HR системата съдържа повече от имена и длъжности. Тя може да включва данни за заплати, записи за отсъствия, бележки за представянето, документи за право на работа, банкови данни и понякога чувствителна здравна информация. За развиващ се бизнес въпросът “по-сигурен ли е облакът с един наемател” следователно не е техническо любопитство. Това е решение относно това колко уверено може да работи отделът по човешки ресурси, да отговаря на исканията на служителите и да изпълнява своите отговорности за защита на данните.
Краткият отговор е: често, но не автоматично. Среда с един наемател предоставя на вашата организация отделна среда за приложения и данни, вместо да споделяте един и същ екземпляр с други клиенти. Това може да намали определени рискове и да направи контролите по-лесни за разбиране. Само по себе си това не предотвратява слаби пароли, прекомерни права за достъп или лошо управлявани интеграции.
Еднопартидното облачно решение по-сигурно ли е на практика?
Едноличен наем е силен архитектурен избор, когато изолацията има значение. В многонаемен модел много клиенти използват една и съща инфраструктура на приложението, като логически контроли разделят данните на всеки клиент. Добре проектираните многонаемни платформи могат да бъдат изключително сигурни. Те не са присъщо опасни.
Едноапартаментният модел подхожда различно. Вашата организация разполага със собствена специална среда. Вашите данни не се съхраняват в същия екземпляр на приложението като данните на друг клиент, което намалява обхвата на излагане между клиентите, причинено от неуспех при изолиране на ниво приложение. Той също така дава на доставчика повече свобода да конфигурира контроли за сигурност, прозорци за поддръжка и интеграции според вашите изисквания.
За HR екипите това разграничение е значимо. Проблем с достъпа до данни, свързан с инструмент за управление на отпуските, е неудобен. Проблем, свързан със служебни досиета, дисциплинарна документация или записи, свързани със заплати, може да има правни, оперативни и лични последици. Специалната изолация осигурява по-ясна граница на сигурност около тази информация.
Все пак, “по-сигурно” не е универсална присъда. Сигурността зависи от цялостния дизайн и функциониране на услугата: контрол на идентичността, криптиране, наблюдение, управление на корекциите, реагиране при инциденти, резервни копия и хората, които ги администрират. Най-добрият въпрос не е дали моделът на наемане има етикет за сигурност. Въпросът е дали платформата предоставя на вашата организация подходящи контроли, ясна отговорност и доказателства, че те се използват правилно.
Където специализираният наем подобрява сигурността
Основното предимство е намаленият риск от споделена среда. Вашата организация не разчита на правилното функциониране на разделението между наематели в споделена база данни или среда за обработка на приложения. Това не премахва всеки технически риск, но стеснява една категория, която екипите по сигурността и купувачите, съзнателни за поверителността, често трябва да вземат предвид.
Специализираните среди могат също така да улеснят управлението на достъпа и промените. Когато доставчик трябва да разследва проблем, да тества конфигурация или да приложи специфична за клиента настройка, работата може да бъде ограничена до вашата среда. Това е особено полезно, когато процесите по управление на човешките ресурси се различават в различните държави, колективни договори или вътрешни политики.
Съществува и предимство по отношение на съответствието, въпреки че то не трябва да се надценява. Настройката с един наемател може да улесни документирането къде се намират данните, как са разделени и кой има достъп до тях. За Европейски МСП При обработката на искания от субекти на данни съгласно GDPR или при надлежна проверка на доставчици, яснотата е ценна. Тя дава на екипите по човешки ресурси, ИТ и правен отдел по-ясна история за обяснение.
Накрая, единичният наем може да поддържа по-строги граници на интеграция. Ако свържете HR данни към заплати, управление на самоличността или платформа за обучение, специална среда може да опрости дизайна на мрежовите правила, акаунтите на услугите и потоците от данни. Ползата идва от умишлена конфигурация, а не само от наема.
Какво единственият наем не решава
Специализирана среда не може да компенсира слаби вътрешни практики за достъп. Ако всеки мениджър може да преглежда всеки запис на служител, проблемът е в правата, а не в инфраструктурата. HR системите трябва да поддържат достъп, базиран на роли, така че хората да виждат само информацията, необходима за работата им.
Никакво наемане също не премахва риска от компрометирани акаунти. Фишингът, повторно използваните пароли и неуправляемият администраторски достъп остават често срещани пътища към бизнес системите. Многофакторно удостоверяване, разумни контроли на сесиите и ускорен процес на напускане са от съществено значение, независимо кой облачен модел изберете.
Същото важи и за конфигурацията. Разкрит експорт, прекалено разрешен API ключ или интеграция, която прехвърля повече лични данни, отколкото е необходимо, може да създаде риск в отделен наемател точно толкова лесно, колкото и в споделена платформа. Вашият доставчик трябва да помогне за определяне на защитената настройка по подразбиране, но вашата организация все пак трябва да прави информирани избори относно потребители, одобрения и свързани инструменти.
Съществува и елемент на споделена отговорност. Доставчикът обикновено отговаря за експлоатацията и защитата на инфраструктурата на платформата, прилагането на корекции и наблюдението на услугата. Вашият екип остава отговорен за решаването кой има достъп, поддържането на точни потребителски роли, прегледа на експортираните данни и използването на системата в съответствие с вашите собствени политики. Добрата сигурност зависи от това и двете страни да изпълняват своята роля.
Как правилно да оцените облачна HR платформа
Вместо да третирате единичния наем като отметка, използвайте го като една част от структурирана оценка. Помолете бъдещия доставчик да обясни архитектурата на прост език. Ако отговорът е неясен, пълен с общи уверения или избягва въпроси относно местоположението на данните и достъпа за поддръжка, продължете да питате.
Съсредоточете оценката си върху четири практически области:
- Изолиране и пребиваване на данни: Специализирана ли е вашата среда? Къде се съхраняват, обработват и архивират данните на служителите? Може ли доставчикът ясно да посочи дали данните остават в ЕС?
- Самоличност и разрешения: Предлага ли платформата базиран на роли достъп, многофакторно удостоверяване и ясна одитна следа за чувствителни действия? Може ли достъпът да бъде съобразен за HR, мениджъри, финанси и служители?
- Оперативна сигурност: Как се управляват уязвимостите, тестват резервните копия и се обработват инцидентите? Какъв е процесът за уведомяване на клиентите, ако събитие засегне техните данни?
- Доставчик и контроли на изкуствения интелект: Кои подпроцесори са включени? Ако платформата включва изкуствен интелект, какви данни се изпращат до доставчика на модела, може ли да се контролира използването им и налични ли са алтернативни или самостоятелно хоствани модели, когато е необходимо?
Тези въпроси водят до по-добри разговори, отколкото простото питане дали дадена платформа е “сигурна”. Те също така разкриват разликата между доставчик с документирани оперативни практики и такъв, който разчита на общи маркетингови твърдения.
Въпросът за изкуствения интелект заслужава отделно внимание
AI функции стават полезни в HR, от изготвяне на длъжностни характеристики до отговаряне на въпроси относно политики и автоматизиране на повтарящи се работни процеси. Те също така въвеждат ново решение за обработка на данни. HR платформа с единичен наемател може да изолира системния запис, но сигурността на работния процес с изкуствен интелект зависи от това каква информация се предава на модела и при какви договорни и технически гаранции.
Например, генерирането на неутрална обява за работа от описание на длъжност представлява различен риск от изпращането на досие по въпрос, свързан с трудови отношения, към външен модел. HR екипите трябва да могат да решават кои случаи на използване на AI са разрешени, да минимизират личните данни в подканите и да разбират дали въведените данни се запазват или се използват за обучение на модела.
Изборът на доставчик има значение тук. Някои организации ще се чувстват комфортно да използват управляван доставчик на изкуствен интелект за задачи с нисък риск. Други може да се нуждаят от конкретен доставчик, по-строги контроли или самостоятелно хостван модел. Гъвкавостта е полезна само когато е съчетана с управление, което HR действително може да прилага.
Кога мултинаемността може все още да бъде правилният избор
Добре управляваният SaaS продукт с множество наематели може да бъде разумен вариант, особено когато стандартизацията, бързите актуализации и по-ниската цена са приоритет. Големите доставчици инвестират сериозно в автоматизирани контроли за сигурност, специализирани екипи и непрекъснато наблюдение. За много организации тези възможности могат да надхвърлят ползите от специална среда.
Компромисът е контрол и яснота. Споделената платформа може да предложи по-малко място за специфични за клиента конфигурации, а нейното разделяне на данни зависи в по-голяма степен от логическите контроли на доставчика. Това може да бъде напълно приемливо, ако доставчикът може да демонстрира силна архитектура, стабилни операции по сигурността и съответствие на местоположението на данните, което вашият бизнес изисква.
За европейските малки и средни предприятия решението често се свежда до чувствителността на данните за човешките ресурси, сложността на работната ви сила и колко увереност се нуждаете по отношение на обработката на данни. Компания, оперираща в страните от Бенелюкс и DACH, с местни политики и малък HR екип, може да оцени по-високо един по-опростен модел на управление, отколкото най-ниската възможна цена на абонамента.
Направете сигурността работеща за екипа по човешки ресурси
Най-силният дизайн на платформата няма да помогне, ако ежедневният контрол е твърде труден за управление. Служителите на отдел „Човешки ресурси“ трябва да могат да преглеждат кой има достъп, бързо да премахват напусналите, да ограничават чувствителни записи и да предоставят доказателства, когато регулатор, одитор или служител задава въпроси.
Ето защо най-добрият модел за сигурност е този, който отговаря на вашата оперативна реалност. Cognitis.cloud използва еднонастаняващ PaaS подход с отделни среди и резиденция на данни в ЕС, проектиран да даде на растящите организации по-ясна граница около техните HR данни, без да добавя сложност на корпоративно ниво.
Сигурната HR система трябва да оставя екипа ви с по-малко несигурни предавания, по-малко дублиращи се записи за служители и по-ясни отговори, когато някой попита къде се съхранява неговата информация. Изберете модела, който прави тези ежедневни дисциплини по-лесни за поддържане, а не само по-лесни за описване в документ за обществени поръчки.
