Ако вашият HR екип все още се движи между електронни таблици, експорти на заплати, вериги от имейли и три отделни входа само за назначаването на нов служител, проблемът рядко е в усилията. Проблемът е в дизайна на системата. Доброто ръководство за внедряване на HRIS за МСП започва оттам: не със софтуерни функции, а с ежедневното триене, което коства време, създава риск и прави прости процеси по-трудни, отколкото би трябвало да бъдат.
За малки и средни предприятия, успехът на внедряването обикновено се решава още преди системата да бъде конфигурирана. Екипите, които бързо получават стойност, не са тези с най-големите бюджети. Те са тези, които определят ясен обхват, почистват данните рано и избягват опитите да пресъздадат всяко старо заобиколно решение в новата платформа.
Какво трябва първо да оправи HRIS
Един HRIS проект лесно може да стане твърде обхватен. Това е особено вярно за малките и средни предприятия, където един или двама души често отговарят за подбор, въвеждане, отпуски, договори, отчетност и основно съответствие. Когато всичко се чувства спешно, изкушението е да се внедри всичко наведнъж.
Този подход често забавя проекта. По-добра отправна точка е да се идентифицират процесите, които създават най-голямо натоварване или най-голям риск. За една компания това могат да бъдат служителски данни, разпръснати в множество инструменти. За друга това може да бъде управлението на отпуски, липсващи документални следи или несъответстващо въвеждане на нови служители в различни страни.
Първата фаза трябва да отговори на прост въпрос: какво трябва да работи добре през първите 60 до 90 дни след стартирането? Обикновено това включва основна база данни за служителите, права, управление на документи, основни елементи за въвеждане и един или два високообемни работни процеса, като например отпуски или проследяване на работно време. Оценки на представянето, обучение и други усъвършенствана автоматизация могат да последват, но не трябва да отклоняват от основата.
Ръководство за внедряване на HRIS за МСП: започнете с обхвата
Обхватът е мястото, където добрите проекти остават управляеми. Той е и мястото, където много се провалят.
Започнете със списък на всички HR процеси, които в момента се обработват във вашия бизнес, след което ги разделете на три групи: от съществено значение за стартиране, важни, но за по-късен етап, и ненужни в новата система. Тази последна категория е важна. Ако даден процес съществува само защото старите ви инструменти са били фрагментирани, той може да не заслужава място в новата система.
Това е и моментът да се реши кой носи отговорност за решенията. В малките и средни предприятия закъсненията често се случват, защото ХР ръководи проекта, финансите се интересуват от разходите, ИТ се интересува от достъпа и сигурността, а ръководството иска бързина, но никой няма финално одобрение. Посочете един отговорен за проекта, един ръководен инвеститор и едно лице, отговорно за техническата координация. Поддържайте групата малка.
Практическият обхват също така означава избор къде стандартизацията е реалистична. Ако вашата компания оперира в няколко европейски държави, ще има местни различия в договорите, правилата за отпуски и задълженията за съответствие. Не е необходимо да принуждавате всеки процес в един шаблон. Необходимо е да имате последователна основна структура за данните на служителите, одобренията и отчитането.
Подгответе данните си по-рано, отколкото смятате за необходимо
Повечето HRIS проекти се забавят от данни, а не от конфигурация. Служителските записи често са разпръснати във файлове за заплати, споделени дискове и входящи кутии. Полетата са непълни, конвенциите за именуване се различават и липсват ключови дати.
Преди миграцията да започне, решете кои ще бъдат вашите източници на истина за всеки тип данни. Личните данни, данните за длъжността, възнаграждението, салдата по отпуск, спешните контакти и подписаните документи трябва да имат ясен източник. Ако две системи не са съгласни, някой трябва да разреши това преди импортирането, а не след стартирането.
Дръжте своя модел на данни практичен. Не е нужно да улавяте всяко възможно поле от първия ден. Съсредоточете се върху информацията, която вашият екип наистина се нуждае, за да провежда наемане, въвеждане в работа, администрация и изготвяне на отчети. Твърде много задължителни полета създават затруднения и намаляват приемането.
Качеството на документите е толкова важно, колкото и качеството на теренните данни. Ако договори, потвърждения за политики или файлове за право на работа са част от проекта, дефинирайте ясни правила за именуване и очаквания относно тяхното съхранение. Това става особено важно, ако вашият бизнес оперира в множество юрисдикции с различни изисквания за документация.
Изберете модел за въвеждане, който подхожда на вашия екип
Няма един единствен правилен модел за внедряване. Поетапното внедряване обикновено е по-безопасно за малките и средни предприятия, тъй като намалява умората от промените и ви позволява да стабилизирате основните процеси, преди да добавите повече модули. Но поетапното не винаги означава бавно.
Ако настоящата ви конфигурация е особено фрагментирана, може да има силна причина за консолидиране на основните ЧР, отпуски и въвеждане на едно място. Това незабавно намалява дублиращото въвеждане на данни и дава на служителите едно място, където да отидат. Компромисът е, че вашият екип се нуждае от достатъчен капацитет за тестване и обучение в по-кратък срок.
Стартов модел с рязко ускорение може да работи, когато процесите са прости, броят на персонала е скромен и ръководният екип е в съгласие. По-трудно е, когато одобренията са сложни, правилата за отделните държави варират или бизнесът вече преминава през други значителни промени.
На практика много МСП се възползват от среден път: стартирайте базата данни за служители, въвеждане и отпуск първо, след това добавете разходи, прегледи или обучение, след като основите са установени. Това поддържа инерцията, без да претоварва екипа по проекта.
Не третирайте съответствието като бъдеща работна задача
За европейските МСП, съответствието трябва да оформя решенията за внедряване от самото начало. Това не е само за GDPR. Става дума също за контрол на достъпа, одитни пътеки, обработка на документи, правила за съхранение и къде се съхраняват данните на служителите.
Като минимум, вашият план за проекта трябва да дефинира кой какво може да вижда, кои действия се нуждаят от одобрение, как се записват промените и как при нужда се експортират записи. Ако мениджърите могат да актуализират данни на служители, това трябва да става в рамките на ясни граници на разрешенията. Ако документите съдържат чувствителни данни, съхранението и достъпът изискват внимателен преглед.
Това е една област, в която изборът на инфраструктура е от значение. Инфраструктура с един наемател и данни, съхранявани в ЕС, може да улесни управлението за екипи, които се нуждаят от по-строг контрол върху собствеността, изолацията и регионалното хостване. Това няма да е от еднакво значение за всяко МСП, но за бизнеси, работещи в регулирани среди или обработващи чувствителни данни за работна сила, това е повече от техническо предпочитание.
Внедряването на приемането е задача, а не задача след стартиране.
Дори добре конфигурирани системи се провалят, когато служителите и мениджърите не ги използват последователно. Ето защо внедряването трябва да бъде заложено в стратегията за въвеждане, а не да се разчита на помощна статия, изпратена в деня на старта.
Започнете с казуси, базирани на роли. Служителите трябва да знаят как да изпълняват няколко често използвани задачи, като например искане на отпуск, преглед на документи или актуализиране на данни. Мениджърите се нуждаят от увереност при одобрения, видимост на екипа и основни отчети. HR се нуждае от по-задълбочени познания за процесите, справяне с изключенията и увереност при административните дейности.
Обучението трябва да е кратко, специфично и свързано с реални действия. Избягвайте дълги прегледи на всеки елемент от менюто. Хората помнят задачите, които ги засягат тази седмица, а не пълна обиколка на продукта.
Комуникацията също е важна. Уведомявайте хората какво се променя, кога се променя и какво трябва да направят по различен начин. Ако новата платформа заменя няколко инструмента, кажете това ясно. Един вход и един източник на истина са значително оперативно предимство, но само ако старите навици бъдат активно изоставени.
Измервайте успеха отвъд пускането в експлоатация
Стартирането е важен етап, а не доказателство за успех. По-добрият въпрос е дали системата е намалила административното време, подобрила е точността и е улеснила изпълнението на рутинните HR задачи.
Задайте малка група от показатели преди стартиране. Те могат да включват времето за завършване на въвеждане, HR билети, свързани с отпуск, процентът на служителските записи с пълни данни или броят на ръчните актуализации, необходими всеки месец. Поддържайте тези показатели близки до реалните оперативни проблеми.
Трябва също да планирате преглед 30 и 90 дни след пускането. Дотогава екипът ще знае кои работни процеси работят и къде се появяват отново заобиколните решения. Тези прегледи често разкриват малки корекции с непропорционално голямо въздействие, като например опростяване на стъпките за одобрение или премахване на ненужни полета.
Ако сега избирате платформа, тук трябва внимателно да се разгледа поддръжката за внедряване. Софтуерът е важен, но също така е важна и качеството на насоките относно структурата, миграцията и пускането в експлоатация. За разрастващите се европейски екипи, платформи като Cognitis.cloud са привлекателни, когато намаляват разрастването на инструментите, като същевременно поддържат контрола върху данните, опциите за изкуствен интелект и съображенията за съответствие, съобразени с начина, по който МСП всъщност работят.
Често срещана грешка, която трябва да се избягва
Най-голямата грешка във всеки наръчник за внедряване на HRIS за малки и средни предприятия е допускането, че системата трябва да отразява точно всеки съществуващ процес. Не бива. Внедряването е подходящият момент да се опрости, стандартизира и премахне административната рутина, от която екипът ви вече е надраснал.
Това може да означава отказ от потребителски полета, които иска само един мениджър, отхвърляне на верига за одобрение, изградена върху старо недоверие, или спиране на отчети, които никой не използва. Не всяка заявка заслужава да оцелее при миграцията.
Добрият HRIS трябва да направи вашата HR дейност по-ясна, а не по-сложна. Ако едно решение не подобрява точността, съответствието или.
Най-добрите реализации не са най-амбициозните. Те са тези, които оставят екипа ви с по-малко преследване, по-малко дублиране и повече увереност в числата, от които работят.
