Растящата компания рядко решава да създаде повече администрация за човешки ресурси. Тя се натрупва: още една електронна таблица за баланси на отпуските, отделна входяща кутия за въпроси, свързани с наемането, мениджър, който преследва графиците в петък следобед. Научаването как да намалите администрацията на човешките ресурси започва с разпознаването на тази работа като това, което е – не знак, че вашият екип е неефективен, а знак, че вашите процеси и системи не са в крак с бизнеса.
За HR екип от един до трима души, целта не е да се автоматизират всяко човешко взаимодействие. Тя е да се премахне повтарящата се работа, която ви пречи да подкрепяте правилно мениджъри, служители и ръководство. Правилните промени намаляват преследването, дублирането на въвеждане на данни и избежимите грешки, като същевременно оставят място за преценка там, където това има значение.
Намерете работата, която създава най-голямо триене
Преди да закупите софтуер или да реновирате процес, идентифицирайте къде реално се извършва административната дейност. Помолете екипа си да отбелязва повтарящите се задачи в продължение на две седмици: заявки, одобрения, актуализации на данни, изготвяне на отчети и проследяване. Включете работата, която постъпва по неформални канали като съобщения в Teams и лични имейли. Често именно там се крие истинската тежест.
Търсете четири общи модела:
- Същата информация за служител се въвежда в повече от една система
- Човешки ресурси трябва да напомнят на хората да извършат стандартно действие
- Мениджърите се нуждаят от HR, за да намират информация, която би трябвало да могат да виждат сами
- Процесът зависи от това един човек да знае кой електронна таблица, папка или версия е правилната.
Не всяка отнемаща време задача трябва да бъде премахната. Деликатен разговор относно отсъствие или сложен случай на трудови взаимоотношения изискват внимателно човешко отношение. Но молба за отпуск, промяна на адрес или списък за въвеждане на нов служител не трябва да изискват от HR професионалист ръчно да премества информация между инструменти.
Оценете разходите в практически изражения. Ако въвеждането на заплати отнема шест часа всеки месец, защото данните трябва да се проверяват от множество източници, това са 72 часа годишно, преди да се вземат предвид грешки или прекъсвания. Една проста мярка превръща неясна фрустрация в ясен приоритет.
Как да намалим административната работа в човешките ресурси чрез стандартизиране на основните процеси
Вариацията е една от основните причини за натоварването на отдел „Човешки ресурси“. Когато всеки мениджър използва различен подход за въвеждане, маршрут за одобрение или формат за преглед на изпитателния срок, отдел „Човешки ресурси“ се превръща в преводач и контролен орган. Стандартизацията не е свързана с обезличаване на преживяването на служителите. Тя дава на хората надеждна основа, така че изключенията да бъдат видими и целенасочени, а не случайни.
Започнете с процесите, които се случват най-често в жизнения цикъл на служителя: предаване на нов служител, въвеждане, промени в лични или служебни данни, отпуски, отчитане на работно време, разходи, преглед на представянето и напускане. За всеки процес дефинирайте кой го стартира, каква информация се изисква, кой го одобрява и какво трябва да получи служителят на всеки етап.
Поддържайте всеки работен процес пропорционален. Верига от пет души за одобрение на разход с ниска стойност не е добро управление. Също така, премахването на проверки от процес, включващ договорни промени или разрешения за достъп, създава риск. Разумното ниво на контрол зависи от решението, държавата и вашите вътрешни политики.
Шаблоните правят това по-лесно за поддържане. Използвайте последователни полета за данни в писмата с оферти, задачи за въвеждане на работа според ролята, въпроси за преглед и признания за политики. Когато даден процес се промени, актуализирайте шаблона веднъж, вместо да разчитате на всеки мениджър да тълкува правилно нов имейл.
Предоставете на служителите и мениджърите правото да се занимават с рутинните заявки
Най-бързият начин за намаляване на HR заявките често е първоначално да се спре препращането на рутинни въпроси към HR. Служителите трябва да могат да заявяват отпуск, да подават разходи, да актуализират избрани лични данни и да намират актуални политики, без да чакат някой от HR да отговори. Мениджърите се нуждаят от ясна представа за отсъствията на екипа си, висящите одобрения и ключовите дати.
Самообслужването работи само когато е наистина по-лесно, отколкото да се обърнете към отдел „Човешки ресурси“. Информацията трябва да е актуална, статусът на одобрение трябва да е видим и изживяването трябва да работи за хора, които не са на бюро целия ден. Ако служителите не могат да се доверят на показания баланс на отпуските си, те ще продължат да изпращат имейли до отдел „Човешки ресурси“ за потвърждение.
Задайте разумни граници. Служителите могат да запазят своя домашен адрес и банкови данни, но промяна на заплатата, длъжността или модела на работа може да изисква одобрение и одитна следа. Целта не е да се отворят всички полета за всички. Целта е рутинните актуализации да се извършват от лицето, което е най-добре позиционирано да ги направи, като същевременно се запазят подходящи контроли.
Мениджърите също се нуждаят от насоки, а не само от достъп. Кратко обяснение кога да одобряват, кога да правят запитвания и кога да включват ЧР, предотвратява превръщането на самообслужването в нов източник на несъответстващи решения.
Заменете несвързаните инструменти с един източник на истина
Много HR екипи използват способни инструменти, които просто не споделят информация. Данните за набиране на персонал се намират в едно приложение, отпуските – в друго, досиетата на служителите – в обща папка, а оценките за представянето – в трето. Административните разходи се появяват при всяко предаване: експортиране, импортиране, съгласуване и проверка кое е актуалното досие.
A единна HR система може да намали това усилие, тъй като данните за служителите се въвеждат веднъж и се използват в свързани работни процеси. Информацията за нов служител може да премине от набиране на персонал към въвеждане в длъжност. Одобреният отпуск може да информира записите за присъствие. Завършените оценки могат да се поставят до плановете за обучение и историята на заетостта. Стойността не е в наличието на повече технологии. Тя е в по-малко места, където един и същ факт може да стане непоследователен.
За европейските малки и средни предприятия оценявайте архитектурата на данните толкова внимателно, колкото и функционалността. HR записите включват чувствителни лични данни, а фрагментираните системи могат да затруднят управлението на контрола на достъпа, съхранението и възможността за одит. Запитайте къде се съхраняват данните, кой има достъп до тях, как се управляват разрешенията и дали доставчикът поддържа вашите задължения по GDPR. Платформа като Cognitis.cloud е проектирана около този модел на консолидация, с посветена еднолична среда и пребиваване на данни в ЕС за организации, които се нуждаят както от простота, така и от контрол.
Консолидацията не означава незаменима замяна на всеки специализиран инструмент. Ако вашият доставчик на заплати или библиотека със съдържание за обучение вече работи добре, интеграцията може да бъде по-добър избор. Ключовият въпрос е дали HR екипът все още трябва ръчно да прехвърля данни между системите.
Автоматизирайте напомняния и маршрутизиране, не осъждане
Автоматизацията е най-полезна, когато се справя с предсказуеми действия в правилния момент. Помислете за напомняния за преглед на изпитателния срок, незавършени задачи по въвеждане, изтичащи документи, липсващи отчети за работно време и твърде дълго чакащи одобрения. Това са малки задачи поотделно, но те създават постоянно преследване във фонов режим.
Добрата автоматизация има ясен собственик и път за ескалация. Напомняне за закъснял преглед може първо да бъде изпратено до мениджъра, след това до неговия мениджър след определен период. То не трябва тихо да генерира известия, докато всички не започнат да ги игнорират. Преглеждайте автоматизираните съобщения редовно и премахвайте тези, които вече не подтикват към действие.
Изкуственият интелект може също да помогне при изготвянето на длъжностни характеристики, комуникации относно политики или отговори на често задавани въпроси в отдел „Човешки ресурси“. Третирайте го като асистент, а не като вземащ решения. Екипите по човешки ресурси трябва да преглеждат генерираното съдържание за точност, тон и местни законови изисквания, особено когато се прилага трудовото право или колективните трудови договори. За организации със стриктни изисквания за данни, избор на доставчик на изкуствен интелект и къде се обработват подканите има значение, колкото и самата функционалност.
Превърнете отчетността в част от работния процес
Докладването става трудоемко, когато се третира като ежемесечно спасително упражнение. Ако данните за броя на служителите, отсъствията, текучеството и задължителните обучения се записват последователно по време на нормалната работа, докладването трябва да бъде преглед на данните, а не проект за събиране на данни.
Одобрете малък набор от показатели, които лидерите действително използват. Бързо развиващ се бизнес може да се фокусира върху броя на служителите по местоположение, времето за наемане, тенденциите при отсъствията и завършването на изпитателния срок. По-утвърдена организация може също да се нуждае от разходи за работна сила, съответствие с обучението или завършване на цикъла на представяне. Започнете с решенията, след което проектирайте полетата за отчитане, необходими за подкрепата им.
Качеството на данните изисква собственост. Определете кои полета са задължителни, кой ги поддържа и кога се проверяват. Един доклад не може да бъде по-надежден от данните, въведени при наемане, промяна или напускане.
Въведете промени на управляеми етапи
Опитът да се поправят всички HR процеси наведнъж често създава повече работа, преди да я намали. Изберете първо един работен процес с голям обем и ниска сложност, като например управление на отпуските или въвеждане на нови служители. Определете базова линия за изразходваното време, стартирайте новия процес, след което проверете дали заявките се изпълняват по-бързо и дали служителите все още се нуждаят от подкрепа.
Включете ръководителите в проектирането от рано. Те знаят къде се забавят стъпките за одобрение и каква информация им е необходима, за да вземат решение. Тяхното участие също увеличава вероятността за приемане, особено когато нова система заменя познати електронни таблици.
Водете кратък списък с изключения през първите няколко месеца. Ако едно и също изключение се появява многократно, това може да разкрие реална пропуск в политиката или твърде скована работна процедура. Ако е рядко, третирайте го като изключение, вместо да добавяте сложност за всички.
Намаляването на административната работа в отдела по човешки ресурси не означава HR да стане по-малко видим. То означава рутинната работа да бъде достатъчно надеждна, за да може екипът ви да отделя повече време за разговори, решения и подобрения, които помагат на хората да вършат най-добрата си работа.
