Ако Вашият HR екип все още копира данни за кандидати между системи, преследва мениджъри за одобрения и отговаря на едни и същи въпроси за политиката за отпуски всяка седмица, проблемът не е в усилията. В процесния дизайн. Знаейки как да автоматизирате HR процесите, започва с идентифицирането къде ръчната работа създава забавяния, грешки и риск от несъответствие, след което заменяте тези точки със структурирани работни потоци, които действително отговарят на начина, по който Вашият бизнес работи.
За малките и средни компании това е по-важно от всякога. Растежът оказва натиск върху отдела по човешки ресурси много преди увеличеният персонал да оправдае голям екип. Една компания с 50, 150 или 300 служители може лесно да стигне дотам, че да управлява подбора на персонал в един инструмент, данните за служителите в електронни таблици, въвеждането на нови служители по имейл, а оценките на представянето в споделени документи. Тази конфигурация може да изглежда управляема отначало, но създава затруднения навсякъде. Отделът по човешки ресурси губи време за администрация, вместо да се занимава с хората. Мениджърите чакат информация. Служителите получават противоречиви отговори. Ръководството губи видимост.
Автоматизацията решава част от този проблем, но само ако подходите към нея практично.
Какво всъщност означава HR автоматизация
Автоматизацията на човешките ресурси не е за премахване на хора от ЧР. Тя е за премахване на повтаряща се, базирана на правила работа от човешки ръце, така че ЧР да може да се съсредоточи върху преценка, комуникация и преживяване на служителите.
На практика това обикновено означава, че системата обработва задачи като изпращане на документи за оферти, задействане на контролни списъци за въвеждане, актуализиране на досиетата на служителите след промяна на статуса, насочване на заявки за отпуск към правилния одобрител, напомняне на мениджъри за прегледи на представянето и възлагане на задължително обучение въз основа на роля или местоположение.
Най-добрата автоматизация обикновено е тиха. Служителите получават това, от което се нуждаят, по-бързо. Мениджърите спират да търсят актуална информация. HR вече не се налага да действа като ръчна връзка между несвързани инструменти.
Как да автоматизираме HR процеси, без да създаваме нова сложност
Най-голямата грешка, която компаниите правят, е да се опитват да автоматизират всичко наведнъж. Втората по големина е да се автоматизират лоши процеси точно такива, каквито са. Ако един работен процес е неясен, непоследователен или зависи от неформални знания, софтуерът няма да го поправи сам.
Започнете със задачите, които отговарят на три условия: случват се често, следват ясни правила и грешките са скъпоструващи. Именно там автоматизацията носи бързи печалби.
За повечето малки и средни предприятия, най-силните начални точки са набирането на персонал, въвеждането в работа, управлението на отпуските, обработката на документи и рутинната подкрепа на служителите. Това са области с голям обем, където забавянията са видими, а ръчното проследяване изчерпва времето всяка седмица.
Преди да изберете работни потоци, картирайте какво се случва днес. Кой започва задачата, кой я одобрява, каква информация е необходима, къде се съхранява и къде обикновено се проваля. Това ви дава реалистична представа за това какво трябва да се автоматизира, какво трябва да се опрости първо и какво все още се нуждае от човешко решение.
Най-добрите процеси за автоматизиране първо
Набирането на персонал често е мястото, където най-лесно може да се види стойност. Когато кандидатурите идват от различни канали и мениджърите по наемане реагират по различен начин, отделът по човешки ресурси губи време, а кандидатите получават неравномерно преживяване. Автоматизацията може да централизира кандидатурите, да задейства имейли за потвърждение, да придвижва кандидатите през етапите на наемане и да насрочва последващи срещи за интервю. Тя няма да избере най-добрия кандидат вместо вас, но ще премахне административната работа, която забавя вземането на решения.
Адаптирането е друга област с високо въздействие. Новите служители се нуждаят от договори, политики, настройка на акаунти, задачи за обучение, запознанства и достъп до основна информация. Когато това се случва ръчно, се пропускат стъпки. Автоматизацията може да назначава задачи по роля, местоположение или екип, да изпраща напомняния преди датата на започване, да събира документи и да гарантира, че обучението за съответствие е завършено навреме. Това намалява объркването през първата седмица и намалява риска от непостоянно адаптиране в различните отдели.
Управлението на отсъствията и отпуските често е причина за разочарование в развиващите се бизнеси. Служителите питат отдела по човешки ресурси за балансите си, мениджърите одобряват заявки по имейл, а екипите по заплащане или персонал работят с остаряла информация. Автоматизирането на този процес дава на служителите достъп до самообслужване, насочва заявките правилно, прилага правилата на политиката последователно и поддържа записите актуални.
Управлението на документи на служителите е по-малко видимо, но също толкова ценно. Договори, потвърждения за политики, записи за право на работа, сертификати и документи за преглед често са разпръснати в папки и входящи кутии. Автоматизацията помага за събирането, съхраняването, актуализирането и подновяването на документи с подходящи разрешения и одитни пътеки.
Производителността и процесите на обучение също се възползват от автоматизацията, особено когато броят на служителите нараства. Циклите на преглед, срещите за проверка на целите, напомнянията за изпитателен срок и задачите за задължително обучение не трябва да зависят от това HR ръчно да помни всеки краен срок. Това са повтарящи се процеси с ясни задействания, което ги прави добре приспособени за управлявани от системата работни процеси.
Където човешката преценка все още има значение
Практическият HR лидер знае, че не всичко трябва да бъде автоматизирано.
Чувствителни въпроси, свързани със служебните отношения, решенията за възнаграждение, сложните дисциплинарни въпроси и нюансираните решения за наемане все още изискват контекст и преценка. Автоматизацията трябва да подпомага тези процеси с документация, напомняния и одобрения, но не и да заменя самия разговор.
Тук много компании прекаляват. Те чуват “Изкуствен интелект за човешки ресурси”и да приемем, че повече автоматизация винаги е по-добре. Зависи. Ако работен процес засяга доверие, справедливост или тълкуване на политика, системата трябва да ръководи процеса, а не да взема окончателното решение.
Избор на подходяща HR система за автоматизация
Ако автоматизацията ви разчита на множество несвързани инструменти, ползите обикновено са ограничени. Може да намалите една ръчна задача, като същевременно създадете две нови чрез експорти, дублирано въвеждане на данни или несъгласувани интеграции.
Ето защо дизайнът на платформата има значение. Една единствена HRIS система, която обединява набиране на персонал, наемане, данни за служителите, отпуски, представяне, обучение и отчитане, създава по-добра автоматизация, защото работните процеси споделят едни и същи данни за служителите. Кандидат става нов служител, без да се въвежда информация повторно. Промяна на длъжността може да задейства нови изисквания за обучение. Одобрена молба за отпуск актуализира записа в същата система.
За европейските малки и средни предприятия, съответствието и хостингът трябва да бъдат част от критериите за подбор, а не да се разглеждат впоследствие. Ако вашият бизнес работи под GDPR очаквания, вашата HR система се нуждае от силни контроли за достъп, ясно управление на данните и надеждни хостинг решения. Автоматизацията увеличава ефективността, но също така и скоростта, с която неправилните практики за работа с данни могат да се разпространят. Това прави управлението още по-важно.
Цената също е от значение. Много бизнеси отлагат автоматизацията, защото предполагат, че модерните HR платформи са създадени за големи предприятия с корпоративни бюджети. В действителност, подходящата система за компания с 10 до 500 служители трябва да бъде достъпна, лесна за внедряване и достатъчно практична за ежедневна употреба от HR, мениджъри и служители.
Как да приложим успешно HR автоматизация
Доброто пускане на пазара е по-скоро за оперативна дисциплина, отколкото за технически амбиции.
Започнете с един или два работни процеса, които са болезнени, повтарящи се и измерими. Въвеждането на нови служители и управлението на отпуските са често срещани примери, тъй като спестяването на време е лесно за доказване. Задайте ясна база първо. Колко имейла изпраща отделът по човешки ресурси за всеки нов служител? Колко време отнема одобрението на отпуск? Колко често липсват документи? Без база е трудно да се покаже стойност.
Тогава стандартизирайте процеса, преди да го автоматизирате. Съгласувайте стъпките за одобрение, отговорността, шаблоните и изключенията. Ако всеки отдел изпълнява една и съща задача по различен начин, конфигурацията на вашата система бързо ще стане тромава.
Приемането от служителите също е важно. Автоматизацията трябва да намали усилията за крайните потребители, а не да създава повече кликове. Ако мениджърите избягват системата или служителите все още питат отдела по човешки ресурси за информация, която биха могли сами да получат, работният процес не функционира напълно. Обучението трябва да бъде кратко, практично и свързано с действителните задачи, които хората трябва да изпълняват.
Накрая, прегледайте работните процеси след стартирането. Първата версия рядко е финалната. Може да откриете, че стъпка за одобрение е ненужна, графикът за напомняния е твърде агресивен или е необходимо да се въведе изключение от политиката. Добрата автоматизация се подобрява с времето.
Бизнес казус за автоматизиране на HR процесите
Възвръщаемостта от HR автоматизацията не е само по-малко административни часове, въпреки че само по себе си това може да бъде значително. Тя се проявява и в по-добро съответствие, по-чисти данни, по-бързо наемане, по-последователно въвеждане в длъжност и по-малко избягваеми въпроси от служителите.
За ръководните екипи това означава, че човешките ресурси стават по-лесни за мащабиране, без да се добавят разходи със същия темп като броя на служителите. За мениджърите това означава по-малко чакане и по-малко неяснота. За служителите това означава по-гладко преживяване с по-ясни процеси.
Това е истинската стойност. Автоматизацията не е списък от функции. Тя е начин да управлявате човешките ресурси с повече контрол и по-малко затруднения.
Платформа като Cognitis.cloud (C2) се вписва добре в този модел, тъй като комбинира основни HR процеси, AI-подпомагана поддръжка и хостинг на данни в Европейския съюз в една система, предназначена за МСП, а не за сложността на големите предприятия. Важното обаче е по-широко от всяка отделна платформа: колкото повече вашите HR процеси съществуват в една структурирана среда, толкова по-лесно става автоматизирането им по начин, който е полезен, съвместим и устойчив.
Ако се колебаете откъде да започнете, не започвайте с най-впечатляващия случай на употреба. Започнете с процеса, който вашият екип повтаря всяка седмица и тайно мрази. Обикновено там автоматизацията печели доверие най-бързо.
