Когато един HR администратор експортира данни за отсъствия от един инструмент, проследява разписки за разходи в друг и отговаря на въпроси за въвеждане на персонал по имейл, проблемът рядко е в усилията. Проблемът е в комплекта от инструменти. Алтернатива на Workday за средни компании трябва да намали оперативната тежест, без да създава нов проект за изпълнение, който да претовари малкия HR екип.
Workday е способен корпоративен софтуер. За големи, сложни организации със специализирани HRIS екипи, обширни глобални изисквания и бюджет за поддръжка на дългосрочно внедряване, това може да бъде разумен избор. Но организации с между 10 и 500 служители често се нуждаят от нещо различно: широко HR покритие, лесна администрация, надеждна поддръжка за съответствие и система, която хората наистина ще използват.
Защо средно големите компании гледат отвъд Workday
Въпросът не е дали Workday има достатъчно функционалност. Въпросът е дали функционалността, усилията за конфигурация и оперативният модел съответстват на бизнеса, който имате сега.
В средно големите компании, човешките ресурси обикновено се управляват от малък екип, който също така отговаря за подбора на персонал, връзките с служителите, отчетността и ежедневната подкрепа на мениджърите. Тези екипи нямат свободен капацитет за изпълнение на мащабна системна програма или за поддръжка на силно конфигурирана платформа след стартирането ѝ. Ако дори прости промени в политиките изискват специализирана поддръжка, платформата може да се превърне в друго предизвикателство, вместо в източник на контрол.
Разходите също имат значение, но не само таксата за абонамент. Помислете за услугите по внедряване, интеграции, обучение, текуща администрация и времето, което мениджърите прекарват в навигиране през процеси, които изглеждат проектирани за много по-голямо предприятие. По-ниската първоначална цена не е автоматично по-добра, но нито пък плащането за сложност, която вашата организация няма да използва.
Съществува и европейски контекст. Бизнесите, опериращи в Бенелюкс, DACH или други европейски пазари, трябва да разбират къде се намират данните на служителите, как се контролира достъпът и дали платформата може да поддържа местните работни модели. GDPR не е характеристика, която може да се добави по-късно. Тя трябва да оформи решението за технологиите от самото начало.
Каква алтернатива на Workday за средни компании трябва да предложи
Добър алтернативен вариант не се опитва да пресъздаде всеки корпоративен модул. Той трябва да обхваща работните процеси, които отнемат време на отдел човешки ресурси и създават риск, когато са фрагментирани.
Започнете с данните за служителя. Вашият екип трябва да има един надежден източник за информация за заетостта, документи, баланси на отпуски, данни за работно време, разходи, история на представянето и обучителна дейност. Когато мениджърите и служителите могат да извършват рутинни действия сами, HR спира да действа като ръчен мост между несвързани системи.
Наемането и въвеждането заслужават особено внимание. Нов служител не бива да задейства верига от електронни таблици, имейли и отделни заявки за акаунти. Правилната система може да прехвърли информацията за кандидата в картона на служителя, да ръководи задачите по въвеждане и да осигури по-ясен първоначален опит за новопостъпилия. Това спестява време, но също така намалява шанса за пропускане на договори, оборудване или потвърждения за политики.
Времето и присъствието, отпуските и разходите са еднакво практически приоритети. Това са процеси с висока честота, така че малките фрустрации бързо се натрупват. Търсете ясни процеси на одобрение, видими салда и отчети, които не изискват ежедневно изтегляне на данни в електронна таблица всеки месец.
Представянето и ученето често остават извън основната HR система, докато организацията расте. Това разделение може да работи временно, но затруднява виждането на плановете за развитие, прегледа на резултатите и съответствието с обучението в контекст. Една единствена платформа дава на мениджърите по-пълна представа за екипите си, без да се налага HR да я събира ръчно.
Изберете подходящо прилягане пред количество функционалности
По време на демонстрация от доставчик е лесно да бъдете впечатлени от дълъг списък с модули. По-полезният тест е дали платформата обработва вашите реални процеси с разумни усилия.
Помолете доставчик да покаже пълен път на служителя: отваряне на свободна позиция, преминаване на кандидат през подбор, издаване на задачи за въвеждане в длъжност, записване на отпуск, одобрение на разход и приключване на преглед. Това разкрива къде се въвеждат данни повторно, къде се прекъсват работните процеси и колко работа се връща към отдел "Човешки ресурси".
Тествайте и преживяването на мениджъра. Мениджър, който използва системата само за одобрение на отсъствия, попълване на ревюта и проверка на информация за екипа, не трябва да се нуждае от интензивно обучение. Ако ежедневните действия са неясни, приемането на системата ще бъде слабо, независимо колко способен е бек-офисът.
Конфигурацията е друга област, където балансът има значение. Всеки бизнес има политики, които трябва да бъдат отразени в системата, особено в различните страни. Въпреки това, неограничената конфигурируемост може да създаде платформа, която само консултант може да управлява. За повечето растящи организации разумните настройки по подразбиране с възможност за контролирани корекции са по-ценни от празно платно.
Оцени общата цена и усилия
Сравнението трябва да включва повече от цената на лиценза. Създайте прост тригодишен преглед, който обхваща внедряването, миграция на данни, интеграции, вътрешно време за проекти, обучение и поддръжка. Бъдете реалистични относно това кой ще отговаря за системата след стартирането ѝ.
Дължината на внедряването не е просто подробност при доставката. Продължителното пускане в експлоатация забавя ползите и изисква малък екип от Човешки ресурси да поддържа едновременно старите и новите процеси. По-кратко, структурирано внедряване може да бъде предпочетено пред силно персонализиран проект, при условие че системата поддържа процесите, които наистина имат значение.
Бъдете предпазливи към третирането на всеки съществуващ работен процес като фиксиран. Преминаването към нова HRIS е добър момент за премахване на дублиращи се одобрения, прекратяване на неизползвани формуляри и изясняване на отговорностите. Мигрирането на ненужна сложност в нова платформа е скъп начин за нейното запазване.
Разглеждайте архитектурата на данните като критерий за покупка
За европейските работодатели данните за служителите заслужават същата проверка като възможностите и разходите. Попитайте къде данните се хостват, дали ще остане в ЕС и как се разделят средата между клиентите. Искане за разяснение относно контрола на достъпа, резервните копия, съхранението и практическия процес за експортиране на Вашата информация.
Еднопотребителска инфраструктура си струва да бъде разбрано. В модел PaaS с еднократно наемане, всеки клиент има специална, изолирана среда, вместо да споделя среда на приложение с други клиенти. Той може да осигури по-силна сепарация и повече контрол, въпреки че правилният избор все още зависи от вашите изисквания за сигурност, бюджет и вътрешни IT политики.
Изкуственият интелект също изисква директни въпроси. HR екипите могат да се възползват от помощ при изготвянето на съдържание, отговори на въпроси относно политики или автоматизиране на рутинни работни процеси. Но функцията на изкуствения интелект е полезна само ако знаете кой доставчик участва, какви данни се обработват и какви контроли са налични. Организации със специфични политики за данни може да се нуждаят от избор на доставчик или модел за самостоятелно хостване, а не от фиксиран подход.
Практичен процес за изготвяне на кратка листа
Дръжте оценката фокусирана. Дълъг документ с изисквания може да създаде впечатление за стриктност, като същевременно прикрие малкото процеси, които определят успеха. Вместо това, договорете резултатите, които вашата нова HRIS трябва да постигне през следващите две години.
За повечето организации със среден размер, те вероятно ще включват:
- един точен запис за служител, който отдел „Човешки ресурси“, мениджъри и служители могат да използват уверено
- по-малко отделни инструменти за наемане, въвеждане, отпуск, разходи и представяне
- отчитане, което подкрепя решения без повтаряща се работа с електронни таблици
- подходящи контроли за пребиваване на данни и поверителност в ЕС
- Система, която може да расте с нови локации, мениджъри и служители
Оценете доставчиците спрямо тези резултати, след което включете хората, които ще използват системата. Човешките ресурси трябва да ръководят процеса, но финанси, ИТ, мениджъри и малка група служители могат да идентифицират практически проблеми рано. Задайте на всеки доставчик едни и същи въпроси, базирани на сценарии, и документирайте отговорите, вместо да разчитате на уверения, че дадено изискване е “поддържано”.
Накрая, проверете плана за изпълнение. Кой мигрира данните? Коя информация вашият екип трябва да почисти преди старта? Кои интеграции са от съществено значение в първия ден и кои могат да почакат? Достоверен партньор ще бъде ясен относно необходимата работа, включително решенията, които само вашата организация може да вземе.
Когато един фокусиран HRIS е по-добрият избор
Съсредоточената унифицирана HRIS често е подходящото решение, когато основната ви цел е консолидация. Имате нужда от набиране на персонал, наемане, управление на работно време, отпуски, разходи, оценки, съответствие и обучение, които да работят заедно, но не се нуждаете от корпоративна платформа, изградена около сложна глобална структура.
Cognitis.cloud, например, е предназначен за европейските МСП, които искат тази широта в една система, като същевременно запазват контрола върху данните си чрез специална среда, базирана в ЕС. Стойността не е просто наличието на повече модули. Тя е в намаляването на предаванията, дублиращите се записи и пропуските в отчитането, които карат малкия HR екип да се чувства постоянно изоставащ.
Въпреки това, фокусираната платформа не е отговорът във всеки случай. Ако имате много сложни многостранни нужди от заплати, голяма вътрешна функция за HRIS или изисквания за дълбоко планиране на предприятията и финансови процеси, Workday може да остане по-добро решение. Най-доброто решение следва оперативната реалност на вашия бизнес, а не престижа на името на доставчика.
Добрата HR платформа трябва да дава на екипа ви повече време за вземане на решения, свързани с хората, и по-малко време за отстраняване на пропуски в процесите. Изберете системата, която прави ежедневната работа по-ясна сега, като същевременно оставя място за компанията, в която се превръщате.
