Приемането на нова работа е началото на крайния срок, а не краят на процеса. Договорите трябва да бъдат подписани, оборудването трябва да бъде поръчано, мениджърите се нуждаят от указания и заплащане на заплати, а ИТ и човешките ресурси се нуждаят от същата дата на присъединяване. Когато тези задачи се разпределят между различни имейл съобщения, електронни таблици и отделни системи, подробностите се пропускат точно когато новия колега прави първия си впечатляване.
Това Най-добрите платформи за въвеждане на служителите в работата Пренесете тези движещи се части в видим и повтаряем процес. Въпреки това, за една разрастваща се европейска МСП, най-добрият избор рядко е платформата с най-голям списък от функции. Това е тази, която дава на малкия HR екип контрол, без да създава допълнителна система за поддръжка.
Какво всъщност трябва да може да направи добра платформа за въвеждане в работата
Софтуерът за въвеждане в работата често се оценява по начина, по който се възприема опитът на служителите: поздравителни съобщения, контролни списъци и изчистен портал. Тези аспекти са важни, но оперативният тест е по-взискателен. Може ли HR да създаде единен регистър на служителите, да активира правилни задачи за всяка роля и място на работа, да събира документите сигурно и да предоставя точни данни на екипите, които ги търсят?
Полезната платформа трябва да обхваща както предварителното обучение, така и първия работен ден. Това включва изпращането на документи за попълване, събирането на лични и трудови данни, присвояването на одобрения от политиката и предоставянето на ясно разбиране от страна на мениджърите за собствените си действия. След началната дата тя трябва да поддържа планове за въвеждане в работата, проверки на пробация и задължително обучение, без HR да трябва да следи ръчно за всеки отделен процес.
За компаниите, които работят в различни държави, конфигурацията е по-важна от атрактивните шаблони. Продавач в Белгия и инженер в Германия може да се нуждаят от различни пакети от договори, политики за отпуските, работни процеси за оборудването и местни стъпки за спазване на изискванията. Платформата трябва да отчита тези разлики, като същевременно поддържа последователен основен процес.
Последното въпрос е къде да отидат данните от въвеждане в системата. Ако подробностите за служителите трябва да бъдат въвеждани отново в системите за проследяване на времето, прегледите на работата и инструментите за обучение, процесът остава фрагментиран. HRIS с вградено въвеждане на нови служители може да премахне тази дублираност, стига по-широките му модули да са подходящи за нуждите ви, а не функции, които никога няма да използвате.
Най-добрите платформи за въвеждане на служителите в работата, които да обмислите
Не съществува универсално класиране, тъй като организациите се различават по географски местоположение, съществуващи системи и степента на развитие на човешките ресурси. Тези платформи са силни кандидати по различни причини.
Когнитос.клоуд (C2)
Cognitis.cloud е разработен за европейски организации с около 10 до 500 служители, които желаят интегрирането на процесите за наемане на персонал с останалите HR дейности. Функциите за набиране на персонал, регистриране на служители, времето и отсъствията, отпуските, разходите, ефективността, спазването на законовите изисквания и обучението се намират в една платформа, което позволява информацията, събрана по време на наемането на служители, да подпомага жизнения цикъл на служителите, вместо да остава в отделен инструмент за наемане на персонал.
Неговата функционалност е най-силна там, където консолидацията и контрола на данните са приоритет. C2 функционира като PaaS с единствен наемател на ресурси, с бази данни в ЕС, което означава, че всеки клиент има специална и изолирана среда. Това е важна предпоставка за ръководителите по човешки ресурси, които обработват чувствителни данни за служители, особено когато хостинг моделът на глобален софтуерен доставчик поражда въпроси вътрешно. Вградената AI може да подпомогне създаването на съдържание, отговорите по човешки ресурси и автоматизацията на работните процеси, като като по подразбиране се използва OpenAI, а други доставчици или самостоятелно хоствани модели са налични при заявка.
Компромисът е ясен: екипите, които търсят продукт за лесно внедряване с голям пазар от специализирани добавки, може да предпочетат по-стабилна цялостна платформа. C2 е най-изгодна, когато замяната на разединени HR инструменти е част от заданието.
Personio
Personio е предпочитан избор за много европейски МСП, които търсят широка платформа за управление на човешките ресурси. Функциите за въвеждане в работата допълват основните HR, процеси за набиране на персонал, управление на отсъствията и други процеси, като помагат на екипите да създават списъци с задачи, събират информация и координират работата на мениджърите преди началната дата.
Това може да е подходящо за бизнеси, които искат изграден и универсален HRIS и имат възможност да конфигурират процесите внимателно. Купувачите трябва да оценят специфичните за държавата изисквания, поддръжката при внедряването и модулите, от които наистина се нуждаят. Широка гама от функции може да бъде ценна, но също така може да доведе до допълнителни разходи и административни разходи, ако се използва само част от тях.
HiBob
HiBob често се счита от компании от световен мащаб, които поставят голям акцент върху опита на служителите и личните данни, за един от най-добрите инструменти за управление на служителите. Неговият процес на въвеждане в работата, автоматизацията и конфигурируемите профили на служителите могат да бъдат полезни за компании с модерна система за управление на човешките ресурси и необходимост от ангажиране на служители от различни локации.
За по-малкия отдел HR ключовият въпрос е дали тази гъвкавост се отразява на по-лесното ежедневно администриране. Оценете усилията, необходими за поддържане на работните процеси, разрешенията и интеграциите във времето. Също така е важно да се провери как платформата поддържа специфичните изисквания за съответствие и местоположение на данните на вашата организация.
BambooHR
BambooHR е широко известен като достъпна платформа за управление на човешките ресурси за по-малки организации. Той предлага функции за въвеждане в работата в рамките на по-широк основен HR продукт и може да бъде привлекателен за екипи, които търсят сравнително лесен начин за премахване на ръчните файлове и контролните списъци, управлявани чрез имейл.
Подходящият вариант зависи от вашия европейски бизнес модел. Компания с единствен офис и прости изисквания може да оцени неговата функционалност. Фирма, управляваща множество европейски подразделения, местни политики или по-подробна система за отчитане на времето и присъствието, трябва да провери дали наличната конфигурация и местната поддръжка са достатъчни, преди да се ангажира с нея.
Дел
Deel е особено важен при въвеждане на служители в организация, когато наемането е тясно свързано с международни наеми, договори с подизпълнители или договорености за наемане на служители от работодател. Той може да помогне на организациите да координират наемането на служители в чужбина, където администрирането на трудовите правоотношения е част от непосредствения проблем.
Този фокус го прави полезен за конкретен сценарий, а не за стандартно решение за управление на човешките ресурси. Ако главно използвате служители чрез своите европейски подразделения и се нуждаете от интегрирана система за управление на отсъствията, ефективността и обучението, както и от локални HR операции, сравнете по-широката функционалност на системата с платформа, създадена специално за този конкретен сценарий.
Workday and SAP SuccessFactors
Големите корпоративни решения заслужават внимание, защото задават стандарти за гъстота на работните процеси, сигурност и глобално управление. За сложни мултинационални групи с обширни вътрешни HR дейности те могат да бъдат подходящи избор.
При компании с 50 или 200 служители те често представляват повече от достатъчно количество платформа за организацията. Управлението, специализираната поддръжка и конфигурирането могат да надвият ползите от тяхната широка функционалност. Младите компании, които тепърва започват да се разрастват, не трябва да бъркат сложността на корпоративните решения с оперативната зрелост.
Как да сравнявате платформи, без да се разсейвате от демонстрациите
Полирана демонстрация обикновено показва начина, по който един нов служител следва перфектна пътека. Вашата оценка трябва да изследва изключенията. Помолете всеки доставчик да демонстрира повторно назначаване, промяна в договора в последния момент, мениджър, който пропуска задача, и нов служител от друга държава. Тези моменти показват дали работните процеси са практически.
Започнете с документацията за служителите. Разберете кои данни се събират още от първия ден, кой може да ги вижда и дали те стават авторитетният документ в HR процесите. След това проверете автоматизацията: може ли ролята, отделът, местоположението и типът на трудовото правоотношение да задействат различни задачи, документи и одобрения? Могат ли напомнянията да се разпространяват без ръчното проверка на таблица в HR системата?
След това разгледайте управлението на данните. Вие се нуждаете от разрешения според ролите, ясна следа за проследяване и реалистичен подход към съхранението и достъпа до документи. За европейските МСП попитайте директно къде се намират данните, дали доставчикът предлага пребиваване на данните в ЕС и как договорният му подход подпомага изпълнението на задълженията ви съгласно Регламента за защита на данните. Самото качество “съвместимост с Регламента за защита на данните” не е достатъчно подробна информация за смислена оценка.
Накрая, обърнете внимание на осиновяването. Мениджърите няма да влизат всеки ден в платформата само за да попълнят контролен списък. Добрите системи правят отговорностите ясни, подреждат задачите по-кратко и предоставят напомняния в подходящия момент. Новите служители трябва да знаят какво се очаква от тях, без да получават объркваща поредица от автоматизирани съобщения.
Изградете процеса, преди да закупите софтуера
Софтуерът не може да ремонтира неопределен процес на въвеждане в работата. Преди да изберете платформа, очертайте пътя от приемането на кандидатурата до края на пробата. Определете кои стъпки трябва да бъдат предприети от отдел „Човешки ресурси“, „Финанси“, „ИТ“, „Мениджмънт на персонала“ и от ръководителя на отдел. Решете кои задачи са задължителни, кои са специфични за даден служител и кои могат да бъдат отложени до момента, в който служителят се установи в новата си работа.
Поддържайте първата версия дисциплинирана. Нов служител не се нуждае от всички правила, първоначалното събрание и обучителния курс още в първия ден. На първо място поставете законовите документи, достъпа, информацията за заплатите, добре дошлия от мениджъра и достатъчно контекст за извършване на полезна работа. Добавете разработени и културни материали през първите седмици.
Измерете процеса след стартирането. Полезни показатели включват процентите на завършване преди първия ден, времето, отделено от персонала за набиране на нови служители, случаите на липсващи документи, изпълнението на задачи от мениджърите и обратната връзка от новите служители след 30 дни. Тези мерки показват дали платформата намалява административните процеси или просто ги цифровизира.
Правилният избор трябва да накара новия стартъър да се чувства добре дошъл, като същевременно дава увереност на HR, че нищо не е оставено на случайността. Изберете платформата, която отговаря на вашите реални процеси, вашите задължения по обработка на данни и HR stack, който искате да внедрите до две години от сега.
