Wenn ein HR-Administrator Abwesenheitsdaten aus einem Tool exportiert, Belege für Spesen in einem anderen sucht und per E-Mail Fragen zur Einarbeitung beantwortet, liegt das Problem selten an der Anstrengung. Es ist der "Stack". Ein Workday-Alternative für mittelständische Unternehmen sollte diese operative Belastung reduzieren, ohne ein neues Implementierungsprojekt zu schaffen, das ein schlankes HR-Team überfordert.
Workday ist eine leistungsfäh.
Warum mittelständische Unternehmen sich von Workday abwenden
Die Frage ist nicht, ob Workday genügend Funktionalität bietet. Es geht darum, ob die Funktionalität, der Konfigurationsaufwand und das Betriebsmodell zu dem Geschäft passen, das Sie jetzt haben.
Bei mittelständischen Unternehmen wird die Personalabteilung oft von einem kleinen Team geführt, das auch für die Rekrutierung, Mitarbeiterbeziehungen, Berichterstattung und die tägliche Unterstützung der Manager zuständig ist. Diese Teams haben keine freien Kapazitäten, um ein großes Systemprogramm zu betreiben oder eine stark konfigurierte Plattform nach der Inbetriebnahme zu warten. Wenn einfache Richtlinienänderungen spezielle Unterstützung erfordern, kann die Plattform zu einer weiteren Engstelle werden und nicht zu einer Kontrollquelle.
Auch die Kosten spielen eine Rolle, aber es geht nicht nur um die Abonnementgebühr. Berücksichtigen Sie Implementierungsdienste, Integrationen, Schulungen, laufende Administration und die Zeit,.
Es gibt auch einen europäischen Kontext. Unternehmen, die in Benelux, DACH oder anderen europäischen Märkten tätig sind, müssen verstehen, wo die Mitarbeiterdaten gespeichert sind, wie der Zugriff gesteuert wird und ob die Plattform lokale Arbeitsweisen unterstützen kann. Die DSGVO ist keine Funktion, die man nachträglich hinzufügt. Sie sollte die Technologieentscheidung von Anfang an prägen.
Was eine Workday-Alternative für mittelständische Unternehmen bieten sollte
Eine gute Alternative versucht nicht, jedes Unternehmensmodul nachzubilden. Sie sollte vielmehr jene Arbeitsabläufe abdecken, die den Personalbereich zeitlich belasten und Risiken mit sich bringen, wenn sie fragmentiert sind.
Beginnen Sie mit dem Mitarbeiterdatensatz. Ihr Team sollte eine verlässliche Quelle für Beschäftigungsdetails, Dokumente, Urlaubsansprüche, Zeitdaten, Ausgaben, Leistungsverlauf und Lernaktivitäten haben. Wenn Manager und Mitarbeiter routinemäßige Aktionen selbst durchführen können, fungiert die Personalabteilung nicht mehr als manuelles Bindeglied zwischen getrennten Systemen.
Rekrutierung und Einarbeitung verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ein neuer Mitarbeiter sollte keine Kette von Tabellenkalkulationen, E-Mails und separaten Account-Anfragen auslösen. Das richtige System kann Kandidateninformationen in die Mitarbeiterakte übernehmen, Einarbeitungsaufgaben steuern und dem Neuling eine klarere erste Erfahrung ermöglichen. Das spart Zeit, reduziert aber auch die Wahrscheinlichkeit, dass Verträge, Ausrüstungen oder Bestätigungen von Richtlinien übersehen werden.
Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Spesenverwaltung sind gleichermaßen praktische Prioritäten. Dies sind Prozesse mit hoher Frequenz, sodass sich kleine Frustrationen schnell summieren. Ach.
Leistung und Lernen befinden sich oft außerhalb des zentralen HR-Systems, bis das Unternehmen wächst. Diese Trennung kann vorübergehend funktionieren, erschwert aber den Überblick über Entwicklungspläne, die Überprüfung von Ergebnissen und die Einhaltung von Schulungen im Kontext. Eine einzige Plattform gibt Führungskräften einen vollständigeren Überblick über ihre Teams, ohne dass die Personalabteilung ihn manuell zusammenstellen muss.
Wählen Sie Passform über Funktionsumfang
Bei einer Anbieterdemonstration ist es leicht, von einer langen Modulliste beeindruckt zu sein.
Bieten Sie einem Anbieter, die vollständige Mitarbeiterreise zu demonstrieren: Eröffnung einer Stelle, Bewerberdurchlauf durch die Auswahl, Zuweisung von Einarbeit.
Testen Sie auch die Benutzererfahrung für Führungskräfte. Eine Führungskraft, die das System lediglich dazu nutzt, Urlaub zu genehmigen, Beurteilungen durchzuführen und Teamdaten einzusehen, sollte keine umfangreiche Schulung benötigen. Sind die alltäglichen Abläufe unklar, wird die Akzeptanz gering sein – unabhängig davon, wie kompetent das Backoffice ist.
Konfiguration ist ein weiterer Bereich, in dem Ausgewogenheit wichtig ist. Jedes Unternehmen hat Richtlinien, die im System abgebildet werden müssen, insbesondere länderübergreifend. Doch unbegrenzte Konfigurierbarkeit kann eine Plattform schaffen, die nur ein Berater verwalten kann. Für die meisten wachsenden Organisationen sind sinnvolle Standardeinstellungen mit Spielraum für kontrollierte Anpassungen wertvoller als eine leere Leinwand.
Beurteilen Sie die Gesamtkosten und den Aufwand
Ein Vergleich sollte mehr als nur die Lizenzpreise umfassen. Erstellen Sie eine einfache Dreijahressicht, die die Implementierung abdeckt, Datenmigration, Integration.
Implementierungslänge ist nicht nur ein Beschaffungsdetail. Eine verlängerte Einführung verzögert Vorteile und führt dazu, dass ein kleines HR-Team gleichzeitig alte und neue Prozesse aufrechterhalten muss. Eine kürzere, strukturierte Inbetriebnahme kann einem hochgradig maßgeschneiderten Projekt vorzuziehen sein, vorausgesetzt, das System unterstützt die Prozesse, die wirklich wichtig sind.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie jeden bestehenden Arbeitsablauf als unveränderlich betrachten. Der Umstieg auf ein neues HRIS ist ein guter Zeitpunkt, um doppelte Genehmigungen zu entfernen, ungenutzte Formulare einzustellen und die Zuständigkeiten zu klären. Die Übernahme unnötiger Komplexität in eine neue Plattform ist ein teurer Weg, diese zu erhalten.
Betrachten Sie Daten
Für europäische Arbeitgeber verdient Mitarbeiterdatenschutz die gleiche Prüfung wie Fähigkeiten und Kosten. Fragen Sie, wo Daten werden gehostet, ob die Daten in der EU verbleiben und wie die Umgebungen der einzelnen Kunden voneinander getrennt sind. Bitten Sie um Klarheit hinsichtlich der Zugriffskontrollen, der Datensicherung, der Aufbewahrungsfristen und des praktischen Vorgehens beim Export Ihrer Daten.
Single-Tenant-Infrastruktur ist es wert, verstanden zu werden. In einem Single-Tenant-PaaS-Modell hat jeder Kunde eine dedizierte, isolierte Umgebung, anstatt eine Anwendungsumgebung mit anderen Kunden zu teilen. Dies kann eine stärkere Trennung und mehr Kontrolle bieten, obwohl die richtige Wahl immer noch von Ihren Sicherheitsanforderungen, Ihrem Budget und Ihren internen IT-Richtlinien abhängt.
KI erfordert auch direkte Fragen. HR-Teams können von Hilfe bei der Erstellung von Inhalten, der Beantwortung von Richtlinienfragen oder der Automatisierung routinemäßiger Arbeitsabläufe profitieren. Eine KI-Funktion ist jedoch nur nützlich, wenn bekannt ist, welcher Anbieter involviert ist, welche Daten verarbeitet werden und welche Kontrollen verfügbar sind. Organisationen mit spezifischen Datenrichtlinien benötigen möglicherweise eine Anbieterauswahl oder ein selbst gehostetes Modell und keinen festen Ansatz.
Ein praktischer Auswahlprozess
Halten Sie die Bewertung fokussiert. Ein langes Anforderungsdokument kann den Anschein von Gründlichkeit erwecken, während es die wenigen Prozesse verbirgt, die den Erfolg bestimmen. Legen Sie stattdessen die Ergebnisse fest, die Ihr neues HRIS in den nächsten zwei Jahren liefern muss.
Für die meisten mittelgroßen Organisationen werden dies wahrscheinlich beinhalten:
- eine genaue Mitarbeiterakte, der Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter vertrauensvoll nutzen können
- weniger separate Tools für Einstellung, Einarbeitung, Urlaub, Ausgaben und Leistung
- Berichterstattung, die Entscheidungen ohne wiederkehrende Tabellenkalkulationsarbeit unterstützt
- geeignete EU-Datenresidenz- und Datenschutzkontrollen
- ein System, das mit neuen Standorten, Führungskräften und Mitarbeitern mitwachsen kann
Bewerten Sie Anbieter anhand dieser Ergebnisse und beziehen Sie dann die Personen ein, die das System nutzen werden. Die Personalabteilung sollte den Prozess leiten, aber Finanzen, IT, Manager und eine kleine Mitarbeitergruppe können frühzeitig praktische Probleme identifizieren. Stellen Sie jedem Anbieter die gleichen szenariobasierten Fragen und dokumentieren Sie die Antworten, anstatt sich auf Zusicherungen zu verlassen, dass eine Anforderung “unterstützt” wird.
Überprüfen Sie abschließend den Implementierungsplan. Wer migriert die Daten? Welche Informationen muss Ihr Team vor dem Start bereinigen? Welche Integrationen sind am ersten Tag unerlässlich und welche können warten? Ein glaubwürdiger Partner wird klar darlegen, welche Arbeiten erforderlich sind, einschließlich der Entscheidungen, die nur Ihre Organisation treffen kann.
Wenn ein fokussiertes HRIS die bessere Wahl ist
Ein fokussiertes All-in-One-HRIS ist oft die richtige Wahl, wenn Ihr Hauptziel die Konsolidierung ist. Sie benötigen Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Spesenabrechnung, Leistungsbeurteilungen, Compliance und Weiterbildung, die nahtlos zusammenarbeiten. Sie benötigen jedoch keine Enterprise-Plattform, die auf umfangreiche globale Komplexität ausgerichtet ist.
Cognitis.cloud zum Beispiel wurde für europäische KMUs entwickelt, die diese Breite in einem System wünschen und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Daten durch eine dedizierte EU-basierte Umgebung behalten möchten. Der Wert liegt nicht einfach darin, mehr Module zu haben. Es geht darum, die Übergaben, doppelten Datensätze und Berichts Lücken zu reduzieren, die dazu führen, dass sich ein kleines HR-Team dauerhaft im Rückstand fühlt.
Das heißt jedoch nicht, dass eine fokussierte Plattform in jedem Fall die richtige Antwort ist. Wenn Sie hochkomplexe, länderübergreifende Gehaltsabrechnungsanforderungen, eine große interne HRIS-Funktion oder Anforderungen an tiefgreifende Unternehmensplanungs- und Finanzprozesse haben, ist Workday möglicherweise weiterhin die bessere Wahl. Die beste Entscheidung orientiert sich an der operativen Realität Ihres Unternehmens und nicht am Prestige eines Anbieternamens.
Eine gute HR-Plattform sollte Ihrem Team mehr Zeit für Personalentscheidungen und weniger Zeit für die Behebung von Prozesslücken verschaffen. Wählen Sie das System, das die tägliche Arbeit jetzt übersichtlicher gestaltet und gleichzeitig Raum für das Unternehmen lässt, das Sie werden.
