Много HR екипи първо се запознават с изкуствения интелект чрез лоша демонстрация.
Инструмент пише длъжностна характеристика за секунди, отговаря на въпрос за политика или обещава автоматично класиране на кандидати. Впечатляващо е, докато не започнат истинските въпроси. Къде се съхраняват данните? Кой проверява точността? Ще създаде ли това повече административна работа за човешки ресурси, вместо по-малко? И ако вашият екип вече работи с множество системи, добавянето на изкуствен интелект просто прави ли стека по-труден за управление?
Това е правилното място да започнете, когато мислите как да използвате изкуствения интелект в човешките ресурси. Не с нововъведения, а с проблемни точки. За повечето растящи компании целта не е да се добавят повече технологии. Тя е да се премахне повтарящата се работа, да се подобри последователността и да се даде на човешките ресурси повече време за решения, които все още се нуждаят от човешка преценка.
Как да използваме изкуствен интелект в човешки ресурси, където той наистина помага
Най-ефективните случаи на употреба на ИИ в ЧР обикновено са най-малко бляскавите. Те се намират в ежедневните работни процеси, които консумират часове всяка седмица: писане, отговаряне, насочване, проверяване и проследяване. Ако вашият ЧР екип е малък, тези часове имат значение.
Набирането често е най-лесната начална точка. Изкуственият интелект може да помогне при изготвянето на длъжностни характеристики, пренаписването на съобщения за достигане, обобщаването на бележки от интервюта и създаването на структурирани карти за оценка. Това не означава, че той трябва да решава кой ще бъде нает. Това означава, че може да намали работата при празен лист и да направи мениджърите по набиране на персонал по-последователни в документирането на обратната връзка.
Въвеждането на нови служители е друга силна област. HR екипите прекарват изненадващо много време в повтаряне на едни и същи инструкции, събиране на едни и същи документи и отговаряне на едни и същи въпроси от първата седмица. Изкуственият интелект може да генерира планове за въвеждане, базирани на ролята, да изготвя поздравителни съобщения и да захранва вътрешни въпроси и отговори, така че новонаетите да получават бързи отговори, без да препълват пощата на HR.
Подкрепата за служителите е мястото, където спестяването на време става видимо. Добрият AI асистент може да отговаря на често задавани HR въпроси относно отпуски, политики, разходи или цикли на преглед, особено когато отговорът вече съществува някъде във вашата документация. Ползата не е само скорост. Тя е последователност. Служителите получават една версия на отговора, вместо три различни тълкувания от трима различни мениджъри.
Производителността и ученето също се възползват, но по по-предпазлив начин. Изкуственият интелект може да помогне за изготвянето на указания за преглед, обобщаване на теми от обратната връзка на мениджъра или предлагане на пътеки за обучение въз основа на роля и цели. Той не трябва да заменя разговора с мениджъра или самостоятелно да генерира оценки за ефективността. В човешките ресурси удобството е полезно, но прекалената автоматизация може бързо да увреди доверието.
Започнете с работни процеси, а не с инструменти
Една от най-честите грешки при възприемането на изкуствен интелект е търсенето на функции, преди да се дефинира проблемът. HR екипите не се нуждаят от “изкуствен интелект” като категория. Те се нуждаят от по-бърз начин за изпълнение на задачи, без да увеличават риска за съответствие или да губят контрол върху данните на служителите.
По-добър подход е първо да набележите най-трудните си работни процеси. Погледнете къде работата засяда, дублира се или се забавя. Това може да бъдат кандидатури за комуникация, въпроси, свързани с политики, администриране на въвеждане на нови служители, одобрения на отпуски или подтикване от мениджъри за прегледи. След като знаете къде е проблемът, можете да решите дали изкуственият интелект трябва да генерира съдържание, да отговаря на въпроси, да класифицира информация или да задейства следващата стъпка в работния процес.
Това е важно, защото не всеки HR процес се възползва еднакво от изкуствения интелект. Ако една задача е рядка, нееднозначна и силно чувствителна, автоматизирането ѝ може да създаде повече изключения, отколкото ползи. Ако една задача е повтаряща се, базирана на правила и вече документирана, изкуственият интелект е по-вероятно да помогне.
За много малки и средни предприятия, идеалното място е AI зад HR система, която те вече използват, вместо друг самостоятелен инструмент. Когато AI се намира в същата среда като подбор, наемане, присъствие, отпуски, оценки и документация, той може да поддържа реални работни процеси, вместо да създава друг входен билет и друг информационен силоз.
Как да използваме изкуствен интелект в човешки ресурси без да създаваме риск
HR лидерите са прави да бъдат предпазливи. Изкуственият интелект може да спести време, но също така може да въведе проблеми с поверителността, слаби решения и ненужни правни рискове, ако бъде приложен небрежно.
Първото правило е просто: включвайте човек при вземането на решения, които засягат хората. Изкуственият интелект може да помогне при изготвянето, обобщаването, предлагането и насочването. Той не трябва да бъде крайният вземащ решения за наемане, повишение, възнаграждение или дисциплинарни действия. Това са процеси, изискващи преценка и имащи реални последици.
Второто правило е дисциплина по отношение на данните. Преди да активирате която и да е функция на изкуствения интелект, попитайте какви данни са необходими, къде се обработват тези данни, кой има достъп до тях и дали те остават в рамките на предпочитаните от вас изисквания за пребиваване. За Европейски бизнеси особено, тези въпроси са оперативни, а не теоретични. HR данните включват част от най-чувствителната информация в компанията.
Третото правило е контролиран обхват. Не започвайте, като подавате всеки документ и всеки запис за служител в асистент с общо предназначение. Започнете с по-тясно приложно поле, като например въпроси и отговори по политики, базирани на одобрени документи за човешки ресурси, или генериране на съдържание за обяви за работа и имейли за въвеждане. Тесният обхват улеснява управлението и по-лесното забелязване на грешки.
Пристрастията са друга област, в която реализмът има значение. Изкуственият интелект може да отразява пристрастия в данните за обучение, дизайна на заявките или историческите модели във вашата собствена организация. Ето защо подборът на кандидати и оценката на служителите изискват допълнителни грижи. Ако използвате изкуствен интелект на който и да е етап от тези работни процеси, документирайте ролята, която той играе, преглеждайте резултатите редовно и се уверете, че мениджърите разбират, че препоръките не са инструкции.
Най-добрите първи случаи на употреба за малък HR екип
Ако вашата HR функция се състои от един до трима души, не ви е необходима дългосрочна пътна карта за изкуствен интелект. Нуждаете се от кратък списък с приложения, които освобождават значително време.
Започнете с работа, изискваща много комуникация. Изкуственият интелект е полезен, когато екипът ви трябва да пише едно и също нещо многократно в леко различни формати. Длъжностни характеристики, покани за интервю, имейли за въвеждане, актуализации на политики, напомняния за преглед и вътрешни съобщения са добри примери. Спестеното време е реално, а рискът е управляем, тъй като хората могат да прегледат резултата, преди да го изпратят.
След това разгледайте секцията „Въпроси и отговори за човешки ресурси“. Ако екипът ви отговаря на едни и същи въпроси относно баланса на отпуските, правилата за възстановяване на разходи, периодите на изпитване или сроковете за преглед, изкуственият интелект може да намали обема на заявките, като превърне съществуващата документация в по-бързо самообслужване. Това работи най-добре, когато политиките ви са актуални и съхранявани на едно място.
Тогава помислете автоматизация на работния процес. Изкуственият интелект не е само за генериране на текст. Той може също да помага при насочване на заявки, маркиране на липсваща информация, предлагане на следващи стъпки или задействане на напомняния въз основа на събития при служителите. Тези подобрения са по-малко видими от чатбот, но често по-ценни, защото намаляват закъсненията в процесите.
Накрая, използвайте изкуствен интелект за подкрепа на мениджърите. Много хора мениджъри не са HR експерти, но са отговорни за интервюта, въвеждане на нови служители, оценки и разговори със служителите. Предоставянето им на шаблони, подкрепени от изкуствен интелект, насоки и отговори, съобразени с политиките, може да повиши качеството в цялата организация, без да се налага разширяване на HR екипа.
Как изглежда доброто изпълнение
Полезното внедряване на ИИ в Човешки ресурси обикновено е тихо. То не започва с обявяване на трансформация в цялата компания. Започва с малък, измерим проблем и ясен отговорник.
Изберете един работен процес. Дефинирайте как изглежда успехът. Това може да бъдат по-малко HR запитвания, по-бързо публикуване на обяви за работа, по-добри проценти на завършени задачи при въвеждане на нови служители или по-малко време, прекарано в търсене на мениджъри за обратна връзка. След това тествайте с ограничена група, прегледайте качеството на резултатите и прецизирайте подканите, разрешенията и стъпките за одобрение, преди да разширите достъпа.
Обучението има значение повече, отколкото много доставчици признават. Екипите по човешки ресурси и мениджърите трябва да знаят какво е позволено на ИИ да прави, откъде получава отговорите си, кога трябва да преглеждат резултатите и какво никога не бива да се въвежда в инструмента. Доброто приемане зависи от яснотата, а не от ентусиазма.
Също така помага да изберете технология, която уважава начина, по който HR всъщност работи. Една платформа с вграден изкуствен интелект често е по-лесна за управление от множество специфични решения, особено ако държите на собствеността на данните, контрола на достъпа и съответствието. Това е една от причините платформите като Cognitis.cloud да привличат внимание сред развиващите се малки и средни предприятия: стойността не е само самият изкуствен интелект, а изкуствен интелект в единна HR среда, където работните процеси, документите и разрешенията вече съжителстват.
Какво AI няма да поправи
Изкуственият интелект може да ускори HR операциите, но сам по себе си няма да поправи счупен процес. Ако политиките ви са остарели, мениджърите ви са непоследователни или данните за служителите ви са разпръснати в пет системи, ИИ може просто да ускори тези проблеми.
Тя също няма да замени доверието. Служителите все още искат яснота относно това как се вземат решенията. Мениджърите все още се нуждаят от обучение. Човешките ресурси все още се нуждаят от преценка, дискретност и контекст. Най-силната AI стратегия в HR не е за премахване на хора от процеса. Тя е за премахване на ненужното триене, така че хората да могат да се съсредоточат върху частите от работата, които действително ги изискват.
Ако решавате как да използвате ИИ в Човешките ресурси, започнете с малки стъпки, придържайте се към реалните работни процеси и бъдете стриктни по отношение на управлението. Екипите, които най-бързо извличат ползи, обикновено са тези, които третират ИИ като практичен асистент, а не като пряк път за избягване на мисленето.
