководители, папки и няколко софтуерни инструмента.
Работата става по-трудна, защото съответствието не е еднократно събитие. Новодошлите се нуждаят от обучение в точното момент от въвеждането в длъжност. Съществуващите служители се нуждаят от опренителни обучения. Мениджърите може да се нуждаят от различни модули в сравнение с редовите служители. Политиките се променят и подписаното потвърждение от преди две години може вече да не доказва, че служителят е получил настоящата версия.
Съществува и практическа разлика между възлагането на обучение и доказването на съответствие. Електронната покана показва, че обучение е било предложение. Полезният запис показва на кого е било възложено, кога го е завършил, коя версия е завършил и какво последващо действие е предприето, когато не са го направили. Тази разлика е от значение, когато регулаторен орган, клиент или вътрешен одитор изисква доказателства.
Какво трябва да решава софтуерът за обучение по спазване на трудовите и законови изисквания в човешките ресурси
Правилната система трябва да намали ръчното преследване, без да оставя ЧР на сляпо за това какво се случва. Тя трябва да създаде надеждна връзка между данните за хората, изискванията за обучение и доказателствата, генерирани от завършването.
Обучение, което следва жизнения цикъл на служителя
Обучението по съответствие работи най-добре, когато се задейства от реални човешки ресурси (HR) събития. Ново постъпилил служител може да бъде записан в основни модули като част от въвеждането в длъжността. Промяната на ролята може да предизвика допълнителни изисквания. Връщането от продължителен отпуск може да изисква преглед на обучението, което е изтекло, докато служителят е отсъствал.
Това е по-надеждно от това да разчитате ЧР да запомнят всеки сценарий. Освен това то осигурява по-добро изживяване на служителите: хората получават съответните задачи на мястото, където вече управляват въвеждането в длъжност, политиките или дейностите по представянето, вместо чрез отделен портал с друга парола.
Не всяко изискване се нуждае от пълна автоматизация. В по-малките организации мениджърът по човешки ресурси може да избере да одобрява назначения за чувствителни роли или специфично за съответната държава обучение. Добрият софтуер поддържа този контрол, вместо да принуждава всеки процес да следва фиксиран работен поток.
Ясни доказателства, а не само проценти на завършеност
A табло Показването на завършените 961 TP3T е полезно, но това не представлява цялостната информация за спазването на изискванията. Отделът по човешки ресурси трябва да може да види кои са хората, свързани с останалите 41 TP3T, крайния срок за обучението, изпратените напомняния и евентуалните одобрени изключения.
Търсете справки, които могат да бъдат филтрирани по екип, мениджър, юридическо лице, местоположение и трудов статус. Тези изгледи помагат на преките ръководители да поемат отговорност за просрочено обучение, като същевременно позволяват на ЧР да запазят контрола. Те също така улесняват отговора на конкретни заявки, като например доказване, че служителите с достъп до лични данни са завършили съответното обучение.
Контролът на версиите е също толкова важен. Когато дадена политика или курс се променят, системата трябва да показва ясно кои служители са завършили предишната версия и кой трябва да завърши новата. Без това записите могат да изглеждат пълни, докато в същото време са остарели.
Напомняния с процедура за ескалация
Автоматизираните напомняния спестяват време, но самите напомняния не разрешават неизпълнението. Софтуерът трябва да позволява на Човешките ресурси да задават разумни крајни срокове, да уведомяват служителя и да ангажират правилния мениджър, когато все още е необходимо действие.
Пътят на ескалация трябва да отговаря на темата. Забавен модул за здраве и безопасност може да изисква по-бърза намеса от потвърждаването на обща политика. За някои екипи напомнянията може да са достатъчни. За други HR се нуждае от работен процес, който създава задача за мениджър или регистрира изключение, когато служител не може да завърши обучението до крайната дата.
Най-добрият подход е пропорционалният. Прекалено многото известия водят до това служителите да ги пренебрегват. Твърде малкото проследяване кара ЧР да преследва хората ръчно в края на всяко тримесечие.
Как да оцените софтуер за обучение по съответствие на човешките ресурси
Започнете с вашите действителни задължения, а не с общ списък с функции. Избройте обучението, което трябва да управлявате днес, кой се нуждае от него, колко често се опреснява и какви доказателства трябва да запазите. Включете потвържденията на политиките наред с официалните курсове. За много малки и средни предприятия и двете са част от една и съща картина на съответствие.
След това оценете софтуера по пет практически въпроса:
- Може ли отделът „Човешки ресурси“ да задава обучение автоматично въз основа на атрибути на служителите, като например длъжност, държава или дата на започване?
- Могат ли служителите да завършват обучение и да потвърждават запознаване с политики без объркваща навигация или дублиращи се входни данни?
- Могат ли мениджърите да виждат какво трябва да правят техните екипи без достъп до излишни лични данни?
- Може ли ЧР да предостави ясна одитна пътека, включваща версия на курса или политиката, дата на завършване и изключения?
- Може ли системата да работи съвместно с процесите по човешки ресурси, които вече изпълнявате, включително въвеждане в длъжност, досиета на служителите и управление на документи?
Интеграцията често е решаващият фактор. Специализираният инструмент за обучение може да предложи голяма библиотека от курсове, което може да бъде ценно, когато ширината на съдържанието е с приоритет. Въпреки това, ако данните за служителите трябва да бъдат експортирани, качени и съгласувани ръчно, административната тежест остава. Една интегрирана HRIS система може да предложи по-фокусирано обучение, но да осигури по-строг контрол, тъй като същият запис за служителя управлява въвеждането в длъжност, обучението, запознаването с политиките и отчетността.
Правилният избор зависи от вашите нужди. Организациите със специализирано техническо или регулирано обучение могат да запазят специализирана платформа за обучение. Екипите, които основно се опитват да управляват спазването на нормативните изисквания за персонала, обикновено печелят повече от една свързана система.
Европейската защита на данните е част от решението
Записите от обучение често съдържат нещо повече от отметка за завършване. Те могат да разкрият ролята на служителя, мениджъра, местоположението, историята на развитие и, в някои случаи, участие в чувствителни обучения. Това прави управлението на данните въпрос на обществени поръчки, а не второстепенна мисъл.
За европейските малки и средни предприятия, попитайте къде данни за служители се съхранява, дали доставчикът може да обясни своите условия за обработване и как се контролира достъпът. Помислете дали вашите данни се намират в споделена или отделна среда, кой има достъп до тях и за колко време записите се съхраняват след напускането на служител.
Разликите между държавите също изискват внимание. Централизираната рамка за обучение е полезна, но тя не трябва да заличава местните изисквания. Вашата система трябва да позволява пътеките за обучение и политическите документи да варират според юридическото лице или местоположението, като същевременно предоставя на груповия отдел „Човешки ресурси“ консолидиран изглед. Това е особено важно за бизнеси, които се разширяват между пазарите на Бенелюкс и DACH.
Избягвайте да превръщате съответствието в контент проект
Много HR екипи отлагат въвеждането, защото смятат, че първо трябва да изградят мащабна обучителна академия. Обикновено това е ненужно. Започнете с обученията и декларациите за съгласие, които носят най-ясно задължение или риск: защита на данните, информационна сигурност, поведение на работното място, здраве и безопасност, където е приложимо, и съществени вътрешни политики.
Дръжте модулите насочени към конкретна цел. Служителите са по-склонни да завършат кратки, подходящи за ролята им курсове, отколкото дълга презентация, обхващаща всеки възможен сценарий. Когато се изисква специализирано правно съдържание, използвайте одобрени материали и привлечете съответния вътрешен или външен експерт. Софтуерът може да организира предоставянето и отчетността, но той не може да реши какво вашата организация е задължена по закон да преподава.
Определете отговорността от самото начало. Човешките ресурси трябва да отговарят за рамката и отчитането, докато мениджърите отговарят за проследяването с техните екипи. Ако никой няма отговорност за просрочените елементи, автоматизацията просто генерира по-добри напомняния за нерешен проблем.
Създайте процес, който вашият екип може да поддържа
Успешното въвеждане започва в малък мащаб: дефинирайте задължителното обучение, картирайте аудиториите, задайте крайни срокове и тествайте потребителското изживяване на служителите с пилотна група. Уверете се, че известията са разбираеми, отчетите дават отговори на реални въпроси и мениджърите могат да действат без допълнителни обучения за самите тях.
Прегледайте процеса след първия цикъл на изпълнение. Ако хората пропускат крайните срокове, разберете защо. Проблемът може да е в неясни инструкции, нереалистични времеви рамки, лошо мобилно изживяване или капацитет на мениджъра, а не в съпротива от страна на служителите. Коригирането на работния процес често е по-ефективно от изпращането на поредното напомняне.
Платформа като Cognitis.cloud може да бъде особено полезна, когато обучението по съответствие трябва да бъде съчетано с въвеждането в длъжността, трудовите досиета на служителите и управлението на политиките в една единствена европейска HRIS система. Това намалява дублирането на въвеждането на данни и дава на ЧР отдел едно място за преглед на това какво е необходимо, завършено или просрочено.
Най-полезният следващ краен ход е прост: вземете един задължителен обучителен процес, който в момента се съхранява в таблица, и картирайте всяко предаване, което го съпътства. Пропуските ще ви покажат точно какво трябва да прави вашият софтуер и къде вашият HR екип може да си върне времето и увереността.
