Когато екип по човешки ресурси премине отвъд електронните таблици, първият въпрос обикновено е от какви функции се нуждае. Подборът на персонал, отпуските, присъствието и оценките са важни, разбира се. Но въпросът под тях е също толкова важен: какво е еднонастанен софтуер за управление на човешки ресурси и къде всъщност ще живеят чувствителните данни на служителите?
За нарастващ бизнес, това решение засяга повече от ИТ архитектурата. То оформя достъпа до данни, разговорите относно съответствието, интеграциите, системните промени и увереността, която служителите имат в начина, по който се обработва тяхната информация.
Какъв е софтуерът за човешки ресурси за единичен наемател?
Софтуерът за човешки ресурси с един наемател е платформа, където един клиент има своя собствена изолирана среда за приложение. Вашата организация е единственият наемател на тази среда: нейният инстанс на приложението, конфигурация и данни са отделени от тези на всеки друг клиент.
Мислете за това като за ваш собствен офис в управляван бизнес парк. Собственикът се грижи за сградата, комуналните услуги и основната инфраструктура, но вашият офис не се споделя с друга компания. При HR софтуера доставчикът може да управлява и актуализира платформата, докато вашата организация запазва изолирано пространство за данните и процесите на своите служители.
Това се различава от многонаетовото софтуерно решение, при което много клиенти използват една и съща среда на приложението и техните данни са логически разделени в нея. Многонаемността е често срещана в облачния софтуер и може да бъде солиден модел. Тя не е автоматично по-малко сигурна. Практическата разлика е степента на изолация, контрол и гъвкавост, налични за всеки клиент.
За HR екипите, един наемател може да съдържа записи за служители, договори, баланси на отпуски, документи, свързани с заплати, оценки на представянето, информация за отсъствия, свързани със здравето, искове за разходи и данни за набиране на персонал. Ето защо архитектурата заслужава същата проверка като списъка с функции.
Защо моделът на наемане има значение за Човешките ресурси
HR данните са необичайно чувствителни, тъй като следват служителя през голяма част от трудовия му живот. Те могат да включват домашни адреси, банкови данни, идентификационни документи, възнаграждения, дисциплинарни досиета и информация за отсъствие. Платформата се нуждае от силни контроли за достъп, независимо от използвания модел, но специализираната среда може да улесни разбирането и обяснението на управлението.
По-ясна изолация на данните
При модела на единствен наемател вашите данни са изолирани на ниво среда, вместо да съществуват заедно в споделена инстанция на приложението. Това може да намали сложността, когато вашите екипи по сигурността или правни екипи питат как са разграничени данните на клиентите, кой има достъп до тях и какво се случва по време на поддръжка.
Това също дава на организациите по-ясна граница около техните HR операции. Това е особено важно, когато компания се разширява, придобива друг бизнес или работи в няколко европейски държави с различни местни практики.
Повече контрол върху конфигурацията и промените
Растящите малки и средни предприятия рядко искат корпоративна програма само за промяна на маршрут за одобрение. Въпреки това, те често се нуждаят от работни процеси в областта на човешките ресурси, които отразяват действителните им политики: различни правила за отпуск по държави, условни задачи за въвеждане на нови служители, одобрения от мениджъри или изисквания за съхранение на документи.
Специализираната среда може да предложи повече възможности за конфигурация, специфична за клиента, и контролирани версии. Точният обхват зависи от доставчика, така че не предполагайте, че единичното наемане означава неограничена персонализирана разработка. То трябва да означава, че промените могат да бъдат оценени в контекста на вашата собствена среда, без да бъдете насилвани в универсално решение за всеки клиент.
По-силна основа за дискусии по въпросите на съответствието
Общият регламент за защита на данните не изисква всяка организация да използва софтуер с единичен наемател. Съответствието зависи от законна обработка, подходяща сигурност, минимизиране на данните, практики за съхранение, споразумения с обработващи лица и др. Нито един модел за хостинг не може да замести доброто управление на човешките ресурси.
Въпреки това, самостоятелното ползване може да подкрепи тези задължения. То може да улесни дефинирането на границите на данните, документирането на достъпа, управлението на експорта на данни и планирането на процесите по изтриване или предаване. За организации с Изисквания на ЕС за местоположението на данните, полезно е също така да се прави разлика между това къде се хостват данните и как клиентите са разделени. И двата въпроса се нуждаят от ясен отговор.
Едноклиентски срещу многоклиентски HR софтуер
Правилният избор не е просто въпрос на това един модел да е по-добър. Зависи от вашия рисков профил, оперативни нужди и качеството на доставчика зад него.
Мулти-тенантният HR софтуер може да бъде ефективен и рентабилен. Доставчиците могат бързо да предоставят продуктови подобрения на широка клиентска база, а добре проектираните мулти-тенантни платформи използват силни логически контроли за разделяне на данните. За много по-малки организации с прости изисквания това може да бъде напълно подходящо.
Едноклиентският HR софтуер често е по-привлекателен, когато бизнесът се нуждае от изолирана среда, по-голяма увереност относно местонахождението на данните, повече контрол върху интеграциите или конфигурациите, или по-ясен път през вътрешния преглед по сигурността. Той може да бъде особено релевантен за компании, които обработват чувствителни данни на служители в Бенелюкс, DACH или няколко европейски юрисдикции.
Компромисът е, че специализираните среди може да изискват по-внимателно прилагане и да струват повече за експлоатация от споделена услуга. Те не са лиценз за безкрайно персонализиране на всеки процес. Прекомерното персонализиране все още може да затрудни поддръжката на HR системите и да ги направи по-трудни за използване от служителите.
Най-добрият подход е да съобразите архитектурата с организацията, в която се превръщате, а не само с тази, която сте днес. Бизнес с 30 души може да се нуждае от простота сега, като същевременно се нуждае и от достоверен начин за поддръжка на 300 служители, множество служители и по-формален процес на спазване на изискванията по-късно.
Какво означава single-tenant PaaS на практика
Може да видите доставчици, които описват своя модел като услуга на платформа с единичен наемател, или PaaS. На практика това означава, че доставчикът управлява основната платформа и оперативните дейности, докато всеки клиент получава специална среда.
Вашият екип не трябва да се занимава с пачване на сървъри, наблюдение на инфраструктура или наемане на специалисти, за да поддържа HR софтуера достъпен. Доставчикът поема отговорността за експлоатацията на услугата. Вашата организация запазва контрола върху HR конфигурацията, правата за достъп, политиките и информацията, въведени в системата.
Това разделение има значение. Собствена хоствана система може да предложи контрол, но създава и тежко вътрешно бреме за поддръжка. Споделена облачна платформа може да намали това бреме, но може да предложи по-малко екологично разделение. PaaS с единичен наемател цели да се позиционира между тези положения: управлявани облачни операции със специална клиентска среда.
Моля, доставчиците да обяснят това на разбираем език. “Единичен наемател” не трябва да се използва като етикет без доказателство за това какво точно е посветено, къде се хоства, как работят резервните копия и как се контролира достъпът.
Въпроси, които да зададете, преди да изберете доставчик
Добрият доставчик трябва да посреща подробни въпроси. Архитектурата помага само ако оперативният модел зад нея е също толкова ясен. Искайте отговори, свързани с вашите специфични HR процеси, местоположения и вътрешно управление.
- Нашата среда за приложения посветена ли е на нашата организация и кои компоненти се споделят?
- Къде ще се съхраняват данни за продукцията, резервните копия и данните за поддръжка?
- Как се предоставя достъп на администратори на клиенти, персонал за поддръжка на доставчици и подизпълнители?
- Можем ли да конфигурираме специфични за държавата политики, работни процеси за одобрение и правила за задържане без специализирана разработка?
- Какъв е процесът за експортиране на нашите данни, изтриването им и прекратяване на услугата?
- Как се извършват надграждания, корекции на сигурността и планирана поддръжка в специална среда?
Също така попитайте за частите, които лесно се пропускат. Ако използвате AI за HR въпроси, генериране на съдържание или автоматизация на работни процеси, установете кой модел обработва данните, дали е замесен друг доставчик и какви контроли се прилагат. Възможностите на изкуствения интелект трябва да пасват на вашата политика за данни, а не дискретно да я пренаписват.
Кога софтуер за управление на човешки ресурси с единичен наемател е подходящо решение
Едноличната квартира (single tenancy) си заслужава да бъде разгледана, когато вашият HR екип консолидира няколко инструмента и иска една система, без да се отказва от контрола върху чувствителни данни. Тя е подходяща за организации, които са надраснали ръчните процеси, но не се нуждаят от цената и сложността на голям корпоративен HR пакет.
Това може да бъде и практичен избор, когато въпросници относно сигурността забавят доставките, когато служителите са базирани в повече от една държава или когато ръководството иска ясен отговор на въпроса “Чия е тази среда?”. Стойността не е в изолацията само по себе си. Стойността е в по-опростения и по-лесен за защита начин за управление на човешките ресурси.
Cognitis.cloud следва този модел с обособена PaaS среда за единични клиенти, пребиваване на данни в ЕС и една платформа за HR дейностите, които често се разпределят в пет отделни инструмента. За малък HR екип резултатът трябва да бъде по-малко време за съгласуване на системи и повече време за подкрепа на мениджъри и служители.
Преди да вземете решение, начертайте данните за служителите, с които разполагате, необходимите работни потоци и въпросите, които вашите колеги от IT, правния отдел и финансовия отдел ще зададат. Правилната HR платформа трябва да улесни тези разговори, като същевременно освободи екипа ви да се съсредоточи върху хората, а не върху администрацията на платформата.
