Поддръжката при настройката е включена във всеки план. Тези пет решения не са настройка и никой не може да ги вземе вместо вас. Изяснете ги, преди средата ви да е готова, и първите три седмици се превръщат в администрация. Оставите ли ги открити, те се превръщат в договаряне, пред всички, докато хората чакат да използват системата.

1. Кой отговаря за системата

Посочете един човек. Не комисия и не „HR“ като отдел. Някой трябва да решава какво означава дадено поле, дали едно искане е основателно и кое изключение си струва да бъде направено. При плановете Startup и SME този човек работи с насочваната настройка; при Enterprise той е отсрещната страна при персоналното въвеждане в платформата. Обичайната грешка е това да остане неизказано, защото тогава всеки малък въпрос се прехвърля нагоре и внедряването се забавя до темпото на календара ви.

2. Кои данни се прехвърлят и кои остават извън системата

Инстинктът е да прехвърлите всичко. Устойте на него. Новата система е единствената чиста възможност, която ще имате, да оставите зад себе си данни, които не би трябвало още да държите.

Разпределете текущите си досиета на три групи: какво ви е нужно в платформата, за да работите, какво сте задължени да пазите за определен от закона срок, но никога няма да ползвате в ежедневието, и какво държите само защото никой не го е изтрил. Първата група се мигрира. Втората отива в определен архив с дата върху него. Третата не би трябвало да преживее преместването. Ако се нуждаете от прехвърляне на данни от текущата си система, тази миграция се оценява заедно с вас, преди да започне въвеждането в платформата, така че елате на този разговор с вече разделени три групи.

3. Кой какво трябва да може да вижда

Запишете правилото си, преди да бъде поканен който и да е: какво трябва да може да вижда обикновеният служител, какво трябва да може да вижда мениджърът за хората, които се отчитат пред него, и какво трябва да е видимо само за човека, който отговаря за системата. Решете правилото сами, преди разговора за настройката, така че той да е за прилагането му, а не за измислянето на такова. Достъпът е на базата на роли, така че вие изразявате правило, а не списък с хора — и точно затова е по-важно правилото да е вярно, отколкото да е вярно за отделния човек.

Въпросът, който затруднява хората, е средният. Мениджърите обикновено имат нужда от по-малко, отколкото очакват, и искат повече, отколкото им е нужно, а е много по-лесно достъпът да бъде разширен по-късно, отколкото да обяснявате защо нещо се отнема.

4. Срокове за съхранение, по категории

Не едно правило за съхранение. Досиетата на служителите, данните за кандидатите, записите от обучения и бележките за представянето са различни категории, пазят се за различно дълго време, а задълженията ви се различават според държавата. Определете срок за всяка, запишете обосновката и запазете тази бележка: точно нея ще поискат от вас.

Съхранението в платформата се задава по категория данни, а данните за кандидати, от бюрото за поддръжка, от CRM и от вътрешната поддръжка се изтриват или анонимизират автоматично, щом срокът им изтече. Другите категории вместо това се отчитат за преглед, а не се изтриват по таймер, така че някой трябва да вземе решението, когато срокът изтече. Изяснете още сега кой е този човек от ваша страна. Данните за кандидати в частност се натрупват, без някой изобщо да е решавал, че така трябва.

5. Какво казвате на хората и кога

Напишете съобщението още сега, докато още помните какво обърква. От служителите ще се иска да влизат в системата и сами да поддържат данните си актуални, а при всяко влизане се изисква многофакторно удостоверяване. Това е малко нещо, когато е обяснено предварително, и дразнещо нещо, когато бъде открито необяснено в понеделник сутрин. Урок 4 казва какво да кажете.

Преди да продължите

Тези пет отговора, записани на една страница, са най-полезният документ във вашето внедряване. Всеки по-късен въпрос или получава отговор от тях, или е истинско изключение, което си струва вниманието ви.