Едно ръководство за внедряване на HRIS в ЕС трябва да започне с една сурова истина: проблемите при внедряването рядко идват само от софтуера. Те произтичат от неясно разпределение на отговорностите, неподредени данни за служителите и опити за коригиране на всеки HR процес наведнъж. За една растяща малка и средна компания целта не е перфектна система на първия ден. Тя е надежден източник на данни за персонала, който намалява ръчната работа, без да създава ново напрежение за служителите и мениджърите.
Правилното внедряване дава на малкия HR екип по-голям контрол върху подбора, въвеждането в длъжност, отсъствията, работното време, разходите и представянето. То също така създава по-защитѐн подход към личните данни и съответствието с нормативните изисквания. Пътят дотам изисква практически решения, а не продължителна програма за трансформация.
Започнете с оперативния проблем, а не с списъка с функции
Преди да изберете настройки или да импортирате електронна таблица, определете какво трябва да се подобри през следващите шест до дванадесет месеца. Бизнес с 80 служители и един единствен мениджър по човешки ресурси има различни приоритети от такъв с 350 служители в Белгия, Германия и Нидерландия.
Потърсете точките, където работата в момента спира или се повтаря. Възможно е ръководителите да одобряват отпуски в чат съобщения, трудови досиета седят в няколко електронни таблици или новите служители получават неконсистентно въвеждане в длъжността. Може би отделът по заплатите получава промени в последния момент, тъй като данните за отпуските и договорите се съхраняват другаде. Това са проблемите, които първото ви внедряване на HRIS трябва да разреши.
Напишете три важни резултата. Например, отдел „Човешки ресурси“ може да се нуждае от едно точно досие на служителите, мениджърите – от ясен процес за одобрение на отпуски, а служителите – от възможност сами да актуализират личните си данни. Това помага проектът да остане фокусиран, когато заинтересованите страни започнат да изискват всеки възможен работен процес.
Полезен принцип е да конфигурирате според начина, по който трябва да функционирате занапред, а не за всяко историческо изключение. Ако даден процес съществува само защото дадена електронна таблица го е направила необходим, оспорете го.
Изградете екипа за изпълнение рано
Системата за управление на човешките ресурси (HRIS) е собственост на отдела по човешки ресурси, но той не трябва да я внедрява самостоятелно. Назначете един отговорен ръководител на проекта, който да разполага с правомощия да взема ежедневни решения. В много малки и средни предприятия това ще бъде мениджърът по човешки ресурси или ръководителят на отдела за управление на персонала. Те се нуждаят от подкрепата на ИТ отдела или на технически специалист контакт, финансовия отдел или отдела по заплатите, както и представителна група мениджъри.
Ако разполагате с отговорник по защита на личните данни, включете го в процеса. Той може да ви помогне да определите кои лични данни ще бъдат обработвани, кой се нуждае от достъп до тях и колко дълго трябва да се съхранява информацията. В предприятия с представители на работниците или работнически съвети може да се прилагат изисквания за консултации в зависимост от държавата и планираното използване на системата. Разгледайте този въпрос, преди да приключите с конфигурирането, особено когато става въпрос за мониторинг на присъствието, данни за производителността или работни процеси, подпомагани от изкуствен интелект.
Организирайте седмична среща за изпълнение с кратък протокол за взетите решения. Това е по-полезно от голяма ръководна група, която се събира веднъж месечно. Въпросите относно процедурите за одобрение, полетата за данни и правата за достъп изискват бързи отговори, в противен случай проектът ще загуби инерция.
Включете защитата на данните в плана за внедряване на HRIS за ЕС
Данните за персонала не са обикновени оперативни данни. Системата за управление на човешките ресурси (HRIS) може да съдържа контактни данни, договори, данни за отпуски по болест, банкови данни, информация за трудовото представяне и, в някои случаи, данни от специални категории. Затова спазването на GDPR е изискване още при проектирането, а не просто правна проверка в края на процеса.
Започнете с определяне на това кои данни ще бъдат въведени в платформата и защо. Избягвайте да копирате всяка колона от старата електронна таблица само защото тя съществува. За всяко поле определете неговата цел, кой може да го вижда и как ще се съхранява. Адресът на жилището може да е необходим на отдела по човешки ресурси и на отдела по заплатите. Мениджърът може да се нуждае от достъп до информация за контакт в случай на спешност, без да вижда пълните данни за контакта. Информацията за болест често изисква по-строг контрол, отколкото стандартните данни за отсъствия.
Оценката на вашите доставчици трябва да обхваща условията за обработка на данни, подизпълнителите, отговорностите по отношение на сигурността, процедурите при нарушения, износа и изтриването на данни. За много европейски МСП, Съхранение на данни в ЕС а ясното определяне на собствеността върху данните е от ключово значение. Средата с един наемател също може да бъде разумна опция, когато изолацията и контролът са приоритети, макар че това трябва да се прецени в контекста на разходите, модела на поддръжка и нуждите от интеграция.
Ако AI функции ако те попадат в обхвата, определете границите, преди да ги активирате. Решете кои екипи могат да използват ИИ, каква информация не трябва да се въвежда в заявките и дали доставчикът на модела отговаря на изискванията на вашата организация. ИИ може да ускори изготвянето на чернови на длъжностни характеристики, съдържанието на политиките и отговорите на отдел „Човешки ресурси“. Тя не трябва да замества човешката преценка при вземането на решения, свързани с назначаването на персонал.
Почистете данните преди миграцията, а не след нея
Миграцията на данни е етапът, в който един разумно планиран проект може да се превърне в ненужно сложна задача. Изкушението е да се импортира всичко, а по-късно да се подреди. На практика дублиращите се записи и несъответстващите стойности бързо подкопават доверието в новата система.
Уговорете минимален жизнеспособен запис за служител. Това обикновено включва законно име, данни за контакт, данни за заетостта, мениджър, местоположение, работен график, право на отпуск и съответни идентификатори за заплатите. Добавяйте полета само когато има ясен процес, който ще ги използва.
Уеднаквете стойностите преди импорта. Изберете единен формат за длъжности, отдели, местоположения и видове договори. Проверете дали йерархичните връзки са правилни и отстранете дублиращите се записи за служителите. Историческите документи изискват отделно решение: прехвърлете записите, от които служителите и отдел „Човешки ресурси“ наистина се нуждаят, като същевременно съхранявате архивираните материали по сигурен начин в съответствие с вашата политика за съхранение.
Извършете тестова миграция с представителна извадка. Помолете отдела по човешки ресурси да провери точността на записите, мениджърите – да потвърдят структурите на своите екипи, а финансовия отдел или отдела по заплатите – да проверят полетата, от които зависят. Коригирайте правилата за съпоставяне, след което повторете теста, ако са направени съществени промени. Един успешен тест излиза далеч по-евтино, отколкото коригирането на стотици записи след пускането в експлоатация.
Конфигурирайте първата версия въз основа на реални потребителски пътеки
Най-добрият начин да тествате HRIS е да проследите един служител през всички етапи, които съставляват работния процес. Създайте нов служител, възложете задачи за въвеждане в работата, подайте заявка за отпуск, регистрирайте отсъствие, подайте разход, сменете ръководителя и завършете процеса по напускане. Всеки такъв цикъл разкрива пропуски, които могат да бъдат пропуснати при обикновен преглед на конфигурацията.
Осигурете, че процедурите за одобрение са ясни. Една или две ясни стъпки за одобрение обикновено са по-ефективни от сложна верига, предназначена за редки случаи. Определете кой замества мениджъра по време на отсъствие и какво се случва, когато одобряващият напусне компанията. Малки подробности като тези предотвратяват забавянето на заявките.
Правата за достъп изискват същата дисциплина. Служителите трябва да виждат и актуализират информацията, която е от значение за тях. Ръководителите трябва да виждат данните, необходими за подпомагане на техните екипи. Отделите по човешки ресурси, финансите и системните администратори се нуждаят от достъп, съобразен с техните отговорности. Тествайте правата за достъп, като използвате реални роли, вместо да приемате, че изгледът на администратора отразява опита на служителите.
Интеграциите също трябва да се извършват поетапно. Инструментите за изчисляване на заплати, управление на идентичността, счетоводство и подбор на персонал могат да осигурят реална полза, но всяка връзка създава зависимости. Ако дадена интеграция все още не е готова, първо стартирайте основния HR процес. Ръчните решения са приемливи за кратък и контролиран период. Неясните или ненадеждни източници на данни обаче не са.
Подходете към приемането на плана толкова внимателно, колкото и към конфигурирането
Служителите ще оценят новата HRIS система по първите ѝ действия, а не по набора ѝ от функции. Кратко обяснение за това какво се променя, защо е важно и какво трябва да направят, е по-ефективно от дълго съобщение, препълнено със системна терминология.
Обучавайте служителите според ролята им. Служителите трябва да знаят как да актуализират данните си, да подават заявки за отпуск и да намират документи. Мениджърите трябва да одобряват заявки, да преглеждат информация за екипа и да извършват ключови действия в срок. Отделът по човешки ресурси се нуждае от по-задълбочено обучение по отношение на отчетността, работните процеси, правата за достъп и справянето с изключения.
През първите две седмици след стартирането проследявайте въпросите, които се повтарят. Ако няколко мениджъри питат къде да одобрят отпуск, подобрете уведомлението или указанията, вместо да отговаряте многократно на един и същ запит. Ако служителите не попълват профилите си, обмислете дали задължителните полета са наистина необходими или дали процесът се нуждае от по-ясни указания.
Платформа като Cognitis.cloud може да помогне на малките и средните предприятия да обединят основните си HR процеси в една среда, вместо да разширяват фрагментиран набор от отделни инструменти. Технологията обаче носи полза само когато основните процеси са ясни и екипът знае как да ги използва.
Проверете дали внедряването функционира
Не оценявайте успеха само според това дали системата е пусната в експлоатация на планираната дата. Проверете дали тя е намалила оперативната натовареност, която е обосновала проекта. Сравнете времето, прекарано в актуализиране на записите, изчакване на одобрения и отговаряне на рутинни запитвания към отдел „Човешки ресурси“ преди и след пускането на системата. Следете степента на попълване на профилите, времето за одобрение от мениджърите и броя на заявките, обработени извън системата за управление на човешките ресурси (HRIS).
Освен това проверете качеството на данните след първия цикъл на изплащане на заплатите или отчитане. Проверете дали промените, свързани със служителите, се въвеждат на правилното място и дали мениджърите спазват предвидения процес. 30-дневният преглед е подходящ момент за коригиране на дребни проблеми, преди те да се превърнат в навици.
Първото пускане в експлоатация е основа, а не финална линия. Щом основните записи, отпуските и работните потоци функционират добре, можете да добавите по-задълбочени процеси, свързани с ефективността, обучението, разходите или набирането на персонал, като се основавате на данни от реалното използване.
Успешното внедряване спестява на отдел „Човешки ресурси“ излишни усилия, осигурява на мениджърите по-ясни отговорности, а на служителите – едно надеждно място, където да управляват професионалния си живот. Това е стандартът, към който трябва да се стреми проектът.
