Понеделникската смяна не трябва да е моментът, в който мениджърът открива, че двама служители не са на разположение, един от тях е работил твърде много следобедни смени и никой не отговаря на часовете за отваряне. Ефективен планиране на смяна за малки екипи Не става въпрос само да се попълват полета в календар. Става дума за предоставяне на яснота на служителите, осигуряване на достатъчен отдих и подпомагане на растящото предприятие да предоставя надеждна услуга, без да създава допълнителни задачи за персонала.
При екипи от 10 до 500 служители предизвикателството рядко се състои в липсата на добра воля. Въпросът е, че информацията за планирането се съхранява в различни таблици, съобщения, календари за отпуски и лични бележки. Това може да работи, когато в даден офис има осем души. Но положението става нестабилно, когато компанията добавя нови обекти, отдели, гъвкави форми на работа или различни местни правила за трудовата заетост.
Защо графикът за малки екипи бързо става труден
Малките екипи имат по-малко свободно време. Когато един служител е болен, отпускен или неочаквано неразположен, последствията са незабавни. Мениджърите често реагират, като отново назначават най-добрите служители. В крайна сметка това води до неравномерна работа, умора и гняв, дори ако публикуваната графика технически е покрита.
Администрацията също така се развива по-бързо от очакваното. Управител може да се наложи да сравнява наличността, одобреното отпускно време, договорените часове, уменията, часовете извънреден труд и минималните изисквания за почивка, преди да потвърди единствената седмица. Ако тези записи не са свързани помежду си, всяка промяна става ръчна проверка. След това HR отделя време за решаване на несъществени въпроси: кой е съгласен да смени работата, дали смяната се счита за часове извънреден труд и коя версия на графика е актуална.
Има и измерение на съответствието. Правилата за работното време се различават в различните държави и споразумения, но принципът на действие е същият: графикът трябва да показва времето за почивка, часовете и регистрирането на работа, преди да възникне проблем. Приемането на съответствието като задача за отчитане в края на месеца оставя на мениджърите твърде малко възможности.
Започнете с правилата за работа, а не с календара
Един справедлив график се нуждае от ясни правила, които служителите и мениджърите да могат да разбират. Преди да изберете инструмент или да препроектирате графика, определете какво се опитва да защити екипът. Това може да включва обхват на обслужването, предсказуеми часове, равен достъп до предпочитаните смени или ограничение на последователните задължения в нощни часове.
Обобщете основните подробности: кои роли или квалификации се изискват за всяка смяна, минималният брой на необходимите хора, кога трябва да се подаде заявка за свободни работи и с какъв мащаб ще бъдат публикувани разписанията. Включете и кой може да одобрява смяна, какво се случва, когато никой не се съгласи на свободна смяна, и кога е възможно разумно да се променят разписанията.
Това не трябва да се превръща в дълъг документ. Една страница с оперативни правила често е достатъчна за малък бизнес, при условие че се прилагат последователно. Ключът е да се премахнат скритите правила, които само опитните мениджъри знаят. Служителите са по-склонни да приемат непопулярна промяна, когато могат да видят принципа зад нейното разпределение.
Отделяне на предпочитанията от достъпността
Наличността отговаря на въпроса дали някой може да работи. Предпочитанието отговаря на въпроса кои работни места биха предпочели да работят. И двете са полезни, но не трябва да се приемат като едно и също нещо.
Ако предпочитанието бъде записано като абсолютна ограничение, мениджърите губят гъвкавост, а колегите може да поемат тежестта. Ако наличността бъде игнорирана, ротата става ненадеждна още от самото начало. Помолете служителите да актуализират своята наличност, след което поканете предпочитанията в рамките на определен период за подаване. Мениджърите могат да балансират тези искания спрямо покритието и справедливостта, вместо да преговарят индивидуално в чат съобщенията.
Включвайте умения в графика
Само броят на служителите не е достатъчен за осигуряване на подходяща подкрепа. Работа в кафене може да изисква обучен оператор, работа в склад може да изисква квалифициран първи помощник, а екип за поддръжка може да се нуждае от владеещ езика говорител. Запишете тези изисквания спрямо конкретния смяна, вместо да разчитате на паметта на мениджъра.
Това също така разкрива полезни рискове за кадровия капацитет. Ако само един служител може да изпълнява критична задача, проблемът не е просто проблем с планирането на работното време. Това е проблем с обучението и наследяването, който заслужава внимание, преди отсъствието да го доведе до изкривяване.
Практичен процес за планиране на смяна за малки екипи
Повторим процес, който се извършва ежеседмично или ежемесечно, намалява необходимостта от решения в последния момент. Най-добрият честот на планиране зависи от работата. Екипите в хотелиерството и търговията може да се нуждаят от цикъл на планиране на работата на седмична база, докато екипът за стабилни операции може да публикува плана си четири седмици предварително. По-дългите уведомления по принцип помагат на служителите да планират живота си, но това работи само ако мениджърите разполагат с сравнително надеждни прогнози за търсенето.
Започнете като добавите потвърдените бизнес нужди и необходимите умения за всеки смяна. След това въведете одобрените отпуски и известните отсъствия, преди да назначите служители. След това разпределете договорените часове и основната работа, като проверите периодите за почивка и всички местни правила, приложими към екипа.
Само след като тези основни елементи бъдат покрити, мениджърите следва да използват предпочитанията, за да подобрят графика на работа. Този ред е от съществено значение. Той предотвратява създаването на график, който изглежда внимателен на пръв поглед, но по-късно се нуждае от повторни промени, тъй като не може да отговори на оперативните нужди.
Преди публикуването прегледайте графика чрез три прости въпроса: е ли правилно обхваната всяка критична смяна? Има ли справедливо разпределение на по-малко желаната работа с течение на времето? Изглежда ли някой да се приближава до прекомерни часове работа, недостатъчен сън или непредвидени трудни смени?
След публикуването дайте на служителите ясен начин да заявят смяна на работа. Смяната не би трябвало да стане валидна само защото двама колеги са я договорили на лично ниво. Мениджърът все още трябва да потвърди, че заместващият служител има необходимите умения, е на разположение и ще спазва ограниченията на работното време. Поддържането на този процес на одобрение защитава както бизнеса, така и служителя.
Използвайте данните, за да направите справедливостта видима
Справедливостта не винаги означава равнопоставено разпределение през един единствен работен ден. Един служител може активно да иска повече уикенд работа, докато друг има договорно споразумение, което ограничава часовете на работа след края на работния ден. Справедливостта означава прилагането на договорените правила, подходящо отчитане на индивидуалните обстоятелства и анализиране на тенденциите във времето.
Проследявайте малък набор от мерки, които водят до по-добри решения: планираните и договорените часове, извънредните работи, промените с кратки уведомления, непълните смени, процентите на отсъствия и разпределението на вечерите или уикендите. За малък екип тези мерки не се нуждаят от сложна система за управление на ресурсите. табло. Те трябва да са точни и на разположение, когато мениджърът планира следващата смяна.
Навиците са по-ценни от отделните инциденти. Ако е трудно да се запълни същата смяна всяка седмица, увеличаването на натиска върху мениджърите няма да реши проблема. Фирмата може да се наложи да коригира заплащането, да промени работното време, да комбинира служителите или да наеме служители по различен начин. Данните за разпределяне на работното време дават на HR фактологична отправна точка за този разговор.
Преминаване отвъд електронната таблица в подходящия момент
Схемата за разпределяне на времето не е автоматично най-добрият избор. За много стабилен екип с един мениджър и малко промени в графиката тя може да бъде достатъчна. Проблемът започва, когато става източник на достоверна информация за присъствието, отпуските, часовете извънреден труд и наличността на служителите едновременно.
Предупредителните знаци включват множество варианти на работния график, служители, които питат коя смяна е правилна, ръководители, които ръчно копират одобреното отпуските в графиката, и HR, които коригират работното време след крайните срокове за изплащане на заплащане. Това не са просто неудобства за администрацията. Те създават заплатежен риск, отслабват доверието и затрудняват доказването на спазването на законовите изисквания.
Интегрираната система за управление на човешките ресурси може да свързва записи за служители, отпуски, времето за работа и управлението на часовете, така че мениджърите да работят въз основа на актуална информация. Това не отменя необходимостта от преценка. Това намалява необходимостта от повторно проверяване и осигурява по-ясна информация защо е променен графикът. За европейските МСП способността да съхранява тази информация в контролирана среда, съобразена с GDPR, може да бъде също толкова важна, колкото самите функции за планиране на графиката.
Cognitis.cloud е проектирана така, че да отчита по-широката картина на дейността, като събира HR данните в една система, вместо да изисква от екипите да поддържат отделни регистри за отпуски, присъствие и информация за служителите.
Дайте на мениджърите власт, с HR контролни мерки
Планирането работи най-добре, когато мениджърът, най-близък до търсенето, притежава рота. Той разбира моделите на клиентите, пиковите натоварвания и силните страни на отделните служители. Ролята на HR е да осигури политиката, стандартите за данни и рамките за спазване на правилата, които позволяват на мениджърите да вземат обосновани решения последователно.
Обучавайте мениджърите по практическите решения: кога да откажете смяна на работното време, как да се справят с повтарящи се промени в наличността и как да обсъждат опасенията на служителите относно справедливостта. Избягвайте да ги превръщате в специалисти по трудово право, но гарантирайте, че знаят кога да се обърнат към човешките ресурси. Една проста процедура за ескалация е особено ценна, когато договорите, здравните съображения или трансграничните правила добавят сложност.
На служителите също им е необходим надежден канал за комуникация. Публикуването на графиката на работа на място, до което те имат лесен достъп, ясното отчитане на промените и своевременното уведомяване на засегнатите лица ще предотврати много спорове. Графикът е полезен само ако хората, които го изпълняват, могат да му вярват.
По-добрите маршрути се създават чрез повторение, а не чрез перфектен първи опит. Определете ясни правила, използвайте текущите данни и преглеждайте точките на натиск всеки месец. Когато планирането стане надежден процес, а не седмично напрежение, мениджърите могат да се съсредоточат върху подпомагането на хората зад всяка смяна.
