Ако вашият HR екип все още преследва подписани PDF файлове, актуализира ръчно електронни таблици със служители и отговаря на едни и същи въпроси относно правилата всяка седмица, истинският проблем не е само работното натоварване. Това е дизайнът на процеса. Точно тук въпросът какво е HR автоматизация става практичен, а не теоретичен.
Автоматизацията на човешките ресурси е използването на софтуер за изпълнение на повтарящи се задачи, свързани с човешките ресурси, с по-малко ръчни усилия. Вместо да разчитат на електронни вериги, хартиени формуляри и несвързани инструменти, бизнесите използват работни потоци, правила и интегрирани системи, за да придвижват работата по човешките ресурси автоматично. Това може да включва изпращане на писма с предложения за работа, възлагане на задачи за въвеждане в длъжност, проследяване на отсъствия, съхраняване на досиета на служителите, издаване на напомняния за съответствие или насочване на одобрения към правилния мениджър.
За малките и средни предприятия, автоматизацията на човешките ресурси е по-малко свързана със заместването на хора и повече с премахването на административните пречки. Тя дава на ръководителите на човешки ресурси и оперативните мениджъри повече време за наемане, задържане, оценка на представянето и планиране на работната сила. Също така намалява грешките, които са склонни да се появяват, когато ключови процеси се извършват в електронни таблици и входящи кутии.
Какво е автоматизация на човешки ресурси на практика?
На практика автоматизацията на човешките ресурси означава, че след като настъпи дадено събитие, следващата стъпка не зависи от това някой да си спомни да я извърши ръчно. Кандидат приема предложение, а системата започва процеса по постъпване на работа. Служител подава заявка за отпуск, а тя отива при правилния одобрител. Наближава краен срок за задължително обучение и напомнянията се изпращат автоматично.
Това е основната идея. HR екипите дефинират процеса веднъж, след което системата го прилага последователно.
Най-често срещаните автоматизирани работни процеси в човешките ресурси се намират в HRIS или по-широка платформа за управление на хора. Те обикновено включват набиране на персонал, въвеждане на нови служители, управление на данни за служители, проследяване на отпуски, цикли на представянето, съответствие с обучението и поддръжка на служители. При добре структурирана настройка тези функции са свързани, така че данните текат между тях, вместо да се въвеждат многократно.
Къде HR автоматизацията носи най-голяма стойност
Най-силните случаи на употреба обикновено са най-малко бляскавите. Това са задачи, които се случват често, изискват точност и създават закъснения, когато се изпълняват ръчно.
Подбор на персонал и проследяване на кандидати
Автоматизацията на човешките ресурси може да пресява кандидатури въз основа на основни критерии, да премества кандидати през определени етапи на наемане, да насрочва интервюта и да поддържа комуникацията организирана. Това не премахва човешката преценка от процеса на подбор, нито пък трябва. Тя просто елиминира координационната работа, която забавя рекрутърите и мениджърите по набиране на персонал.
За развиващите се бизнеси това има значение, защото фрагментираните процеси по набиране на персонал създават скрити разходи. Добрите кандидати се отказват, екипите губят видимост, а данните за наемане стават ненадеждни.
Въвеждане
Приемането на нови служители е един от най-ясните примери за стойността на автоматизацията. След като нов служител бъде одобрен, софтуерът може да генерира контролни списъци, да събира документи, да назначава обучения, да уведомява мениджъри и да гарантира, че заплащането и достъпът до системите са подготвени навреме.
Без автоматизация, въвеждането често зависи от паметта и последващи действия. Това е рисковано. Пропуснатите задачи водят до лош опит за служителите, пропуски в съответствието и допълнителна работа през първите седмици от започването на работа.
Досиета на служители и управление на документи
Централната HR система може автоматично да съхранява договори, потвърждения за политики, сертификати и актуализации на профила на служителите на едно място. Тя също така може да прилага правила за съхранение, контрол на достъпа и одитни пътеки.
За европейските малки и средни предприятия това не е просто повишаване на ефективността. То подпомага спазването на GDPR, като намалява разпръснатите лични данни в прикачени файлове към имейли, локални файлове и неформални електронни таблици.
Отпуск, присъствие и работни смени
Управлението на отпуските е често срещан източник на ненужна администрация. Автоматизацията на човешките ресурси позволява на служителите да подават заявления през портал, насочва одобренията към мениджърите, актуализира балансите и поддържа записите актуални. Ако бизнесът също управлява графици или смени, автоматизацията може да помогне за намаляване на объркването относно наличността и персонала.
Това звучи елементарно, но в голям мащаб дори простото проследяване на отпуските става объркващо, когато се управлява през отделни календари, чат съобщения и ръчни електронни таблици.
Производителност и учене
Оценките за представянето често се провалят, защото са непоследователни, забавени или зле документирани. Автоматизацията може да насрочва циклите на преглед, да напомня на мениджърите, да събира обратна връзка и да поддържа централизирани записи. Същото важи и за обученията за съответствие и обучителните задачи.
Това е особено полезно в регулирани среди или разпределени екипи, където последователността има значение, колкото и завършването.
Защо бизнеса инвестира в автоматизация на човешките ресурси
Повечето компании не започват да търсят автоматизация на човешките ресурси, защото искат повече софтуер. Те започват, защото ръчната работа в сферата на човешките ресурси става скъпа по начини, които лесно могат да бъдат подценени.
Времето е очевидният фактор. Повтарящите се административни задачи поглъщат часове от екипите по човешки ресурси, основателите и преките ръководители. Но по-големият проблем е надеждността на процесите. Ръчната работа създава забавяния, дублирани данни, пропуснати крайни срокове и непоследователни преживявания за служителите.
Автоматизацията помага в четири области, които са от значение за хората, вземащи решения.
Първо, спестява време. Когато повтарящите се задачи се управляват от работни процеси, екипите по човешки ресурси могат да подкрепят повече служители, без да добавят същото ниво на разходи.
Второ, подобрява точността. Системите намаляват повторното въвеждане на данни, объркването на версиите и пропуснатите одобрения.
Трето, поддържа съответствието. Стандартизираните работни процеси, контролът върху документите и напомнянията улесняват поддържането на записи и доказването, че са предприети ключови действия.
Четвърто, подобрява преживяването на служителите. Хората получават по-бързи отговори, по-ясни процеси и по-малко фрустриращи предавания.
За много малки и средни предприятия тези ползи се проявяват бързо. Бизнесът не се нуждае от сложност от корпоративен мащаб, за да се възползва. Той се нуждае от структура, видимост и по-малко ръчни пропуски.
Какво HR автоматизацията не решава сама по себе си
Автоматизацията на човешките ресурси е полезна, но не е панацея. Лошите процеси не стават добри само защото са дигитализирани.
Ако веригите за одобрение са объркващи, ако политиките са остарели или ако данните за служителите са несъвместими, софтуерът ще разкрие тези проблеми, вместо да ги прикрива. Това е добре, но означава, че внедряването изисква известна обработка на процесите.
Има и въпрос на преценката. Не всяка HR задача трябва да бъде автоматизирана. Чувствителни въпроси, свързани с трудовите отношения, нюансирани решения за наемане и разговори относно представянето, все още се нуждаят от човешки контекст. Целта не е да се автоматизира преценката. Целта е да се автоматизира администрацията около нея.
Тук много бизнеси правят грешно сравнение. Те питат дали един човек или една система трябва да свърши работата. По-добрият въпрос е кои части от процеса изискват хора и кои части са достатъчно рутинни, за да бъдат стандартизирани.
Какво да търсите в софтуер за автоматизация на човешки ресурси
Ако оценявате инструменти, истинският тест не е колко функции се появяват на ценова страница. А дали платформата намалява сложността в основните ви HR работни процеси.
Една полезна система трябва да централизира данните за служителите, да свързва набирането на персонал с въвеждането им в длъжност, да поддържа процесите за отпуски и документи и да осигурява ясни права и отчети. Тя също така трябва да е практична за размера на вашата компания. Много малки и средни предприятия в крайна сметка плащат за корпоративен софтуер, създаден за нужди, които те нямат.
За бизнесите, опериращи в Европа, съответствието и стандартите за хостинг също са от значение. Готовност за GDPR, местоположението на данните и възможността за одит не са второстепенни въпроси. Те трябва да бъдат вградени в продукта, а не добавени по-късно като заобиколно решение.
AI възможности може да добави стойност, особено при обработката на повтарящи се HR въпроси, подпомагане при търсене на правила и помагане на екипите да намират информация по-бързо. Въпреки това, AI работи най-добре, когато е над структурирани HR данни и дефинирани работни процеси. Ако основната система е фрагментирана, AI няма да я оправи.
Това е една от причините интегрирани платформи привличат внимание. Вместо да съединяват отделни инструменти за наемане, отпуски, досиета, ревюта и поддръжка, компаниите могат да управляват тези функции в една среда. За растящо малко и средно предприятие, това обикновено означава по-ниски административни разходи и по-малко грешки при предаването.
Кога е подходящият момент за автоматизиране на HR?
Обикновено по-рано, отколкото повечето компании очакват.
Ако вашият бизнес е достигнал точката, в която информацията за служителите се съхранява в множество файлове, стартирането на работа зависи от напомняния или мениджърите редовно искат от HR актуална информация, цената на поддържането на ръчни процеси вече се проявява. Тя може да не се появи като един ред в бюджета, но влияе върху скоростта на наемане, увереността в спазването на правилата и капацитета на екипа.
Това е особено вярно при компании с между 10 и 500 служители, където процесите започват да се провалят, преди компанията да разполага с бюджета или желанието за голяма корпоративна система. Точно тази празнина е мястото, където практическата автоматизация на човешките ресурси създава най-голяма стойност.
Най-доброто време за автоматизация не е, когато отделът по човешки ресурси вече е претоварен. То е, когато все още можете да стандартизирате процесите, преди те да станат по-трудни за контролиране.
Бизнес обосновката, казано просто
И така, какво всъщност представлява автоматизацията на човешките ресурси? Това е начин за управление на човешките ресурси с по-голяма последователност, по-малко ръчни усилия и по-добра видимост през целия жизнен цикъл на служителя.
За бизнес лидерите стойността е ясна. По-малко повтарящи се задачи. По-малко рискове за съответствие. По-добро преживяване за служителите. Повече пространство за ЧР да се фокусира върху работа, която действително се нуждае от човешко внимание.
Това не означава да купите най-голямата система на пазара. Това означава да изберете софтуер, който отговаря на начина, по който вашият бизнес работи, поддържа вашата регулаторна среда и премахва затрудненията в задачите, които вашият екип изпълнява всеки ден. Платформи като Cognitis.Cloud са изградени около тази реалност за развиващите се европейски бизнеси.
Добрият HR процес не трябва да зависи от памет, входящи кутии и героично проследяване. Когато рутинната работа върви надеждно във фонов режим, вашите хора могат да отделят повече време за решения, които движат бизнеса напред.
