Грешката във ведомостта за заплати рядко е само проблем с заплатите. Тя може да започне с незаписано отсъствие, остарели банкови данни, мениджър, който одобрява извънредния труд твърде късно, или нов служител, чиито договорни данни се намират в пощенска кутия. Ето защо въпросът за HRIS срещу софтуер за заплати значими за растящи екипи: двете системи решават свързани, но различни проблеми.
За една малка или средна компания целта не е да купи възможно най-много софтуер. Тя е да се установи надежден поток от данни за служителите от подбора до заплащането, без да се изисква от малкия ЧР екип да въвежда повторно една и съща информация в таблици и портали. Правилният избор зависи от вашия оперативен модел, държавите, в които наемате служители, и къде се прекъсва текущият ви процес.
HRIS срещу софтуер за трудови възнаграждения: основната разлика
HRIS или Системата за управление на човешките ресурси е централният регистър на вашата работна сила. Тя управлява жизнения цикъл на служителите: лични данни, договори, организационна структура, въвеждане в длъжност, отпуски, работно време и присъствие, разходи, представяне, обучение и HR документи. Нейната основна задача е да предостави на отдел „Човешки ресурси“, мениджърите и служителите едно надеждно място за управление на процесите, свързани с хората.
Софтуерът за заплати изчислява и обработва възнагражденията. Той прилага заплати, данъци, социалноосигурителни вноски, пенсионни удържания, законоустановени плащания и други правила за заплатите. В зависимост от доставчика и държавата, той може също така да генерира фишове за заплати, да създава платежни файлове и да поддържа задължителното отчитане пред органите.
Проste казано, една HRIS (информационна система за управление на човешките ресурси) отговаря на въпроси като: Кой е нает на работа? Какъв е одобреният им баланс на отпуските? Мениджърът им подписал ли е извънредния им труд? Коя политика се отнася за тях?
Софтуерът за заплати отговаря на въпросите: колко трябва да му бъде платено на този човек за този период, какви удръжки се прилагат и какво трябва да бъде докладвано или платено?
Границата не винаги е ясна. Някои системи за заплати включват основни записи на служителите и функции за отпуски. Някои HRIS платформи предлагат възможности за заплати или интеграции. Но основният приоритет на дизайна обикновено остава различен: софтуерът за заплати е изграден около прецизни цикли на плащане и законови изчисления, докато HRIS е изграден около управлението на данни за служителите и HR работни процеси през целия път на служителя.
Защо разграничението става наложително с растежа
При десет служители, споделената таблица, счетоводителят и месечната среща може да изглеждат достатъчни. При 50 или 100 служители тази организация често създава напрежение. Данните за отпуските се разминават между ЧР и заплатите. Мениджърите предават присъствените форми със закъснение. Данните за новите служители се събират повече от веднъж. Отделът „Човешки ресурси“ прекарва дните преди заплатите в преследване на промени, вместо да подкрепя хората и мениджърите.
Това не е знак, че екипът е неорганизиран. Това е предвидимо следствие от растежа. Броят на промените в данните нараства с всяко ново назначение, повишение, отсъствие, промяна на местоположението и изключение от политиката. Ако всяка промяна трябва да се копира ръчно в друга система, рискът от забавяне и грешки също нараства.
За европейските работодатели сложността може да се увеличи допълнително, когато екипите работят отвъд границите. Правилата за заплатите, изискванията за отчетност и местните трудови практики варират в различните държави. Една платформа, която работи добре за основните данни на човешките ресурси, може да не изчислява заплатите във всяка юрисдикция, докато местният доставчик на заплати може да има малка видимост върху годишните оценки на изпълнението, записите за обучения или дейностите по подбор на персонал.
Ето защо много развиващи се бизнеси се нуждаят и от двете функционалности, вместо да третират HRIS и ведомостта за заплати като взаимозаменяеми категории.
Какво трябва да притежава всяка система
Ясната собственост предотвратява дублирането на записи и неудобното съгласуване преди заплата. В повечето конфигурации HRIS трябва да бъде източникът на истината за данните за служителите и организацията. Там човешките ресурси поддържат договори, длъжности, ръководители, работни места, политики за отпуск и одобрени промени.
Отделът за заплати трябва да отговаря за изчисляването на възнагражденията, законовите удръжки, отчетите за заплатите и окончателното плащане. Екипите или доставчиците на заплати се нуждаят от контрол върху тези дейности, особено когато е замесено местното законодателство.
Връзката между тях трябва да пренася договорените данни, необходими за заплатите: новоназначени служители, напуснали, промени в договорното възнаграждение, одобрен отпуск, когато той влияе на заплащането, променливо работно време, извънреден труд, бонуси и възстановяване на разходи. Точните полета ще зависят от вашите политики и доставчик на трудови възнаграждения.
Това разделение е от значение, защото дава на всеки екип ясна отговорност. Човешките ресурси не е нужно да стават специалисти по ведомостите за заплати, за да поддържат точни трудови досиета. Отделът за заплати не е нужно да претърсва имейл нишки, за да потвърди дали една промяна е била одобрена.
Практически пример: месечният краен срок за заплатите
Представете си служител, чийто мениджър одобрява извънреден труд в последния ден преди затварянето на ведомостта за заплати. Ако присъствието се отчита в една система, одобрението е в имейл, а заплатите се обработват от отделна електронна таблица, екипът по човешки ресурси трябва да събере доказателствата ръчно. Едно пропуснато съобщение може да се отрази на заплатата.
С правилно конфигурирана система за управление на човешките ресурси (HRIS) времето се отчита за съответния служител, насочва се към правилния мениджър и се маркира като одобрено. След това одобрената стойност може да бъде предадена на отдел "Заплати" в договорен формат или чрез интеграция. Това не премахва необходимостта от проверки на заплатите, но елиминира излишните прехвърляния на отговорности.
Когато софтуерът за заплати сам по себе си е достатъчен
Само за заплати може да бъде разумен избор за малка, стабилна организация с прости нужди. Това може да се отнася, когато имате едно юридическо лице, ограничено променливо заплащане, нисък обем на промените на служителите и счетоводител или бюро, което се справя с по-голямата част от администрацията. В тази ситуация способен продукт за заплати с основен портал за самообслужване на служителите може да бъде пропорционален.
Това може да бъде подходящо и когато местно бюро за заплати е от съществено значение поради специфични за съответната държава правила. Ключовият въпрос е дали липсата на специализирана HRIS система създава оперативни разходи другаде. Ако отделът по човешки ресурси все още управлява процеса по въвеждане на нови служители, отпуските, документите, представянето и разходите чрез несвързани помежду си инструменти, услугата само за заплати може да е по-евтина за закупуване, но по-скъпа за поддържане.
Една система за заплати не е автоматично лоша HR система. Просто е малко вероятно тя да е проектирана за всеки HR работен процес, който става важен с нарастването на броя на служителите.
Когато HRIS се превърне в по-сериозен приоритет
Една HRIS система обикновено е по-добрата следваща инвестиция, когато човешките ресурси отделят твърде много време за координиране на информация, вместо да действат въз основа на нея. Честите признаци включват неконсистентни записи на служителите, ръчно поддържани баланси на отпуските, пропуснати задачи при въвеждане на нови служители, ограничено отчитане на промените в работната сила и множество влизания в системата за ежедневни процеси.
Това е особено ценно, когато мениджърите трябва да играят по-активна роля. Мениджърите трябва да могат да одобряват отпуски, да изпълняват задачи по въвеждане в длъжност, да провеждат разговори за оценяване на представянето и да имат достъп до информацията, свързана с техните екипи, без да се налага да разчитат на ЧР (HR) отдела като на централа.
За екип, който оперира в Бенелюкс, региона DACH или в цяла Европа, управленството на данните трябва да бъде част от това решение. Попитайте къде се хостват данните на служителите, дали достъпът може да се контролира по роля и дали архитектурата на доставчика отговаря на вашите изисквания за поверителност. Удобството не трябва да ви принуждава да правите компромис с контрола върху чувствителните данни на работната сила.
C2 е проектиран около този модел за малки и средни предприятия: една единствена HRIS среда за основните процеси, свързани с хората, с Съхранение на данни в ЕС и гъвкавостта да свържат заплатите, вместо да принуждават всяка организация към едно и също споразумение за заплатите.
Интеграцията е ценна, но тя не е цялостният отговор
“Интегрира се със заплатите” е полезна отправна точка, а не решение за покупка. Една интеграция може да варира от месечен експортен файл до двупосочна връзка в почти реално време. Нито едното автоматично не е по-добро. Контролираният месечен експорт може да е подходящ за бизнес със стабилен цикъл на заплатите. По-честото синхронизиране може да помогне, когато промените са чести, но то изисква и внимателни правила относно това коя система има предимство, когато записите се различават.
Преди да пристъпите към окончателно внедряване, тествайте реалния процес. Може ли връзката да обработва новоназначени, напуснали, промени в заплатите, периодични надбавки, множество работни графици, неплатен отпуск и ретроспективни корекции? Записват ли се одобренията преди трансфера на данните? Кой следи неуспешните трансфери? Вижда ли отделът по заплатите защо дадена стойност е променена?
Трябва също така да изясните собствеността. Ако балансът на отпуските бъде коригиран във ведомостта за заплати, тази корекция връща ли се в HRIS системата? Ако не, вашият екип се нуждае от документиран процес, за да предотврати разминаването на записите. Добрата интеграция намалява административната работа, но доброто управление я поддържа надеждна.
Рамка за вземане на решения за растящи малки и средни предприятия
Започнете с вашия процес, а не със списък с функционалности. Картографирайте един пълен цикъл на възнагражденията от приемането на оферта от нов служител до първия му фиш за заплата. Включете всяко лице, което работи с данните, всяко одобрение и всеки ръчен експорт. Пропуските бързо ще покажат дали вашият непосредствен проблем е изчисляването на заплатите, раздробените HR операции или и двете.
След това преценете честно своята сложност. Вземете предвид броя на субектите и държавите, работата на часове или на смени, променливото възнаграждение, възстановяването на разходи, колективните трудови договори, законовите изисквания за отпуск и честотата на промените на служителите. По-голямата сложност не винаги означава, че се нуждаете от софтуер за предприятия. Това означава, че се нуждаете от ясни системни граници и надеждни потоци от данни.
Най-накрая преценете доставчиците според тяхната оперативна съвместимост. Попитайте колко лесно работи платформата за служителите и мениджърите, а не само за HR администраторите. Проверете поддръжката при внедряване, миграцията на данни, контрола на правата за достъп, отчетността и качеството на връзката с паритечните ведомости в държавите, където реално наемате хора. Една платформа, която обещава всяка възможна функция, но изисква постоянна специализирана администрация, може да не е подходяща за HR екип от един или двама души.
Изберете системата, която премахва следващото тесно място
Най-добрият отговор често не е HRIS или софтуер за заплати. Това е HRIS, който предоставя на вашата организация надеждна основа от данни за персонала, съчетана със софтуер за заплати или партньор за обработка на заплати, който се справя отлично с местните изчисления и отчетност.
Започнете там, където натискът е най-видим. Ако ведомостта за заплатите е неточна или закъснява, първо стабилизирайте заплатите. Ако заплатите са точни, но отделът „Човешки ресурси“ прекарва часове в търсене на информация в пет различни инструмента, изградете основата на HRIS системата. Полезният резултат не е по-голям технологичен пакет. Това е един по-спокоен месечен процес, при който служителите получават възнагражденията си навреме, а Вашият HR екип има време да се съсредоточи върху работата с хора, която подкрепя растежа.
