В един момент някой ще ви помоли да обосновете защо въвеждате досиетата на служителите в нова система. Може да е работнически съвет, одитор, въпросник за сигурност на клиент или служител, който просто иска да знае. Този урок ви дава отговорите и е също толкова ясен за двете места, където честният отговор е отговор с уговорки.

Къде са данните и кой друг е в тях

Вашите HR данни и данните за служителите ви се съхраняват и обработват в ЕС, в Ирландия. Получавате отделна single-tenant среда: собствени бази данни и хранилище, а не споделена база данни, с ключове за криптиране, създадени единствено за вашата собствена среда. За едно МСП, на което задават въпроса дали данните на служителите му са смесени с тези на други компании, това е ясен и полезен отговор.

Данните са криптирани при пренос с TLS 1.2 или по-добър и в състояние на покой с AES-256. По подразбиране C2 управлява ключовете за криптиране от ваше име, с годишна ротация, и това не изисква нищо от вас. Ако предпочитате сами да държите ключовия материал, tenant custody се предоставя при заявка при всеки план, като опционално допълнение с цена при заявка: вие генерирате материала на собствения си компютър в браузърна церемония, която отнема около петнадесет минути, и C2 никога не го вижда. Разберете компромиса, преди да го изберете: да държите собствените си ключове означава, че ако загубите и ключовия си материал, и ключа си за експорт, нищо не може да възстанови данните ви и C2 не може да създаде отново нито едното, нито другото. Това е цената на контрола, а контролът е по-тесен, отколкото звучи отначало: той означава, че данните ви в състояние на покой не могат да бъдат прочетени без вашия ключов материал. Той не означава, че C2 изобщо не може да вижда данните ви, защото работещата услуга продължава да ги обработва. Абзацът по-долу за обхвата на закона е другата половина от това.

Споразумението и подизпълнителите

Споразумението за обработване на данни е споразумение по член 28 от GDPR съгласно нидерландското право и се приема автоматично, когато подпишете абонамента си — не е необходимо да подписвате отделно, освен ако вътрешната ви политика не изисква подписан от двете страни екземпляр. Историята на версиите му е публикувана.

Четири подизпълнители са изброени публично: Amazon Web Services за изчисления, съхранение и бази данни, както и отделно за транзакционна електронна поща и за наблюдение, всички в Ирландия; и Mistral AI във Франция като доставчик на езиковия модел по подразбиране за AI асистента. Получавате поне 30 дни предизвестие, преди този списък да се промени, и 10 календарни дни да възразите срещу нов подизпълнител. Ако въпросник за сигурност пита кой друг има досег до вашите данни, този регистър е мястото, от което започвате. Две неща да добавите, когато отговаряте на него: промените, които тези доставчици правят по своите собствени подизпълнители, се предават на вас веднага след като C2 бъде уведомен за тях, а Frappe HelpDesk, който движи бюрото за поддръжка, е част от продукта и се хоства от C2, вместо да бъде отделен подизпълнител.

Съхранение, искания и нарушения

Сроковете за съхранение се задават по категория данни. Данните за кандидати, от бюрото за поддръжка, от CRM и от вътрешната поддръжка се изтриват или анонимизират автоматично, когато срокът им изтече; другите категории се отчитат за преглед, а не се изтриват по таймер, така че някой все още трябва да вземе решението. Точно затова задавате срокове по категория в урок 2.

Исканията на субектите на данни — служител, който иска своите данни, или иска те да бъдат коригирани или изтрити — са ваши за отговор, а не на C2. Вие сте администраторът на данните на вашите служители; C2 ги обработва от ваше име. Затова искането отива при вашето собствено посочено лице за контакт, а лицето за контакт по защита на данните на C2 е онзи, към когото се обръщате, ако ви е нужна помощ да го изпълните. Тези искания имат законови срокове, затова ги насочвайте незабавно, вместо първо да проучвате, и се уверете, че хората ви знаят на кого да ги изпращат.

При нарушенията задължението важи в двете посоки. C2 ви уведомява без необосновано забавяне и във всеки случай в рамките на 24 часа, след като узнае за нарушение на сигурността на личните данни, засягащо вашите данни, което съществува, за да можете да спазите своя собствен 72-часов срок пред регулатора си. Вашата страна на това е да знаете още сега кой прави този доклад и кой решава, че е необходим.

Наличност и възстановяване

99,5% месечна наличност, измервана непрекъснато, без обявената поддръжка. Ежедневни архиви с 30-дневен срок на съхранение, възстановяванията се репетират на всяко тримесечие при целево време за възстановяване от най-много един час и точка на възстановяване от най-много 24 часа.

Две неща, които да изложите точно, а не оптимистично

Тези въпроси ще възникнат и да ги представите погрешно във въпросник е по-лошо, отколкото да не знаете отговора.

C2 не е сертифициран по ISO 27001. Сертифицирането се подготвя с външен партньор и е планирано за второто тримесечие на 2027 г. Хостингът е в центрове за данни с ISO 27001, което е твърдение за центровете за данни, а не за C2. Вътрешните одити на сигурността спрямо OWASP ASVS ниво 2 са завършени, а независим тест за проникване е планиран, но още не е извършен. Казвайте точно това, вместо да намеквате, че съществува сертификат.

Хостингът в ЕС не е същото като да сте извън обхвата на закона. C2 работи върху AWS, доставчик със седалище в САЩ, в региони в ЕС. C2 може да дешифрира данните ви по време на нормална работа, защото управлява платформата от ваше име. Tenant custody означава, че можете да прекратите това по всяко време; то не означава, че достъп никога не е съществувал. Ако постъпи законово искане за вашите данни, вие ще бъдете уведомени, доколкото законът позволява.

Ако трябва да отговорите на въпросник както трябва, работете от Trust Center, а не по памет. Той е публичен, така че можете да насочите проверяващия директно там.