Мениджърът трябва да може да одобрява заявки за отпуск, без да разглежда трудовата история на служителя. Финансов колега може да се нуждае от данни за разходите, но не и от отчети за резултатите. Това е практическата причина за това. Конфигуриране на достъп до HR базиран на роля правилно: хората получават информацията и действията, необходими за работата си, докато чувствителните данни остават ограничени.
При развиващите се компании контролът на достъпа често започва неформално. Схемата се споделя с HR, персонала и ръководителите на отдел, защото всеки има нужда от “едно нещо”. С течение на времето това води до твърде много копия на данни за служителите, неясна собственост и труден въпрос, когато някой напусне или смени ролята си: кой все още може да вижда какво?
Достъпът според ролите дава на HR екипите по-чист начин за управление на това. Вместо да задават разрешения за всеки отделен служител, те определят роли, присвояват правилното достъпно ниво на всяка роля и преглеждат тези правила, докато организацията се развива. Принципът е прост. Доброто прилагане изисква малко планиране.
Започнете с решенията, а не с системните настройки
Преди да отворите настройките за разрешения в HRIS, определете кои решения трябва да вземат различните групи. Достъпът трябва да подкрепя отговорността, а не просто да задоволява любопитството или да спестява време на хората, които искат информация от HR.
Например, ръководител на екип може да има нужда да разглежда остатъчния отпуск на своите подчинени, да одобрява работно време и да отчита обратна връзка за пробационен период. Не е задължително да има достъп до домашните адреси, банковите данни, дисциплинарните случаи или информацията за обезщетения. Рекрут може да има нужда от записи на кандидатите и обратна връзка от интервютата, но не и от личните досиета на съществуващи служители.
Това упражнение помага да се разделят данните на три полезни категории: информация, която служителите могат да управляват сами, информация, от която мениджърите на екипи се нуждаят, и информация, която трябва да остане в HR, в отдела по плащанията, в финансите или в ръководството. Също така се откриват възможности за справяне с изключенията навреме, като например мениджър по държави, който се нуждае от отчетност за една юридическа единица, но няма достъп до друга.
Целта не е да се прави всеки процес ограничителна. Целта е достъпът да бъде целенасочен. Когато служителите и мениджърите могат сами да изпълняват рутинни задачи, HR получава по-малко отправени по погрешка заявки. Когато поверителната информация е ограничена само до подходящите хора, рискът от нарушаване на поверителността също е по-нисък.
Първо определете малък набор от роли
Повечето МСП не се нуждаят от десетки профили за достъп. Започнете с управляем набор, който отразява как всъщност е организирана работата. В много организации първата версия включва потребители с права на „Работник“, „Личен ръководител“, „Администратор на HR“, „Изпълнител на разплащателна сметка“ или „Финансов администратор“, „Рекрутер“ и „Висш ръководител“.
Ролята на служител обикновено позволява на хората да актуализират одобрени лични данни, да подават заявления за отпуск и разходи, да завършват зададените обучения и да преглеждат своите собствени документи. Ролята на ръководител добавя достъп до подчинените и възможности като одобрения, наблюдение на отсъствията и преглед на входящите данни.
Администраторите по човешките ресурси обикновено се нуждаят от по-широк достъп, но дори тази роля може да има ограничения. Някой, който се грижи за въвеждането на служители и за документацията на служителите, може да не е подходящият човек да одобрява промени в заплащането или да изнася данните от разплащателната система. Разграничаването на тези задължения създава полезна проверка, особено когато броят на служителите и обема на транзакциите нарастват.
Избягвайте създаването на нова роля за всеки отделен потребител. Това затруднява администрирането и отслабва стабилността, която ролевият достъп има за цел да осигурява. Ако някой има нужда от истинска изключение, документира защо, решава кой го притежава и определя дата за преглед на изключението.
Използвайте обхвата на работата и отчетните вериги заедно
Самото заглавие на длъжността рядко определя достъпа. Двама души, наречени “мениджъри”, могат да имат много различни отговорности. Повечето от взаимоотношенията с подчинените често са също толкова важни, тъй като установяват кои данни може да вижда или одобрява мениджърът.
Вашият HRIS трябва следователно да отразява точните организационни структури: ръководители, отдели, локации и, където е уместно, юридически лица. Ако тези основи не са надеждни, правилата за достъп също ще бъдат ненадеждни. Мениджър, който е неправилно назначен в екип, може да види данни, които не би трябвало да вижда, или да не може да одобри спешен заявка.
Прецедете организационните данни като контролиран процес. Определете кой актуализира отчетовите вериги, кога влизат в сила промените и как се управляват временните мерки като действащи мениджъри. Това е по-малко завладяващо от настройката на разрешенията, но именно това прави разрешенията надеждни.
Конфигурирайте достъп до HR системи въз основа на ролите според чувствителността на данните
Не всяка информация в документацията на служител представлява същата опасност. Работен телефонен номер и спешен номер контакт Не трябва автоматично да се третират всички по един и същ начин. Когато конфигурирате достъп до HR въз основа на роли, имайте предвид както действието, което може да извърши някой, така и чувствителността на съответните данни.
Полезен подход е да групирате достъпа според общи HR процеси:
- Данни за профила на служителя: лични данни за контакт, данни за работа, документи и контакти за спешни случаи
- Данни за плащане и финансиране: плащания, банкови данни, разходи, изходящи отчисления към бюджета и промени в компенсациите
- Данни за управление на хора: Отпуск, времето и присъствието, цели, бележки за преглед и запис на резултатите от обучението
- Данни за ограничени случаи: лекарски сведения, жалби, дисциплинарни въпроси, доказателства за правото на работа и протоколи от разследванията
Най-чувствителната категория трябва да има най-ограничен кръг от потребители. В много случаи достъпът трябва да бъде ограничен само до определени специалисти от HR или упълномощени ръководители, а не до широка група от служители в HR. Това е особено важно при специални категории данни съгласно британския и европейския GDPR. Вашата правна база, правила за съхранение и настройки за достъп трябва да работят заедно.
Това също помага за разграничаването на възможностите за преглед, редактиране, одобрение и износ. Някой може разумно да преглежда календара на отпуските на екипа, но не би трябвало да може да редактира баланса на друг служител. Потребител по финанси може да одобрява разходи, но не и да изтегля неограничен износ на данни за служители. Правомощията за износ заслужават специално внимание, тъй като едно и също съдържание може да съдържа много повече данни, отколкото един единствен екран.
Разработването на одобренията трябва да се основава на отговорност
Разрешенията и работните процеси са тясно свързани. Ако достъпът дава на мениджър възможността да одобрява заявка, работният процес трябва да гарантира, че тя достига до правилния мениджър в точното време.
Установете ясни пътеки за одобрение за отпуски, разходи, работно време, промени в заплащането и чувствителни промени в персонала. Когато заявка за промяна засяга повече от една функция, използвайте поетажни одобрения. Например, мениджър може да потвърди бизнес нуждите от промяна на заплащането, а HR да валидира политиката, а финансистите да потвърдят готовността на бюджета или заплащането.
Има компромис. Прекалено много стъпки за одобрение забавят хората и насърчават използването на решения. Прекалено малко от тях не оставят никакво смислено контрол върху разходите, заплащането или личните данни. Съчетайте процеса с последиците от решението. Редовно искане за отпуск може да изисква одобрение от един мениджър. Промяна в банковата информация може да изисква по-силно удостоверяване и следа от проверки.
Не забравяйте да конфигурирате и система за отсъствие. Мениджърите си вземат отпуск, преместват екипи и понякога набързо напускат работата. Работен процес, който зависи от един недостъпен служител, създава забавяния за служителите и допълнителни усилия от страна на HR.
Тествайте реални сценарии преди да стартирате услугата
На хартия настройките за разрешение може да изглеждат разумни, но при ежедневна употреба те се провалят. Тествайте ги с реалистични сценарии и счетове, които да представят различните роли. Не тествайте само дали потребителят може да получи достъп до нещо. Тествайте дали той може да завърши целия процес без да вижда ненужна информация.
Попитайте практически въпроси. Може ли мениджър да одобри отпуск на подчинен служител, но да не може да види оценката на работата на колега? Може ли служител да актуализира адреса си, без да променя банковите си данни? Може ли достъпът до заплатите да получи необходимата информация, без да може да редактира основните условия на трудовия договор? Може ли рекрут да преведе кандидата през процеса на наемане на работа, без да отваря конфиденциални лични данни на служителя?
Включете и изключителни ситуации: отчитане на матрични данни, преместване на служители между отделни звена, временни мениджъри, трансгранични екипи и служители в дългосрочен отпуск. Това са ситуациите, в които слабо разработените разрешения стават видими.
Съхранявайте кратък отчет за всяка роля, данните, до които тя има достъп, действията, които може да извърши, и лицето, отговорно за одобрението на промените. Това подпомага вътрешното управление и прави одитите, прехвърлянето на отговорностите на мениджърите и промените в конфигурацията на платформата далеч по-малко зависими от паметта на един човек.
Преглед на достъпа при промени в хора и структури
Контролът на достъпа не е еднократна задача за изпълнение. Моментите, в които се случват тези неща са най-важните. Новите служители се нуждаят от незабавно предоставяне на достъп, а служителите, които сменят ролята си, може да се нуждаят както от отстраняване на достъп, така и от добавяне на достъп, а отпадащите трябва да загубят достъп в съответствие с определен график.
Четверовъзгледното оценяване е разумен отправен пункт за много развиващи се организации, като по-честите проверки на привилегировани роли като управление на човешките ресурси, разплащане и финанси са желателни. Проверете дали всяка роля все още отразява реалните отговорности, дали неактивните акаунти остават и дали всички временни изключения вече могат да бъдат премахнати.
Тук единствената HR платформа има очевидна оперативна предимство. Когато записи на служители, организационна структура, отпуски, резултати и разходи се намират в различни инструменти, промените в достъпа трябва да бъдат повторени и съгласувани. С един източник на истината промените в ролите могат да се подават по-надеждно към процесите около тях. Тя Cognitis.cloud е проектирана около тази практическа необходимост: една платформа, един вход и ясна контрола върху това кой вижда каква HR информация.
Добрият дизайн на достъпа не трябва да прави работата по-трудна. Трябва да улеснява служителите и мениджърите да предприемат правилните действия, като същевременно дава увереност на HR, че личните данни остават частни. Започнете с днешните ви роли, тествайте ги срещу реална работа и ги усъвършенствайте, докато организацията ви расте.
