Новопостъпилият служител не трябва да прекарва първата си сутрин в търсене на IT входни данни, подписване на формуляри, които вече е върнал, или чудене къде е неговият мениджър. И все пак това са познати симптоми, когато адаптацията разчита на пощенски кутии, електронни таблици и отделни системи. Ученето как да се опрости адаптацията не означава опитът да бъде направен безличен. Става въпрос за премахване на излишната административна работа, така че HR специалистите и мениджърите да имат повече време за разговорите, които помагат на хората да се адаптират, да допринасят и да останат.
За растящите организации предизвикателството рядко е липсата на добра воля. То се състои в това, че въвеждането в длъжност обхваща подбора, човешките ресурси, трудовите възнаграждения, IT отдела, административно-стопанските дейности, прекия мениджмънт и съответствието с нормативните изисквания. Когато всеки екип работи с различен източник на информация, малките пропуски стават видими за новоприсъединяващия се служител.
Започнете с моментите, които създават напрежение
Преди да изберете технология или да препроектирате формулярите, нанесете на карта пътя, който новият служител наистина изминава. Започнете от приемането на договора, а не от първия му ден, и проследете процеса до края на изпитателния срок. Попитайте наскоро присъединили се служители какво е пристигнало твърде късно, за какво е трябвало да питват и къде са получили противоречива информация.
Това упражнение често разкрива, че най-големите забавяния са между отделите. Човешките ресурси може да имат подписания договор, докато ИТ отделът все още не е получил датата на започване на служителя или изискванията за оборудване. Мениджърът може да знае, че ролята се променя, докато длъжностната характеристика и планът за първата седмица остават непроменени. Отделът по възнагражденията може да се нуждае от информация, която вече е била събрана, но не може да бъде използвана повторно по сигурен начин.
Фокусирайте се върху предаванията на отговорност, а не само върху отделните задачи. Добре написаният имейл за добре дошъл не може да компенсира липсващ лаптоп или неподписано потвърждение на политика. Целта е да се идентифицират малкото точки, в които пропуснато действие влияе върху останалата част от изживяването.
Задайте по един отговорник за всеки резултат
Въвеждането на новите служители е междуфункционален процес, но споделената отговорност лесно може да се превърне в липса на каквато и да е отговорност. Всеки важен резултат се нуждае от конкретно посочен отговорник: ЧР за трудовите досиета и задължителната документация, ИТ отделът за достъпа и оборудването, мениджърът за готовността за ролята и отдел „Заплати“ за настройката на възнагражденията. Това не означава, че един човек трябва да изпълни всяка задача. Това означава, че всеки знае кой носи отговорност, ако тя не бъде изпълнена.
Дефинирайте и задействащия механизъм (тригер) за всяко действие. Например, подписаният договор може да задейства създаването на служителски профил, заявка за документи за право на работа, осигуряване на оборудване и напомняне към мениджъра да подготви 30-дневен план. Потвърдената дата на започване може да задейства крайните срокове за заплатите и графика за първия ден.
Ясната собственост прави изключенията лесни за управление. Международните наемания, служителите, които сменят държавата си, назначените на непълно работно време и ролите, изискващи специализиран достъп, няма винаги да се вписват в стандартния път. Процесът трябва да сигнализира тези случаи рано, вместо да разчита на това някой да се сеeti за допълнителна стъпка.
Създайте един източник на истината, преди да започнете автоматизацията
Автоматизацията само помага когато базовите данни са надеждни. Ако специалистите по подбор на персонал, отделът „Човешки ресурси“ и мениджърите поддържат различни версии на данните за даден кандидат, автоматизираните работни потоци могат да разпространяват грешки по-бързо.
Създайте единен запис за служител, който пренася съгласуваната информация от подбора в процеса по въвеждане в длъжност. Решете кои полета са задължителни, преди да може да стартира работен процес, кой може да ги редактира и кога промените изискват одобрение. Имената, длъжностите, юридическите лица, работните локации, мениджърите, датите на започване и видовете договори може да изглеждат елементарни, но всяко от тях може да окаже влияние върху достъпа, правилата за отпуск, ведомостта за заплати и отчетността.
За европейските малки и средни предприятия това е и въпрос на управление. Данните на служителите не трябва да бъдат копирани в лични таблици или изпращани многократно по имейл, тъй като приемащият екип няма достъп до правилната система. А централна HR платформа с разрешения, базирани на ролите, намалява ненужното обработване на данни, като същевременно предоставя на всеки сътрудник необходимата му информация.
Cognitis.cloud е създадена около тази практическа нужда: набирането на персонал, въвеждането в длъжност и основните човешки ресурси могат да бъдат в една среда, вместо да се въвеждат отново в несвързани инструменти. Ползата не е по-дългият списък с функции. Тя се състои в по-малко възможности за разминаване на трудовото досие преди първия работен ден.
Стандартизирайте ядрото, след което разрешете роли-базирани пътища
Единният списък за въвеждане в длъжност е полезен, но той не трябва да бъде еднакъв за всеки служител. По-добрият подход е стандартно ядро със специфични пътеки за отдели, местоположения, нива на опит и видове заетост.
Ядрото трябва да обхваща най-необходимото: подписана документация, лични данни, потвърждения на политики, информация за заплатите, задължително обучение, оборудване и график за първия ден. Оттам нататък добавете само стъпките, които се променят съществено в зависимост от ролята. Новоназначен служител в продажбите може да се нуждае от достъп до CRM и продуктово обучение. Новоназначен във финансите може да се нуждае от права за одобряване и обучение по сигурност. Един мениджър може да се нуждае от насоки за провеждане на първата си индивидуална среща.
Избягвайте да превръщате всяка историческа заявка в постоянен елемент от контролен списък. Ако дадена задача се случва веднъж годишно, може да е по-добре да се управлява като изключение. Претоварените контролни списъци създават умора от известия и улесняват пропускането на наистина важни действия.
Автоматизирайте напомнянията, а не взаимоотношенията
Най-полезният автоматизация на въвеждането в длъжност е тихо и специфично. То възлага задачи при възникване на задействащо събитие, изпраща напомняния преди краjните срокове и насочва просрочените действия към правилния човек. То може също така да събира информация чрез сигурни формуляри, да изисква потвърждение на документи и да показва напредъка, без ЧР да се налага да преследва множество екипи.
Но автоматизацията не трябва да заменя моментите, които накарат човек да се почувства очакван. Едно планирано приветствено съобщение от мениджър е полезно само ако звучи като самия мениджър и включва нещо, свързано с ролята. Въвеждането от страна на наставник работи, когато наставникът е бил инструктиран и има време да помогне. Планът за първата седмица е ценен, когато оставя място за въпроси, вместо да запълва всеки час със срещи.
Използвайте автоматизация, за да защитите тези човешки моменти. Когато администрацията се управлява последователно, мениджърите могат да отделят време за обясняване на приоритети, запознаване с колеги и проверка дали новият служител разполага с всичко необходимо.
Дайте на мениджърите опростен план с определен времеви график
Мениджърите влияят на въвеждането в длъжност повече от всеки HR работен процес, но често им се дава само общо напомняне в деня преди пристигането на нов служител. Ето кратко ръководство, организирано по времеви етапи: преди първия ден, първата седмица, първия месец и изпитателния срок. Преди първия ден - Изпратете лично приветствено съобщение до новия служител, за да изградите връзка още преди той да влезе през вратата. - Уверете се, че IT отдела и администрацията са подготвили лаптопа, доступите и работното място. - Информирайте екипа за идването на новия колега и определете „бъди“ (ментор) за първите дни. Първата седмица - Фокусирайте се върху хората и културата, а не върху натоварването с работа – организирайте срещи за запознанство с ключови колеги. - Провеждайте кратка ежедневна проверка (check-in), за да отговорите на въпроси и да намалите напрежението. - Разяснете очакванията за ролята и ясни приоритети за първия месец. Първият месец - Насрочвайте редовни седмични срещи 1 на 1, за да обсъждате напредъка и евентуални затруднения. - Осигурявайте конструктивна обратна връзка рано и често, като хвалите добрите попадения. - Насърчавайте новия служител да задава въпроси и да споделя свеж поглед върху процесите. Изпитателният срок - Проведете формална междинна оценка в средата на периода, за да сверите очакванията. - Създайте психологическа безопасност, за да може служителят свободно да споделя какво му лидва, за да успее. - Направете финален преглед на изпитателния срок с ясна оценка и план за бъдещо развитие.
Преди началната дата мениджърът трябва да потвърди практичните уговорки, да сподели целта на екипа и да подготви смислена работа. През първата седмица те трябва да обяснят как се вземат решенията, кой за какво отговаря и как ще се оценява успехът. През първия месец редовните разговори трябва да установяват несигурността, преди тя да се превърне в демотивация.
Поддържайте тези подсказки кратки и свързани с HR системата, където е възможно. Мениджър, който трябва да търси в три инструмента за данните, целите и контролния списък на нов служител, е по-вероятно да отложи задачата. Целта не е мениджърите да се превръщат в HR администратори, а да се направи правилното действие очевидно в точното време.
Вградете съответствието в работния процес
Задачите за съответствие трябва да бъдат видими, с определени срокове и подлежащи на одит, особено когато служителите работят в различни държави или юридически лица. Въпреки това, поставянето на всяка политика и формуляр пред нов служител на първия ден не е равносилно на гарантиране на разбирането.
Разделете това, което трябва да бъде завършено преди започване на работа, от онова, което може да бъде въведено през първите седмици. Проследявайте потвържденията, съхранявайте съответните документи и посочвайте ясно кога се актуализират политиките. Когато местните изисквания се различават, използвайте работни процеси, специфични за местоположението или юридическото лице, вместо да карате човешките ресурси да сглобяват ръчно всеки пакет.
Защитата на данните заслужава същата дисциплина. Събирайте само необходимата информация, ограничавайте достъпа по роля и съхранявайте данните на служителите в среда, която отговаря на изискванията на вашата организация. За много европейски работодатели локализацията на данни в ЕС и ятната собственост върху данните са значими оперативни критерии, а не просто въпроси на обществени поръчки.
Измерете дали процесът работи
Изпълненият контролен списък измерва активност, а не непременно готовност. Съчетайте оперативните мерки с обратна връзка от новопостъпилите служители и мениджърите. Полезните индикатори включват времето, необходимо за завършване на задачите преди постъпване на работа, процента на готовите профили в първия ден, просрочените елементи за съответствие, завършените от мениджъра задачи и ранната обратна връзка от служителите.
Задайте малък брой директни въпроси след първата седмица и отново след първия месец: Знаехте ли какво се очаква от вас? Имахте ли необходимите инструменти и достъп? Знаехте ли откъде да потърсите помощ? Моделите в отговорите са по-полезни от сложно проучване табло.
Прегледайте процеса след значителен брой назначвания, а не след всяко отделно изключение. Ако оборудването закъснява многократно, проверете задействането на заявката и отговорността. Ако служителите са объркани от политиките, опростете съдържанието или променете кога се въвежда то. Непрекъснатото подобрение обикновено е поредица от малки корекции, а не цялостен редизайн.
Един по-добър първи ден започва преди първия ден
Най-добрите процеси за въвеждане в длъжност са надеждни на заден план и персонални на преден план. Те гарантират, че документите, достъпът, оборудването и съответствието не разчитат на паметта, като същевременно оставят мениджърите свободни да посрещнат колегата подобаващо.
Започнете с едно пътуване на назначаване, картографирайте предаванията и коригирайте първо най-сериозната празнина. Веднъж щом основните елементи станат последователни, процесът може да се мащабира с вашата организация, без да се налага ЧР да работят по-усърдно всеки път, когато някой се присъедини.
