HR екип от двама души не би трябвало да се нуждае от специализиран администратор, за да промени работен процес за одобряване, да актуализира политика за отпуските или да изготви справка за числеността на персонала. И все пак това често е моментът, в който разрастващите се организации започват да търсят алтернатива на SAP SuccessFactors за малки и средни предприятия. Проблемът рядко е в това, че SuccessFactors няма необходимите възможности. Въпросът е дали неговият обхват, модел на внедряване и текуща администрация отговарят на практическите нужди на бизнес с 10 до 500 служители.
За една малка или средна компания правилната HRIS система трябва да намали броя на системите, които екипът трябва да поддържа, да предоставя на мениджърите надеждна информация и да поддържа съответствието с нормативната уредба, без да превръща рутинната HR работа в ИТ проект. Това изисква по-целенасочена оценка, отколкото просто сравняване на списъци с функции.
Кога алтернатива на SAP SuccessFactors за малки и средни предприятия има смисъл
SAP SuccessFactors е проектиран за големи, сложни организации. Неговата модулна структура може да бъде полезна, когато има големи екипи за ЧР операции, подробни глобални процеси и установени SAP среди. Една мултинационална компания с множество юридически лица, специализирани центрове за върхови постижения и обширни изисквания за интеграция може резонно да прецени, че това ниво на възможност за конфигуриране си заслужава.
Компромисът е, че гъвкавостта обикновено върви с повече дизайнерски решения, усилия за имплементация и управление. По-малките екипи могат да се окажат в ситуация да плащат за модули, които няма да използват, да разчитат на външна поддръжка за промени и да управляват платформа, която изглежда непропорционална на ежедневната работа, която трябва да поддържа.
Алтернатива си струва да се обмисли, когато вашите изисквания са по-директни: наемане на хора, правилно въвеждане в длъжността, отчитане на работно време и отсъствия, управление на разходите, провеждане на оценки и поддържане на документацията на служителите в ред. Това е и разумен път, когато поверителността на HR данните, европейското местоположение на данните и по-ясният модел на разходите са с висок приоритет.
Решението не е свързано с избора на “по-лека” система на всяка цена. То е свързано с избора на ниво на структура, което вашата организация действително може да използва. Платформа, която е твърде ограничена, ще доведе до заобиколни решения. Такава, която е твърде сложна, може да доведе до същия резултат, но с по-голяма сметка.
Започнете с работата, която вашият HR екип върши всяка седмица
Преди да организирате демонстрации, картографирайте процесите, които в момента генерират ръчна работа или грешки. Повечето малки и средни предприятия не се нуждаят от дълъг документ с изисквания още първия ден. Те се нуждаят от честен поглед върху това къде се дублира информацията, къде забавят одобряването и къде спазването на изискванията зависи от това някой да си спомни за електронна таблица.
Полезен тест е да проследите пътя на един служител. Може ли кандидатът да премине от подбор към въвеждане в длъжността (онбординг), без данните му да бъдат въвеждавани отново? Може ли мениджърът да възложи оборудване, обучение и документи чрез дефиниран работен процес? Може ли след това служителят да заявен отпуск, да подава разходи и да завършва оценки на едно и също място? Ако отговорът включва няколко входа в системата (логин), експортиране на данни или имейли, то HR софтуерната система все още е раздробена.
Разгледайте внимателно и самообслужването за мениджъри и служители. Една система може да изглежда изчерпателна по време на демонстрация по ЧР, но да създава излишни заявки за поддръжка, ако мениджърите не могат уверено да одобряват работно време, да преглеждат отсъствията на екипа или да изпълняват задачи свързани с оценяване. За малък екип по човешки ресурси самообслужването не е удобство. То е планиране на капацитета.
Приоритизирайте свързаното покритие пред прекалено голям списък от модули
Много HR платформи представят дълъг каталог от модули. За малките и средни предприятия по-полезният въпрос е дали основните процеси се свързват по начин, който елиминира прехвърлянето на задачи. Подборът, въвеждането в длъжност, отчитането на работното време, отпуските, разходите, представянето и обучението не е задължително да бъдат сложни. Те обаче трябва да споделят точни данни за служителите.
Например длъжността на нов служител, неговият ръководител, местоположение и дата на започване трябва автоматично да задействат задачите за въвеждане в длъжност. Информацията за отсъствията трябва да бъде видима, когато мениджърите планират екипите си. Разговорите за представянето не трябва да се намират в отделен инструмент без връзка с ролите, целите или потребностите от обучение.
Тук е на консолидирана HRIS система може да замени пет или повече несвързани приложения, без да принуждава организацията да премине към оперативен модел от мащаба на голямо предприятие. По-малко системи означават по-малко контроли за достъп за управление, по-малко справки за съгласуване и по-малка несигурност относно това кой запис е актуален.
Оценете разходите за внедряване, а не само цената на лиценза
Обявената цена на софтуера е само една част от разходите за HRIS. Попитай всеки доставчик какво трябва да се случи, преди платформата да може да се използва: изчистване на данни, конфигуриране, дизайн на работни процеси, интеграции, тестване, обучение и поддръжка след стартирането. След това попитай кои от тези задачи ще бъдат поети от вашия вътрешен екип.
По-ниската лицензионна такса може да излезе скъпо, ако вашият ЧР мениджър прекара месеци в координация на консултанти или ако всяка промяна в политиката изисква платена поддръжка. Също така, по-бързото внедряване не е автоматично по-добро, ако остави данни с лошо качество или пропусне съществени контролни механизми. Целта е разумно внедряване с ясна отговорност, практически етапи и достатъчно време мениджърите да възприемат новите начини на работа.
Ценообразуването също трябва да бъде лесно за разбиране с нарастването на броя на служителите. Проверете дали ключовите функции са отделни добавки, дали има минимални ангажименти и как се променят таксите, когато добавяте служители или държави. Малките и средни предприятия печелят от предвидимост, тъй като разходите за HR софтуер трябва да могат да се обяснят на финансовия отдел, а не да се преоткриват при всяко подновяване.
Колко всекидневна администрация остава
Една силна демонстрация включва обикновени задачи, а не само изпипани табла за управление. Помолете доставчика да покаже как HR администратор сменя одобрител, създава вид отпуск, актуализира списък за въвеждане в длъжност (онбординг) и изготвя готов за одит отчет. Това са дребни действия, но те разкриват дали платформата ще остане лесна за управление след внедряването ѝ.
Също така е разумно да попитате за поддръжката. Кой помага, когато даден работен процес не се държи според очакванията? Дали насоките са предназначени за специалисти по човешки ресурси, или се предполага наличието на системен администратор? Най-добрият отговор зависи от вътрешната ви експертиза, но това трябва да бъде изяснено преди подписването.
Третирайте европейските данни и съответствието като проектни критерии
За организациите, работещи в Бенелюкс, региона DACH или по-широката част на Европа, обработката на данни не е правно под линия. Човешките ресурси съдържат чувствителна информация за служители, кандидати, процеси, свързани с възнагражденията, отсъствия и представяне. Къде се хостват тези данни, кой има достъп до тях и как могат да бъдат извлечени е от значение още от първия ден.
Оценете местонахождението на данните заедно с търговския модел на доставчика. А среда с един наемател предоставя на вашата организация специализирана, изолирана инстанция, вместо да споделя среда на приложение с други клиенти. Това може да бъде особено от значение, когато екипите по сигурността, работните съвети или клиентите изискват ясна представа относно отделянето и контрола на данните.
Готовността за ОРЗД също така включва нещо повече от изявление уебсайт. Обсъдете ролите и разрешенията, процесите на съхранение, одитните следи, експортирането на данни, заявките за изтриване и как платформата поддържа специфичните за отделните държави политики по човешки ресурси. Нито една система за управление на човешките ресурси (HRIS) не може да направи една организация съобразена с изискванията сама по себе си. Тя обаче трябва да улесни прилагането и доказването на съответните процеси.
Изкуственият интелект заслужава същата проверка. Генерирането на съдържание, ЧР въпроси и отговори и автоматизация на работния процес може да спести време, особено за малки екипи, които редовно изготвят длъжностни характеристики, политики или вътрешни комуникации. Но попитайте кой AI доставчик се използва, какви данни се обработват, какви контроли се прилагат и дали имате избор на доставчик. Една AI функция трябва да отговаря на вашите правила за данните, а не да изисква тяхното смекчаване.
Сравнете платформи, използвайки реални сценарии
Практическото сравнение е по-показателно от общата карта с резултати. Дайте на всеки доставчик едни и същи сценарии, извлечени от реалната работа на вашата организация. Например, помолете ги да демонстрират назначаването на мениджър продажби в Германия, въвеждането на нов служител в Белгия, одобряването на отпуск за екип с график на смени и изготвянето на отчет за тримесечна среща на ръководството.
Обърнете внимание на моментите между стъпките. Актуализира ли се записът на служителя веднъж или многократно? Могат ли да се прилагат местни политики, без да се създават объркващи изключения? Могат ли мениджърите да завършват задачи, без HR да ги преследва? Отговаря ли отчетът на зададения въпрос, или изисква експортиране и ръчна корекция?
Включете хората, които ще използват платформата, в този етап. Човешките ресурси трябва да ръководят оценката, докато финансите, ИТ отделът, един мениджър и, където е уместно, колега по защита на данните или сигурност могат да тестват областите, които разбират най-добре. Това не е необходимо да се превръща в комисия. То предотвратява вземането на решение за покупка въз основа единствено на приоритетите на един екип.
Какво трябва да предоставя една добре подбрана HRIS система за малки и средни предприятия
Резултатът трябва да бъде по-спокойна работа на отдел "Човешки ресурси". Данните за служителите имат едно общо място. Мениджърите могат сами да извършват рутинни действия. HR екипът може да отделя по-малко време за съгласуване на електронни таблици и повече време за подобряване на подбора, преживяването на служителите и планирането на работната сила.
За много европейски малки и средни предприятия това означава да изберат платформа „всичко в едно“, изградена около ежедневните ЧР операции, вместо да адаптират организацията към корпоративен софтуерен пакет. C2 например съчетава основните ЧР процеси в една система, като същевременно осигурява съхранение на данни в ЕС в специализирана среда с един наемател. Този модел няма да е подходящ за всеки бизнес, особено за тези със силна зависимост от SAP или необичайно сложни глобални изисквания. Той може да бъде по-подходящ за екипи, които искат контрол без излишна администрация.
Добрият избор трябва да продължава да изглежда правилен и шест месеца след стартирането, когато мениджър трябва да одобри отпуска, нов служител започва в кратки срокове и отделът „Човешки ресурси“ има въпрос от управителния съвет, на който трябва да отговори. Изберете системата, която прави тези обикновени моменти по-лесни, защото именно в тях вашият HR екип ще си върне времето.
