Растящият HR екип рядко избира архитектурата на софтуера като първостепенен приоритет. Той избира инструменти за решаване на непосредствени проблеми: наемане на персонал, заявки за почивка, разходи, прегледи на работата. Но тъй като данните на служителите се разпространяват в различни системи, ползите от специалната облачна среда стават много по-практически от технически. Те влияят върху това кой може да има достъп до чувствителна информация, къде се съхранява тази информация и с каква увереност вашата организация може да реагира на клиент, служител или одитор.
За европейските МСП въпросът не е дали споделените облачни услуги по своята същност са опасни. Много от тях се управляват добре. Въпросът е дали моделът им ви осигурява контрола, яснотата и разделянето на данните, от които се нуждае вашата HR система при растежа ѝ.
Какво означава една изключително специализирана облачна среда в HR
Специалната облачна среда предоставя на един клиент своя собствена изолирана среда за приложения. В този single-tenant модел вашата организация не работи в една и съща инсталация на приложения като другите клиенти. Вашите HR данни, конфигурации и процеси се намират в среда, определена за вашия бизнес.
Това е различно от типичната multi-tenant SaaS система, при която много клиенти използват една и съща основна среда на приложението, докато логическите контроли разделят данните им. И двата подхода могат да бъдат валидни. Многопосочното ползване често подпомага по-ниски разходи и бързи актуализации на продуктите. Специализираната среда поставя по-голям акцент върху изолирането, контрола специфична за клиента и по-ясна граница около чувствителната информация.
За мениджъра по човешките ресурси тази разлика е от значение, тъй като данните за персонала са необичайно лични. Те могат да включват домашни адреси, заплати, банкови данни, записи за отсъствия, бележки за работа, документи за самоличност и, при някои обстоятелства, специални категории данни. Колкото по-централизирана стане системата ви за управление на човешките ресурси, толкова по-полезна е за разбирането как тези данни се разделят и управляват.
Основните предимства на специализираната облачна среда
По-ясна граница за данните на служителите
Най-осезаемият полза е изолацията. Специалното оформление създава по-лесно разбираема граница между данните на вашата организация и тези на други клиенти. Това не премахва необходимостта от контрол на достъпа, добра практика при използването на пароли и внимателно планиране на разрешенията. Въпреки това, това намалява сложността при обясняване на местоположението на данните и начина, по който те са разделени.
Тази яснота е ценна, когато от HR се задават трудни въпроси. Евентуалният служител може да попита как се защитават неговите лични данни. Работен съвет, служител по защита на данните или клиент може да поиска гаранции относно процедурите за обработка на личните данни. В специализирана среда отговорът е по-конкретен от общото описание на споделената инфраструктура.
Това също така подпомага по-добрата вътрешна увереност. Отделът по човешки ресурси може да централизира процесите по набиране на персонал, регистрирането на служители, времето и отсъствията, отпуските, разходите и оценките, без да се чувства, че всеки нов модул добавя още едно разпокъсано място за лични данни.
Повече контрол върху конфигурацията и промените
Растящите компании не всички управляват човешките ресурси по един и същ начин. Компания, която оперира в Белгия и Германия, може да има нужда от различни политики за отпуските, процедури за одобрение, изисквания за документи и структури за отчитане. Специализирана среда може да улесни управлението на тези специфични за организацията решения, без да се считат за изключения в обща среда.
Ползата не е неограничена гъвкавост при настройката. Прекалено много персонализиране може да направи системата по-трудна за поддържане и да създаде зависимост от специализирана поддръжка. По-добрата резултатност се постига чрез контролирана гъвкавост: работни процеси, които отразяват начина, по който работи вашият бизнес, като същевременно използват стандартизирани процеси, които спестяват време.
Това е от особена важност за малките HR екипи. Ако един или двама души отговарят за всеки процес, те се нуждаят от система, която намалява ръчното проверяване, вместо да се създава нов административен проект всеки път, когато се променят правилата.
По-силно основание за пребиваване на данните в ЕС
Резиденцията на данните не е просто въпрос на местоположението на сървърите. Тя включва също разбирането къде се съхраняват данните, кой може да има достъп до тях, кои доставчици ги обработват и как се управляват трансферите. Въпреки това, предоставянето на хостинг на HR данни и тяхното съхранение в рамките на ЕС дава на европейските МСП по-ясна отправна точка за управлението на данните си.
Една специално създадена среда с пълно спазване на данните в ЕС може да подпомогне организации, които трябва да демонстрират по-голяма грижа към информацията за своите служители. Това може да е особено важно за фирми, които работят с регулирани клиенти, извършват дейност в държавите от Бенелюкс DACH или обработват подробни данни за персонала в няколко европейски държави.
Тук си струва да сме точни: самото хостване от страна на ЕС не прави организацията GDPR съвместима. Съответствието зависи от по-широката картина, включително от правната ви основа за обработката, политиките за съхранение, управлението на достъпа, уведомленията към служителите и договорите с обработващите лични данни. Добре разработена платформа трябва да улесни управлението на тези отговорности, а не да претендира, че ще ги отнеме.
По-добра поддръжка на разговорите за достъп и одит
С нарастването на бизнеса неформалният достъп често става риск. Финансовият мениджър се нуждае от информация за разходите. Линейните мениджъри се нуждаят от информация за отсъствията. Управляващите кандидати се нуждаят от данни за кандидатите. Лидерите се нуждаят от отчет за броя на служителите. Без ясно определени роли най-лесният подход често е да се предостави повече достъп, отколкото е необходимо.
Специализирана система за управление на човешките ресурси подпомага по-дисциплиниран подход към разрешенията и контрола върху достъпа. Тя дава на екипа ви определено място за управление на достъпа според ролите, поддържа съгласуваност на HR процесите и позволява да се контролира кой може да вижда какво. Това улеснява спазването на принципа на минималните привилегии: хората трябва да имат достъп само до информацията, от която се нуждаят, за да изпълняват работата си.
Практическата полза е по-голяма скорост в момент на чувствителност. Когато служител попита за своите данни, когато трябва да се извърши преглед на достъпа или когато мениджър промени ролята си, не трябва да е необходимо да разглеждате пет отделни инструмента, за да разберете кои данни са изложени.
По-голяма свобода да използвате изкуствения интелект според вашите условия
Изкуственият интелект може да намали рутинната HR работа – от изготвянето на описания на длъжностите и съдържанието на политиките до отговарянето на рутинни въпроси и ускоряването на работните процеси. Въпреки това ръководителите в HR имат основателни въпроси относно това, къде отиват указанията и информацията за служителите, когато се използва изкуствен интелект.
Специализирана среда създава по-силен фундамент за определяне на разумни правила относно използването на изкуствен интелект. Можете да определите кои данни никога не трябва да се включват в заявките, да установите одобрение за автоматизирани действия и да изберете доставчик, който отговаря на вашите изисквания за поверителност и сигурност. При необходимост организацията може да предпочете определен доставчик или модел, базиран на собствено решение, вместо универсален подход.
Полезният принцип е прост: изкуственият интелект трябва да работи в съответствие с правилата за обработка на данните, а не да изисква от HR отбора ви да ги промени. Тя Cognitis.cloud следва този подход чрез single-tenant PaaS модел с резиденция на данните в ЕС, като същевременно позволява на организациите да използват OpenAI по подразбиране или да избират друг доставчик или модел за самообслужване, когато е необходимо.
Когато специална среда си струва инвестицията
Специализирана среда не е автоматично правилен избор за всяка компания. Ако вашите нужди са прости, работната ви сила е малка и основният ви фокус е върху ниски разходи за внедряване, стандартният модел на multi-tenant услуга може да бъде напълно подходящ. Ключът е да сравните оперативната структура с чувствителността на вашите данни и посоката на развитие на бизнеса ви.
Специализираната инфраструктура има повече смисъл, когато HR консолидира няколко инструмента, управлява служители в повече от една държава или е изправен пред по-строг контрол от страна на клиенти и партньори. Тя също така може да бъде подходяща, когато ръководството желае по-ясна позиция относно местоположението на данните в ЕС, управлението на изкуствения интелект и собствеността върху HR процесите.
Има компромиси. Специализираните среди могат да струват повече за управление от широко споделените услуги. Те също така може да изискват по-професионален подход към актуализациите, интеграциите и конфигурирането. Попитайте как се управляват надстройките, каква поддръжка се включва и дали доставчикът може да се разшири с вас от 10 служители до 500 без да налага промяна на платформата в средата на растежа ви.
Въпроси, които да зададете, преди да изберете платформа за управление на човешките ресурси
Не се доверявайте на твърденията на доставчика, че данните са криптирани или готови за GDPR. Тези фрази не обясняват операционния модел. Попитайте дали вашата организация получава истински изолирана среда или споделя инстанция на приложение с други клиенти. Попитайте къде се намират продукционните данни, резервните копия и достъпът до поддръжката. Попитайте как функционират разрешенията, логванията, запазването и извличането на данни на практика.
Трябва също да попитате за цялата HR система. Може да има случаи, когато платформата съхранява основните данни за служителите на едно място, но насочва набирането на персонал, износа на заплати, обучението или заявките за изкуствен интелект към други услуги. Това не е непременно проблем, но трябва да бъде видимо. Целта не е да се създаде перфектна техническа схема. Целта е да се вземе информирано решение за това, къде се пренасят данните на служителите и кой е отговорен за това.
Накрая, обмислете оперативната съвместимост. Сигурна платформа, която е твърде сложна за вашия екип, ще насърчи използването на решения от типа „workarounds“. Най-силната настройка съчетава разумни контроли с система, която мениджърите и служителите ще използват реално.
Следващата полезна стъпка е да сравните текущите си HR инструменти с данните за служителите, които те съхраняват. Това изследване често разкрива дали най-големият ви проблем е в облачната архитектура, фрагментираните процеси или и двете – и ви дава много по-ясна представа за следващото ви решение в областта на HRIS.
