Когато служител попита къде се съхраняват данните за заплатата му, записите за отсъствия или оценките на представянето, “в облака” вече не е достатъчен отговор. За разрастващ се бизнес, HR софтуер за ЕС дава на Човешки ресурси и ИТ по-ясна основа за отговор на въпросите: къде се намират данните, кой има достъп до тях и как са защитени.
Тази яснота е от най-голямо значение, когато човешките ресурси са разпределени в електронни таблици, инструменти за подбор на персонал, приложения за разходи и споделени папки. Всяка система може да решава един проблем, но заедно те създават дублиращи се записи, ръчни предавания и несигурност относно това какви данни се съхраняват къде. Изборът на платформа за човешки ресурси с хостинг в ЕС е възможност за опростяване на съвкупността, а не просто преместване на същата сложност към нов доставчик.
Какво трябва да означава HR софтуер, хостван от ЕС
Терминът може да се използва свободно, така че си струва да се задават прецизни въпроси. Като минимум, това трябва да означава, че HR данните на вашата организация се съхраняват и обработват в центрове за данни в рамките на Европейския съюз. Това подкрепя вашия подход към GDPR, но само местоположението на хостинга не прави платформата съвместима.
Значимата оценка също така обхваща договорните задължения на доставчика, контроли за достъп, настройки за съхранение, практики за сигурност и използване на подпроцесори. Ако екипи за поддръжка или доставчици на инфраструктура имат достъп до лични данни от страни извън ЕС, разберете кога това се случва, защо е необходимо и какви гаранции се прилагат.
За HR екипите, практическият проблем е отчетността. Вие оставате отговорни за подходящото боравене с данни на служителите, дори когато доставчик на софтуер ги обработва от ваше име. Доставчикът трябва да улесни разбирането на потока от данни, вместо да го прикрива зад общи уверения.
Резидентността на данните и собствеността на данните са различни
EU резидентността на данните описва местоположението на данните. Собствеността върху данните се отнася до вашите права върху тях: дали можете да ги експортирате в използваемия формат, да зададете периоди на съхранение и да ги изтриете, когато е необходимо. И двете са важни, когато управлявате чувствителна информация за служителите.
Какво се случва, ако напуснете платформата? Можете ли да извлечете файловете на служителите, историческите данни за отсъствия, одиторските пътеки и документацията за представянето без скъп или непрактичен проект за извличане? Ясен процес на излизане е знак за доставчик, който третира вашите данни като ваши.
Споделена инфраструктура срещу отделни среди
Много облачни платформи работят с клиентски данни в споделени среди. Това може да бъде разумен модел за някои организации, но изисква доверие в логическото разделение и оперативните контроли, които доставчикът предоставя.
A модел PaaS с едно наемане предоставя на всеки клиент отделна, изолирана среда. За малките и средни предприятия със строги очаквания за поверителност или трансгранични работни сили, това може да улесни вътрешното обяснение на управлението. Това не е автоматично правилният избор за всеки бизнес – въпросът е дали моделът отговаря на вашия рисков профил, бюджет и нужда от контрол.
Защо решенията за хостинг стават проблем на HR операциите
Хостингът често се разглежда като детайл при IT доставките. В действителност, той засяга рутинната работа на човешките ресурси. Всяко заявление за работа, медицинско свидетелство, искане за възстановяване на разходи и бележка от мениджър добавят към личните данни, които вашата организация трябва да управлява внимателно.
Фрагментираните системи правят тази задача по-трудна. Данните за нов служител може да се копират от система за проследяване на кандидати към система за заплати, след това към система за отпуски и контролен списък за въвеждане. Когато служител смени позицията си или напусне, Човешки ресурси трябва да актуализират или преглеждат записи на няколко места. Работата е повтаряща се и всяко копиране въвежда нова възможност за грешки или прекомерен достъп.
Едно свързан HRIS променя оперативната картина. Набирането на персонал, въвеждането в работа, отчитането на работно време и присъствие, отпуските, разходите, прегледите на представянето и обучението могат да използват общ запис за служителя. Това намалява повторното въвеждане на данни и дава на мениджърите по-ясна представа за информацията, която имат право да виждат. Освен това улеснява установяването на последователни процеси, когато броят на служителите нараства от 30 на 150 или 300 души.
Ползата не е, че HR внезапно става без усилие. Локалните правила, одобрителните пътища и изключенията все още се нуждаят от внимателна конфигурация. Предимството е, че вашият екип прекарва по-малко време в съгласуване на системи и повече време в вземане на решения, които изискват човешка преценка.
Въпроси, които да зададете преди да изберете HR софтуер, хостван в ЕС
Добрата търговска демонстрация трябва да отговаря на повече въпроси от това дали интерфейсът изглежда лесен за използване. Използвайте оценката, за да тествате как платформата ще работи във вашата реална оперативна среда.
Започнете с местоположението на данните. Попитайте къде се намират производствените данни, резервните копия и средите за възстановяване след бедствие. Поискайте ясно обяснение кои субекти обработват данните и дали са въвлечени подизпълнители. Ако бизнесът ви оперира в Бенелюкс, DACH или други европейски пазари, потвърдете, че доставчикът може да поддържа вашата структура, без да налага един общ процес за всяка страна.
След това прегледайте достъпа. Ролево базираните разрешения трябва да позволяват на отделите за човешки ресурси, мениджърите, финансите и служителите да виждат само това, което им е необходимо. Проверете дали можете да контролирате достъпа до чувствителни документи, да записвате промени и своевременно да премахвате достъпа при промяна на роли. Одиторската следа е особено полезна при обработка на искания от служители или вътрешни разследвания.
Също така питайте за интеграция и консолидация. Една платформа не е необходимо да заменя всяка бизнес система, за да намали сложността. Тя обаче трябва да премахне ненужната дублираща се функционалност. Ако например запазите специализиран доставчик на заплати, потвърдете как се споделят промените в служителите и кой притежава източника на истината. Целта е да се избегне създаването на нов информационен силоз с по-добър интерфейс.
Накрая, тествайте модела за поддръжка на доставчика. Разрастваща се малка и средна фирма може да няма отделен системен администратор по човешки ресурси. Нуждаете се от практическо ръководство за внедряване, достъпна поддръжка и ясен път за решаване на проблеми. Най-подходящата платформа често е тази, която вашият малък екип по човешки ресурси може да управлява уверено след стартиране.
Изкуственият интелект се нуждае от същото управление като данните за човешките ресурси
AI възможности може да спести време в HR, особено при изготвяне на длъжностни характеристики, обобщаване на политики, отговаряне на рутинни HR въпроси и задействане на работни процеси. Но AI повдига друг въпрос: какво се случва с информацията, въведена в инструмента?
Преди да активирате функции, базирани на изкуствен интелект, установете дали подканите и изходните данни се обработват в рамките на договорената ви среда, дали се запазват и кой доставчик на модел се използва. Подход, който не зависи от доставчика, може да бъде ценен, когато вашата организация има изисквания относно конкретен модел или предпочита самостоятелно хоствано решение. Той ви дава повече избор, отколкото функция с изкуствен интелект, обвързана трайно с една външна услуга.
Правилният стандарт е практическо управление. Отдел "Човешки ресурси" трябва да може да решава кои случаи са подходящи, да ограничава чувствителни данни и да запазва човешки надзор при вземането на решения, свързани с наемането на работа. Изкуственият интелект може да ускори администрацията, но не бива да се превръща в непрозрачен вземащ решения за подбор, оценка на представянето или взаимоотношения с персонала.
Изградете бизнес обосновка за по-малко ръководства
Най-силният аргумент за платформа, хоствана от ЕС, рядко е самото хостване. Това е комбинираният ефект от по-добър контрол върху данните и по-малко оперативни затруднения.
Разгледайте времето, необходимо за въвеждане на нов служител. Човешките ресурси събират документи, изпращат потвърждения за политики, настройват право за отпуск, потвърждават оборудване, представят задължително обучение и информират мениджъра. При несвързани инструменти това може да означава няколко ръчни актуализации и верига от напомняния. В една платформа структуриран работен процес може да възлага задачи, да показва напредък и да поддържа текущата картотека на служителя от първия ден.
Същото се отнася и за докладването на отсъствия, разходи и цикли на представяне. Една система предоставя на служителите познато място за изпълнение на рутинни задачи, докато HR получава по-чисти данни за отчитане и проверки за съответствие. За малки екипи по-малкото системи също означават по-малко подновявания на доставчици, прегледи на разрешения и опашки за поддръжка.
Има компромиси. Обширната HRIS може да не съответства на всяка специализирана функция на самостоятелен инструмент. Ако сложна система за заплати или специфична за сектора система за обучение е централна за вашия бизнес, интеграцията може да бъде предпочитана пред подмяната. Правилното решение се основава на процесите, които отнемат най-много време, създават най-много риск или най-често фрустрират служителите.
Практически път към по-добра HR платформа
Преди да сравните доставчици, начертайте текущото пътуване на данните на вашите служители. Идентифицирайте къде данните се създават, копират, одобряват, съхраняват и изтриват. Включете по-малко очевидните места: споделени дискове, папки в пощенски кутии, електронни таблици на мениджъри и формуляри, създадени за еднократни процеси.
След това решете какво трябва да бъде централизирано. За много малки и средни предприятия приоритет е надеждна основна информация за служителите, свързана с постъпване на работа, отпуски, отчитане на времето, разходи и представяне. Подборът на персонал и обучението могат да последват, ако в момента те причиняват дублиране на работа. Този подход помага да се предотврати прекалено широкообхватна имплементация, която претоварва малък екип.
Cognitis.cloud е проектиран около тази реалност: една HRIS за европейски МСП, които се нуждаят от широки HR възможности без допълнителните разходи на корпоративен софтуер. Неговият PaaS модел с единичен наемател държи всеки клиент в специална EU среда, докато свързаните работни потоци намаляват нуждата от поддръжка на пет отделни HR инструмента.
Полезен следващ ход е да вземете трите си най-чести HR процеси и да зададете прост въпрос на всеки доставчик: може ли нашият екип да ги изпълнява сигурно, последователно и без прехвърляне на едни и същи данни за служителите между системи? Отговорът ще ви покаже много повече от списък с функции.
