Липсващ документ за право на работа, просрочена оценка на риска или служител, който все още има достъп до системата, рядко стартира като сериозен проблем. По-често това е малка задача, която попада между електронна таблица, входящата поща на мениджъра и крайния срок за HR. Контролни списъци за спазване на HR политиките Превърнете тези остатъчни елементи в наименовани и повторими действия.
За HR екипите в развиващи се организации целта не е да създадат повече административни процедури. Целта е да се знае какво трябва да се случи, кога трябва да се случи и кой може да докаже, че това е станало. Това създава по-спокоен работен ритъм както за HR, така и за мениджърите и служителите.
Каква е ефективната контролна таблица за спазване на HR стандартите
Контролен списък не е заместител на правни консултации, местни политики или разумен преценка. Задълженията по трудовото право варират в различните държави, според колективните трудови договори и индивидуалните обстоятелства. Например, немско дружество може да се нуждае от различни документи и стъпки при консултации в сравнение с белгийско или холандско дружество.
Компетентната справка може да направи договорения процес видим и надежден. Тя трябва да идентифицира причината, отговорния за нея, крайния срок, необходимите доказателства и пътя за ескалация при всяка дейност по спазване на изискванията за съответствие. Ако тези пет детайла липсват, задачата е лесно да бъде пропусната и по-късно да бъде трудно да бъде оценена.
Най-добрите контролни списъци са свързани с жизнения цикъл на служителите, а не се съхраняват като единен годишен документ. Работата по спазване на изискванията започва още преди даден служител да се присъедини към организацията и продължава при промени в ролята му, отсъствие, представяне на работа, заплащане, месторабота и напускане на организацията.
Започнете с вашите основни стандарти за съответствие
Преди да започнете писането на задачи, картографирайте източниците на задължения, които важат за вашата организация. Те обикновено включват трудовото законодателство, изискванията за защита на данните, задълженията по здравето и безопасността, правилата за заплащане и данъци, вътрешните политики и договорните ангажименти. Ако извършвате дейност в различни държави, оценявайте всяко предприятие поотделно, вместо да приемате, че процедурата в едната държава ще обхване всички служители.
Това упражнение често разкрива полезна разлика: някои задачи са законово задължителни, докато други са мерки за намаляване на оперативния риск. Съхранявайте и двете, но категоризирайте ги ясно. Задължителният запис на обучение може да изисква законово определен период за съхранение. Редовният ежеквартален преглед на контактите на служителите в случай на извънредни ситуации може да е разумен ход, но неговият график е вътрешен избор.
Избягвайте да копирате обща онлайн контролна таблица без да я адаптирате към конкретните условия на вашата организация. Общите шаблони могат да послужат като отправна точка, но не могат да отчетат спецификите на вашия персонал, отрасъла или местните условия. Попитайте съветниците по право, заплати и защита на данните да проверят рисковите области, а след това документирайте решението за всяка от изискванията.
Основните контролни списъци за спазване на HR стандартите, които трябва да се поддържат
За повечето МСП управляем регулаторен режим се състои от малък набор от контролни списъци за целия жизнен цикъл. Всеки от тях трябва да бъде достатъчно кратък за използване и достатъчно подробен, за да издържи на критичен преглед.
Наемане и предварителни условия за работа
Набирането на персонал е моментът, в който започват да се събират лични данни. Определете ясни правила за това какво могат да събират ръководителите по подбор на персонал, кои могат да имат достъп до информацията за кандидатите и кога данните за неуспели кандидати се изтриват. Вашата контролна таблица също трябва да обхваща законосъобразни и пропорционални проверки на предишни данни, когато това е необходимо, както и проверка на правото на работа, когато това е необходимо, и последователно водене на регистри за решенията по подбор на персонал.
Не третирайте равенството и неприкосновеността на личния живот като отделни процедури по документиране. Структурираните въпроси при интервюто, документираните критерии за подбор и контролираният достъп до файловете на кандидатите спомагат за създаването на по-справедлив процес, като същевременно ограничават ненужното разкриване на данни.
Обучение на служителите и техните записи
Обученията са често срещан източник на пропуски в спазването на изискванията, тъй като няколко отбора допринасят за тях. Отделът по човешки ресурси може да издава договорите, отдела по заплащане на труда събира данъчните данни, ИТ отделът осигурява достъп, а мениджърът организира инкубационния процес. Единствена контролна таблица дава на всеки отбор ясна точка за предаване на информацията.
Най-малкото, проверете дали подписаната трудова документация е съхранена правилно, събират се необходимите лични и планови данните, се записват потвържденията за спазване на политиките и се назначава задължителното обучение. Също така запишете кои системи и активи са издадени. Целта не е да се съберат всички възможни данни, а да се поддържат точни и с определена цел информация.
Време, отпуск и отсъствие
Правилата за работно време и отпуски стават по-трудно управляеми с нарастването на персонала и при вземането на местни решения от мениджърите. Вашата контролна таблица трябва да определя как се записват, одобряват и запазват часовете, извънредните часове, почивките, болестите и ваканциите. Тя също така трябва да посочва специфичните за държавата правила, договорните права и всички задължения по колективните трудови договори.
Практическата опасност тук често е лошото видимост. Ако отчетните файлове се намират в една система, а записките за отсъствията в друга и бележките за отсъствията в папката на мениджъра – HR не може лесно да идентифицира модели или да демонстрира последователно отношение към всеки служител. Централната система не премахва необходимостта от преценка от страна на мениджъра, но дава на тази преценка основание за проверка.
Продължаваща заетост и ефективност
Спазването на правилата не се ограничава до деня, в който служител се присъединява към организацията. Прегледите на политиките, необходимата подготовка, решенията за пробационен период, документацията за работа, промените в работните модели и корекциите на заплащането изискват навременни записи. Направете периодични напомняния за важните събития във вашата организация, вместо да разчитате на ежегодни усилия.
Бъдете внимателни да не автоматизирате чувствителни решения без човешки контрол. Системата може да уведоми мениджър, че е необходимо преразглеждане на пробационната мярка. Тя не трябва да решава изхода на случая. Когато процесът може да засегне трудовата заетост на някого, гарантирайте на мениджърите да имат насоки, HR преглед и подходящ механизъм за ескалиране на ситуацията.
Отстраняване от работа
Конфигурационният списък за напускане защитава както служителя, така и организацията. Той трябва да обхваща въвеждането на окончателното заплащане, остатъка от отпуските, връщането на имущество, отнемането на достъп, прехвърлянето на работа и комуникацията относно ползите или задълженията след напускане на работа. Направете премахването на достъп към времеви график с потвърждение, а не с предположение, че друг екип вече е свършил тази задача.
Трябва да се включат и условията за съхранение и изтриване. Различни документи може да се нуждаят от съхранение за различни периоди, а някои информация трябва да бъде изтрита, след като целта ѝ бъде постигната. Документиран график за съхранение е по-надежден от това да се иска от HR да си спомня какво да съхранява всеки път, когато някой си тръгне.
Направете притежаването невъзможно за забравяне
Контролен списък се проваля, когато всяка задача е общоотговорна на “Човешки ресурси”. Малките HR екипи се нуждаят от споделена отговорност, особено когато заплащането, финансите, ИТ и ръководителите на отделни звена участват в процеса.
За всяка единица се назначава един отговорен собственик и, ако е необходимо, сътрудник. Отговореният собственик удостоверява завършването и доказателствата. Сътрудникът предоставя информация, като например затваряне на сметка или одобрение на работен лист. Тази разграничителна характеристика предотвратява познатата ситуация, при която няколко души предполагат, че някой друг е действал.
Установите крайни срокове за даден процес, а не за неясен напомнящ календар. “В рамките на два работни дни от първия ден на стартиращия” е по-ясен от “пълно завършено въвеждане в работата незабавно”. За повтарящи се задачи запишете честотата и датата на следващата преглед.
Съхранявайте доказателствата на място, където може да бъде намерен
Запълненият квадратче за отметка е полезен само ако сочи към доказателствата, които го подкрепят. При потвърждение на полицата това може да бъде датиран запис. При обучението това може да бъде статусът на завършване и версията на курса. При проверките за право на работа това може да бъде необходимият протокол за проверка, който се съхранява сигурно в рамките на одобрения от вас процес.
Тук дезактивираните инструменти създават ненужен риск. Когато договорите се съхраняват в споделен формат, отчетите се съхраняват в отделна програма, а записите за обучение остават в друга част на системата, което прави завършването на задачите ръчна работа. Единна система за управление на персонала може да свърже записите на служителите, работните процеси и напомнянията, така че контролният списък да стане част от ежедневната работа, а не от файл, отворен преди одита.
За европейските МСП архитектурата на данните е толкова важна, колкото и удобството. Ограничете достъпа според ролята, запазвайте данните само толкова дълго, колкото е необходимо, и разберете къде се съхраняват данните на служителите. Ако доставчикът обработва чувствителна HR информация, задайте директни въпроси относно местожителството, изолирането, отговорностите по сигурността и начина, по който се обработват износванията или заличаванията.
Прегледайте списъците с проверки за спазване на HR стандартите, преди те да станат остарели.
Преглеждайте контролните списъци след промяна в законодателството или политиката, въвеждане на нова държава, промяна в системата, сериозен конфликт между служители или неуспешен процес по вътрешен контрол. Дори и без да има причина за това, структуриран преглед на контролните списъци на всеки шест до дванадесет месеца е разумен за повечето развиващи се организации.
Използвайте прегледа, за да премахнете дублиращите се стъпки, както и да добавите нови. Повечето контроли автоматично не са по-добри. Контролен списък с 40 задачи, които мениджърите рутинно пропускат, предлага по-малка защита, отколкото такъв с 12 ясни контроли, които се изпълняват последователно.
Полезни въпроси за преглед включват: Имат ли собствениците все още правилни отговори? Са ли сроковете реалистични? Можем ли бързо да получим доказателства? Били ли са мениджърите обучени да изпълняват своята част от работата? Събираме ли данни, които вече не се нуждаем? Отговорите показват дали процесът ви работи на практика, а не само на хартия.
Вградете съответствието в начина, по който протича работата
Списъчните таблици могат да бъдат подходящи, когато екипът ви е малък и процесите са стабилни. Те стават крехки, когато броят на служителите, страните и сроковете за предаване се увеличават. Решаващият фактор не е дали списъчният табличен формат е познат, а дали ви осигурява надеждно управление, напомняния, доказателства и отчетност.
C2 обединява данните за служителите, процесите по въвеждане в работата, времето и отсъствията, отпуската, резултатите и обучението в една среда, като помага на HR екипите да намалят броя на процесите, които създават пропуски в съответствието. Правилната платформа трябва да поддържа установените от вас политики и местните изисквания, а не да принуждава вашата организация да използва общ процес.
Започнете с следващото събитие в календара си. Направете всички необходими действия видими, определете собственик и документирайте резултатите. Този малък навик прави спазването на правилата надеждна практика, вместо последен момент проект за одит.
